Control y seguimiento de un proyecto

...

La prioridad se indica por colores: verde (baja), amarillo (moderada) y rojo (alta).

[pic 1]

Los rangos para las prioridades establecidas por la organización serán:

⎫ Baja: 0 – 0.04

⎫ Media: 0.05 – 0.14

⎫ Alta: 0.18 – 0.72

Estos valores si las acciones de respuestas deben hacerse a corto plazo (para el caso de una prioridad alta) o únicamente se incluirá en una lista de supervisión (prioridad baja).

6.2 Indicadores claves

El PMBOK (PMI,2004) establece que el proceso de identificación del riesgo determina que riesgos pueden afectar el proyecto y documenta sus características.

Proceso de Identificación de riesgos

El responsable del grupo de análisis de riesgos, debe asentar el pensamiento de grupo acerca del riesgo y la incertidumbre. Para facilitar la interacción y participación entre los integrantes.

Para iniciar la identificación de riesgos de este proyecto, se puede acudir a los registros de riesgos de la organización para proyectos de este tipo (si es que cuenta con ellos). Este ejercicio permitirá a los participantes involucrarse con el proceso y hacer sus aportaciones según su experiencia y área de acción.

Para el proceso de identificación de riesgos es imprescindible que los participantes tengan suficientes conocimientos acerca de los aspectos técnicos, constructivos del proyecto. Así como los aspectos contractuales. Ya que a partir de estos aspectos se podrán identificar riesgos que sean relevantes para el proyecto.

[pic 2]

Finalmente, cada riesgo está identificado por un código asignado para mayor facilidad en la realización de los siguientes procesos de acuerdo a su clasificación asi: Sociales o Políticos se identifican con SP; Operacional y/o Técnico con las siglas OP, Regulatorios que hacen referencia a normas y Leyes identificados con REG y finalmente los Tecnológicos se identifican con TEC; después de las siglas va un número asignado de acuerdo a su orden.

∙ Análisis Cualitativo de Riesgos

Para el análisis cualitativo de los Riesgos se utiliza una Matriz de Probabilidad sugerida en la Guía PMBOK, en la cual es necesario realizar una estimación de la probabilidad del riesgo valorados en un rango de 0 a 1 y el impacto estimado por valores de 4, 8, 12, 16 y 20 donde 4 es el menor impacto que puede tener. Los resultados de PxI se ubican en la Matriz de Evaluación de Riesgos (Figura 2):

[pic 3]

Los resultados valoran al riesgo como riesgo de menor importancia, de importancia media o moderada, importante y de mayor importancia, critico o catastrófico de acuerdo al color, donde el riesgo de menor importancia es el color más claro como se muestra en la figura 2; esta clasificación es sugerida por el documento tesis: granada de la universidad de Nueva Granada, realizada por los ingenieros Diego García y Diana Espinoza. La matriz propuesta en este trabajo de grado es muy aplicable a lo sugerido por la Guía PMBOK debido a que cada riesgo se le asigna una calificación según su probabilidad e impacto.

*Análisis cuantitativos de riesgo

En la realización de este proceso se utilizó el método de valor monetario, se realiza el análisis para los riesgos valorados como importantes y de mayor importancia y a estos se les asigno 3 alternativas que son posibilidades de ocurrencia, valorados porcentualmente y con una probabilidad e impacto de costo estimado, se obtiene una contribución al valor monetario que es la sumatoria de los resultados de las alternativas que será el impacto del valor monetario, de acuerdo al ejemplo mostrado en la presentación: taller gestión de riesgos en proyectos del ingeniero Vergara.

6.3 Aplicación de herramientas de control y seguimiento de proyectos

Documentos generados en el control del alcance

El control integrado de cambios, define los procedimientos para los cuales se puede modificar el alcance del proyecto. Incluye el trabajo administrativo, los sistemas de seguimiento, y los niveles de aprobación necesarios para autorizar los cambios.

Como salidas de este proceso se cuenta con la siguiente documentación:

Actualizaciones: El control del alcance puede requerir actualizaciones sobre:

• Alcance del proyecto.

• Estructura detallada de trabajo.

• Diccionario de la estructura detallada de trabajo.

• Línea base del alcance.

• El plan del proyecto.

Recomendaciones de acciones correctivas:

Para lograr lo que se espera del proyecto a futuro, en línea con el plan del proyecto. Estas recomendaciones se realizan en el informe de inspección.

Requerimientos de cambios:

Los cambios en el alcance generalmente requieren ajustes a los costos, tiempos, calidad, u otros objetivos del proyecto.

Reportes de desempeño:

Proveen información sobre el desempeño del alcance, tales como los entregables provisionales que han sido entregados y los que todavía no.

[pic 4]

Requerimientos de cambios aprobados:

Los cambios impactan el alcance del proyecto; ya que pueden requerir expandirlo o reducirlo.

Durante el proceso de control, al acontecer cambios y condiciones inesperadas, surge la oportunidad de aprender de estas experiencias y compartirlas con los miembros del equipo y equipos de otros proyectos. Estas lecciones servirán para fases posteriores del proyecto y para futuras obras, facilitando el proceso de mejora continua. (Yamal, 2002).

Gestión del tiempo del proyecto.

De acuerdo con la guía del PMBOK® (PMI, 2008), la gestión del tiempo del proyecto incluye los procesos necesarios