Cuestionario sobre la organización

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- ¿Qué diferenciación hay de la tipología funcional y lineal?

La tipología lineal se caracteriza porque la facultad de la toma de decisiones se concentra en un solo jefe o supervisor, quien tiene la responsabilidad básica del mando. Mientras que en la tipología funcional Taylor sugirió que el trabajo de la organización lineal se dividiera en 8 supervisores pues observó que ésta no propiciaba la especialización del supervisor.

- ¿Qué ventajas nos presenta la organización lineofuncional?

- Se respeta el principio de la unidad de mando.

- Se da la división de trabajo en áreas básicas, al agrupar a los empleados en actividades homogéneas.

- La agrupación de actividades homogéneas da lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

- Determina en importancia y en posición las diversas actividades, al colocarlas en diferentes niveles de jerarquía.

- Cada una de las áreas conserva autoridad-responsabilidad, al especificar que trabajo y quién reporta a quién.

- Hay una adecuada coordinación, en vista de que se articula la autoridad lineal de cada jefe con sus respectivos subordinados y se armonizan las relaciones entre los diversos puestos de la empresa.

- La responsabilidad es conocida por su ejecución o cumplimiento del trabajo.

- Los malentendidos respecto a quién va a hacer cada trabajo se evitan.

- Se elimina la fricción entre jefes.

- Se mantiene la disciplina.

- Hay una distribución equitativa de trabajo en los empleados.

- El personal es seleccionado según el puesto por ocupar.

- Se formaliza la comunicación escrita, lo que evita confusión en las órdenes y pérdida de cosas.

- Cada puesto tiene determinado por escrito sus actividades.

- Se establece el seguimiento de una serie de pasos estándar que deben seguirse para regir las actividades específicas.

- ¿Qué es la reorganización?

Los problemas organizativos que se generen en la empresa se reflejan en la no optimización de sus recursos y principalmente en la energía humana desperdiciada. Cuando esto ocurre es probable que la empresa requiera de una reorganización para analizar sus funciones internas, estructura organizativa, niveles jerárquicos, procedimientos, formatos, diagramas de flujo, etc. La finalidad es obtener el mejor aprovechamiento del personal y de los recursos que se tienen a la mano en el momento.

- Escribe los 3 tipos de organigramas:

- Vertical.

- Horizontal.

- Mixto.

- ¿Cuáles son los puntos de un organigrama por su objeto, por su área y por su contenido?

- Por su objeto:

- Estructurales.

- Funcionales.

- Especiales.

- Por su área.

- Generales.

- Departamentales.

- Por su contenido.

- Esquemáticos.

- Analíticos.

- ¿Qué es un manual?

Los manuales son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. De acuerdo a su contenido pueden ser:

- De organización.

- De descripción de puestos.

- De procedimientos.

- Escribe el contenido de un manual:

Por lo general, un manual suele contener:

- Portada. Logotipo y nombre de la empresa y el título del manual elegido.

- Índice de contenido. Listado de los capítulos que constituyen el manual.

- Introducción. Información breve del contenido del manual determinado.

- Objetivo. Fin que se quiere lograr con el manual determinado.

- Cuerpo del manual. Contiene el diseño de las propuestas de solución a los problemas organizativos detectados en la empresa en general o en un área específica.

- Describe los elementos de un procedimiento:

Todo procedimiento debe contener los siguientes elementos:

- Objetivo. Describe lo que persigue el procedimiento determinado.

- Descripción de actividades. Se presentan en forma narrativa las actividades en secuencia desde su inicio hasta el fin del procedimiento que hay que realizar, indicando en qué consisten, cómo, con qué y dónde se hacen.

- Políticas y reglas. Proporcionan lineamientos de comportamiento que especifican a los empleados la mejor manera de llevar a cabo las actividades.

- Unidades administrativas o puesto responsable. Es la relación de las unidades responsables de la ejecución de cada actividad, llevándose a cabo en el orden en que intervengan.

- Formatos. Se diseñan los formatos que entren, utilicen, generen o salgan del procedimiento.

- ¿Cuál es la importancia de un diagrama de flujo?

Un diagrama de flujo es importante porque:

- Registran sin distorsiones, su seguimiento, aplicación y evaluación referente al funcionamiento de las actividades de oficina representada en el procedimiento.

- Ayudan a la sistematización de las actividades, destacando simbólicamente documentos, archivos, unidades de trabajo, conectores y tipo de decisión por seguir.

- Ayudan en la inducción al puesto, así como al adiestramiento y capacitación del personal en virtud de que describen en forma detallada las actividades por puesto.