Correspondencia protocolar Ceremonial y Protocolo

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Su estructura es la siguiente:

1° En la parte superior de preferencia al centro va indicado el logotipo de la institución.

2° La fecha se indica en la parte inferior al centro.

3° No lleva vocativo.

4° El texto no debería tener más de tres párrafos, incluyendo el de la despedida.

5° El nombre de quien envía la esquela va escrito al inicio del texto, se puede escribir en mayúscula, aunque es preferible que lleve las letras altas solo al comienzo del nombre de esta forma: Jaime Alfaro Rojas, Rector. Sobre este va la firma.

6° No lleva ningún tipo de timbre.

El destinatario está indicado en el primer párrafo junto al cargo y el nombre. Sobre la firma, en general cuando se firma este tipo de correspondencia hay que hacerlo con una tinta opuesta a la impresión. Otra precaución importante es que la firma no cubra la lectura y la haga ilegible, además si es muy grande o alta se debe dar el espacio suficiente.

Tarjetas.

Finalmente, este tipo de correspondencia se envía a personas que se encuentran en categoría inferiores, es decir, cargos genéricos como por ejemplo de un gerente a sus empleados. El uso más general de una tarjeta es para invitar a una ceremonia, a un acto u otro evento en especial.

Su formato es diverso, ya que permiten usos de diferentes tamaños, papeles, colores tipos de letra, etc. Por ser de carácter menos formal, la estructura es mucho más libre, desde la tradicional tarjeta tamaño americano hasta una invitación en 3D.

Aparte de la libertad para el formato, en términos gráficos y diagramación, es importante tener en cuenta los siguientes aspectos en la redacción:

- Indicar la ciudad de donde proviene y la fecha.

- Si la tarjeta es de invitación, debe llevar la identificación de la entidad que la emite, por lo general, mediante el logotipo de la organización.

- Si es una organización puede ir en cualquier parte de la tarjeta de forma destacada. Si son dos o más se deberá aplicar una precedencia. El nombre de quien invita puede ir al inicio del texto o aparte. En cualquier caso, se debe indicar el nombre y el cargo.

-El nombre y cargo de quien invita también puede ir debajo del logotipo o en forma separada.

El texto de las invitaciones es muy breve, es importante redactar de manera correcta. Sin errores ortográficos. La redacción siempre será en tercera persona, no se deben usar abreviaturas.

-El orden para convocar es: fecha, hora y lugar.

- En el caso de la fecha es una redundancia escribir día jueves, basta con día o jueves por sí solo. - Respecto a las horas, estas siempre se deben expresar de 0:00 a 24:00 horas. Esta indicación es válida para expresarlo personal y epistolarmente.

- Finalmente respecto del lugar, el objetivo es proporcionar información lo más completa posible.

Bibliografía

IACC (2013). Correspondencia protocolar. Ceremonial y Protocolo. Semana 6.