Diagnostico. Recolección y organización de la información

...

Figura 2: Modularización del Manual FIM................................................................34

INDICE DE CUADROS

Cuadro 1: Aspectos que se evalúan en análisis FODA..............................................14

Cuadro 2. Análisis FODA..........................................................................................14

Cuadro 3: Definición de los módulos del Manual FIM.............................................34

Cuadro 4: Modalidades de reconocimiento del premio Iberoamericano...................39

---------------------------------------------------------------

INTRODUCCIÓN

Actualmente el mundo esta cada vez más interconectado comercialmente mediante la competencia por mercados cada vez más exigentes de productos y servicios de alta calidad que satisfagan desde sus necesidades más básicas hast|a las más particulares. Para ello las organizaciones se encuentran en una búsqueda incesante de los mejores procesos que les permitan estar a la vanguardia en criterios como calidad de producto, gestión de calidad, mejora continua de procesos y productos, entre otros, de manera que puedan recibir certificaciones por parte de cualquiera de las organismos nacionales y/o internacionales destinadas a la evaluación de los estándares de calidad exigidos, proporcionándoles así una ligera ventaja en cuanto a sus competidores, así como la garantía también para el consumidor en la adquisición de un producto o servicio de calidad certificada.

Las organizaciones deben realizar constantes y periódicas evaluaciones de sus procedimientos con el fin de obtener un diagnostico de la situación actual de la misma, a nivel administrativo, de procesos de compras, de fabricación, de despacho, entre otros.

A través de los resultados de estos diagnósticos la empresa se va a permitir corregir fallas que pudiera tener y así mejorar sus procesos y poder conseguir buenos resultados frente a la evaluación de los organismos certificadores de calidad como lo son la ISO, FIM, el premio Malcon Baldrige, premio Deming (entre otros a nivel internacional), y el sello NORVEN otorgado por FONDONORMA (de carácter nacional).

- ¿Cómo realizar el Diagnóstico?

El diagnóstico, nos ayuda a determinar mediante el análisis de datos e información, la situación actual de una empresa y cómo podríamos dar solución, mejorar o corregir desviaciones.

La realización de un adecuado diagnóstico exige por parte de quien lo va a realizar determinadas habilidades o competencias, entre las que podemos citar conocimientos teóricos en la materia, razonamiento lógico, concentración, experiencia y una gran capacidad para observar con objetividad, y para relacionar diferentes datos.

Según el concepto del diagnóstico organizacional, se concibe como un proceso, es decir, existen una serie de fases sucesivas que permitan determinar y lograr el propósito, las cuales son:

- Recolección y organización de la información

Para el caso del diagnóstico existen dos tipos de información que se pueden recolectar y que van dando pautas para ir identificando las necesidades o problemas que se estén presentando en la empresa. Una de ellas es la información primaria y tiene relación con los datos que se consiguen directamente con la gente a través de técnicas y métodos que se utilizan para describir el sistema organizacional.

La otra es la información secundaria, es decir, los datos adquiridos a través de documentos, libros, entidades gubernamentales o investigaciones, que ayudan a entender el contexto y el medio de la situación analizada.

- Análisis e interpretación de la información

Consiste en recoger los hallazgos relevantes y separar la información básica, con el fin de identificar las variables que respondan a los cuestionamientos planteados al inicio del diagnóstico.

En términos más sencillos, el análisis consiste en descomponer el todo en sus partes más simples, recomponer y observar de nuevo el fenómeno a través de las técnicas aplicadas. Si los datos esperados corresponden con los datos obtenidos, se verifica o revisa el proceso.

El análisis es objetivo en la medida en que se ciñe a los datos obtenidos durante el proceso de recolección de información, con los instrumentos utilizados para tal fin.

Mientras que la interpretación hace referencia a la explicación que deduce el investigador del significado de los eventos, fenómenos o datos obtenidos.

En esta etapa se deduce que el análisis y la interpretación están ligados y depende uno del otro. No se puede hacer interpretación de la nada, deben existir datos que representan acciones para hacerlo.

- Informe diagnóstico y plan de acción

Esta etapa del proceso suministra el documento final que contiene la información recopilada, organizada, analizada e interpretada, en forma escrita. Contiene los resultados y define las estrategias que se deben implementar. Se constituye la herramienta fundamental para consulta de la organización. Otro de los aspectos importantes que resalta este documento es la metodología utilizada, en el proceso de aplicación del diagnóstico organizacional.

El plan de acción contiene el proceso de síntesis, la generación y clasificación de problemas, el planteamiento de las soluciones, las actividades, los recursos y los tiempos para llevar a cabo las mejoras en las diferentes áreas de la empresa. Este instrumento prioriza las iniciativas más importantes para cumplir los objetivos y metas.

Para la elaboración del plan de acción se deben seguir las siguientes instrucciones:

-El plan de acción es un trabajo en equipo, por ello es importante involucrar a los demás trabajadores y personas relacionadas con las acciones de la organización (grupo de planeación Ministerio de Salud y Protección Social, 2013)

-Definir lo que se quiere alcanzar (objetivo).

-¿Cuánto se quiere lograr? (Cantidad y calidad).

- ¿Cuándo se quiere lograr? (Cantidad de tiempo).

-¿En dónde se quiere realizar?