Cuestionario de adiministración

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Como objetivos están: hacerle ver al cliente la importancia del trabajo que el profesional realiza y de la responsabilidad de este ante el Ministerio De Hacienda, depurar la cartera de clientes y familiarizar a los clientes con los demás colegas y que saque de sus mentes los estereotipos que les impiden confiar en le trabajo que estas personas pueden realizar.

Por ser una oficina que cuenta únicamente con un personal profesional de 4 personas la investigación la llevaré a cabo yo, usando el método de observación por medio de la convivencia y de preguntas según sea necesario para la evacuación de dudas que puedan surgir en el tiempo de convivencia.

Dentro de los recursos contaré con mi persona como recurso humano, requeriré de recurso financiero para trasladarme de Ticabán a Guápiles donde está ubicada la oficina, este saldrá de mi propio bolsillo, con respecto al equipo de trabajo y material también son propios, y el mobiliario, espacio e instalaciones usaré el que está disponible en la oficina.

El método a aplicar será involucrarme por un periodo de tiempo de 1 semana a la oficina para observar el proceso con el que trabajan, para ver las condiciones que le presentan a los clientes a la hora de brindar el servicio.

Como en esta oficina acostumbran dejar que los jóvenes de los colegios y algunos universitarios conocidos del gerente lleguen a practicar con ellos usaré esta estrategia para familiarizarme con el grupo de trabajo y ver que es lo que está pasando en realidad.

El estudio investigativo dio inicio el 25 de enero del 2016 al 29 del mismo mes, con un horario de oficina de as 8:00 a.m. a las 4:00 p.m. dentro de lo observado durante este período de tiempo están los siguiente puntos:

- El gerente tiene su oficina en su casa y aun costado de su casa está la oficina con las otras tres colegas, manteniendo a cargo de esta a una de ellas, dándole poder para que tome decisiones en su lugar con toda autoridad como si fuese esta la gerente.

- Los clientes son enviados por el mismo gerente a donde sus colegas para que estas los atiendan, lo que no les gusta y además por ser estas tan jóvenes y mujeres no las creen capaces y las juzgan como secretarias y no como contadoras porque para ellos no aceptan el que las mismas sean jóvenes preparadas y con conocimiento del tema contable, por lo que cuando el gerente no los atienden de manera personal se molestan y se van porque su confianza está puesta nicamente en él y no en sus colegas.

- Observé que cuando los clientes traen sus papelerías para ser procesadas los mismos clientes preguntan cuanto es el adelanto que deben de dejar la encargada de administrar la oficina les dice que no, que cuando la papelería esté procesada y la declaración lista entonces ella le cobra.

- Clientes que les han quedado debiendo contabilidades por meses e incluso hasta años, les siguen procesando las papelerías, aún sin llegar un arreglo de pago.

- La encargada por el gerente en la oficina adjunta a la de él hace los cobros respectivos a los clientes que si van al día, ella es la que hace los pagos respectivos y todos los movimientos respecto a los dineros y el gerente no tiene conocimiento de ninguno de ellos y solo se basa en que es una persona de absoluta confianza y por tal hecho en lo personal observo un desprendimientos total de él en su propia empresa.

- El gerente es una persona totalmente desactualizada, no sabe manejar una computadora casi ni en lo mínimo, y depende totalmente de sus colegas hasta para enviar un correo.

- El gerente hace una mezcla de relación profesional y amistad, cuando la colega encargada de administrar la oficina adjunta llama a los clientes para cobrar en especial aquellos que cuentan con 2 y hasta 3 años atrasados estos lo llaman para darles las quejas de que les están cobrando entonces como son sus amigos él mismo les dice que tranquilos que cuando tengan la plata le paguen dejando a sus colegas sin percibir los pagos respectivos por sus trabajos.

Una vez detectadas las anomalías le hicimos estas recomendaciones al gerente:

- El gerente no debe de desprenderse tanto de sus funciones como gerente, aun cuando estas sean de mucha confianza y con mayor razón cuando sus clientes son tan celosos y delicados.

- El gerente debe de actualizarse, ponerse al día con la tecnología para un mejor desempeño.

- El sistema de cobro debe de cambiar, recomiendo que al recibir la papelería debe de entregarse el 50% y antes de subirse la declaración se debe de llamar al cliente e informarle que ya está lista la documentación que pase por la misma y que lleve el otro 50%.

- Con los clientes que deben 2, 3 y más años no debería de seguir procesándosele más papelería, hasta ponerse al día o por lo menos cancelar los periodos más antiguos y hacer un arreglo de pago con los demás pendientes.

- El gerente no debe de mezclar su amistad con el trabajo, este tipo de combinación amistad y trabajo está ayudando para que la cartera de clientes morosos aumente.

- El gerente debe de trasladar su oficina a la oficina donde están todas sus colegas, esto con el fin de que los clientes más delicados vallan tomando más confianza con las demás colegas, un ambiente de presentación donde están los 4 presentes cada vez que llegue los clientes lo hará más ameno y les permitirá adaptarse más con las demás.

- El gerente debe de buscar alternativas de ofertas atractivas con sus clientes y hacerlas saber a todos aún con los morosos, pero que estas solo sean aplicadas a aquellos que se encuentren al día con los servicios profesionales.

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