CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UNA METODOLOGÍA PARA EL CONTROL DE LAS HORAS EXTRA LABORADAS EN OPAIN S.A. Y MITIGACIÓN DEL RIESGO EN LA SALUD DE LOS EMPLEADOS

...

7.2 Análisis de la información

7.3 Análisis del proceso

7.4 Elaboración de propuestas

7.5 Diseño de la herramienta

7.6 Ejecución

Entrega de la herramienta para la implementación

8. DIAGNÓSTICO

8.1 Formulación del problema

8.2 Descripción de Actividades

8.2.1 Reporte de las Horas Extra y Recargos a través de las plantillas que envía cada área a Gestión Humana

8.3 Monitoreo de Horas Extra

8.4 Diagrama de Flujo del Proceso

9. Desarrollo de la Propuesta

9.1 ANÁLISIS Y COMPARACIÓN CON EL MÉTODO EMPLEADO POR OPAIN S.A.

10. CONCLUSIONES

11. Bibliografía

12. Anexos

Índice de figuras

Figura 1. Tabla de diferencia.

Figura 2. Monitoreo de horas extra – propuesta Final.

-

INTRODUCCIÓN

La Sociedad Concesionaria Operadora Aeroportuaria Internacional - OPAIN S.A. es el concesionario resultado de la unión de varias empresas especializadas en el área de la construcción y el desarrollo de infraestructura en el país, estas empresas unieron sus esfuerzos para presentar una oferta que cumpliera a cabalidad cada uno de los aspectos requeridos para ser el concesionario del Aeropuerto El Dorado.

De acuerdo al contrato de concesión No. 6000169 OK de Septiembre de 2006 firmado entre Opain y la Aeronautica Civil, el concesionario es la encargado de la administración, operación, explotación comercial, mantenimiento, modernización y expansión del Aeropuerto Internacional El Dorado de la ciudad de Bogotá.

El área de Gestión Humana de Opain es la encargada de la selección y contratación del personal, pago de la nómina, compensación, relaciones y beneficios laborales, bienestar y RSE. La actividad del pago de nómina conlleva la organización y registro de las novedades de cada empleado, es decir las vacaciones, incapacidades, licencias, horas extra, entre otras. Esta labor es de las más importantes pues representa uno de los mayores costos que tienen todas las empresas, el cual es el pago a sus empleados.

Por solicitud de la Gerencia General desde el área de Gestión Humana se debe generar un informe mensual sobre horas extra, el cual muestre un consolidado por áreas y su comportamiento en la cantidad de horas extra que trabajan los empleados y deben ser pagadas por la empresa, esta labor ha propiciado un mayor control en el reporte de estas novedades con el fin de evitar su incremento y errores en los pagos.

A pesar de su utilidad este informe requiere una gran cantidad de tiempo, en el cual el responsable debe realizar tareas repetitivas propensas al error y al no ser la única labor de éste ocasiona retrasos en sus otras obligaciones afectando la productividad del área.

Con el fin de reducir el tiempo de elaboración del informe y a la vez hacerlo más completo, se pretende hacer uso de la programación, realizando una herramienta en la cual únicamente se ingrese la información es decir las horas extra y automáticamente se generen las tablas y gráficos que proporcionen información clara y concisa para la toma de decisiones, también se generará un informe a los Directores de las áreas que reporten horas extra con el propósito de evaluar las condiciones de los empleados para asegurar la distribución equitativa de las actividades al igual que gestionar la salud y el bienestar laboral, adicional a los informes se facilitará el monitoreo de horas extra el cual tiene como objetivo evitar errores en el pago de nómina. Por lo tanto se realizará un análisis desde el origen hasta la elaboración de ésta tarea, haciéndola más completa y logrando reducir el tiempo que se requiere para completarla, a la vez se traduce en mayor eficiencia y eficacia para el área de Gestión Humana.

En primera instancia, se presenta al lector el porqué del proyecto, así como los objetivos del mismo. Posteriormente, se introduce a algunos de los conceptos relacionados a las horas extra y los métodos matemáticos y estadísticos usados en la herramienta. En la segunda sección se da a conocer el planteamiento del problema junto con la descripción del proceso y por último se desarrolla la metodología para la mejora del proceso y la implementación de la herramienta.

-

Justificación

OPAIN S.A. presenta un sistema de reporte de horas extra y recargos carente de control y seguimiento, el cual permite en ocasiones a sus empleados reportar horas trabajadas sin la necesidad de justificarlas. Se cuentan con medidas de control en el reporte de las horas y no en la ejecución, esto ha desencadenado errores en el pago de nómina pues se ha llegado a pagar sumas muy superiores a los empleados por falta de verificación.

Otro efecto es que el comportamiento de las horas extra y recargos a través del tiempo se sale de la tendencia esperada y no hay forma de justificarlo, simplemente se supone que la carga laboral aumentó pero no existe ningún soporte[a][b].

Un factor muy importante que se ve afectado es el bienestar de los empleados ya que el trabajo por turnos conlleva riesgos para la salud, existe evidencia científica suficiente que establece que trabajar de noche ocasiona una des-sincronización de las funciones corporales. El ser humano es un ser diurno que está programado para desarrollar actividades durante el día y recuperarse del cansancio durante la noche; cuando se invierten las horas nocturnas en trabajo en lugar de tiempo de descanso y éste se invierte en horas diurnas, se desencadenan efectos negativos en la salud como la alteración del sueño, trastornos cardiovasculares y gastrointestinales, aumento de fatiga y obstrucción del desarrollo de la vida familiar y social.[c]

Una investigación desarrollada en 2006 respecto al tema, dirigida por los doctores Apolinar Rodriguez, responsable del Servicio de Neurofisiología del Hospital