Esquema de ordenamiento municipio de ricaurte

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E. Los resultados del análisis DOFA y las estrategias surgidas de él, debieran ser contrastados en un tiempo prudente para evaluarlos y convalidarlos o invalidarlos. Este procedimiento debe generar un aprendizaje que será de gran utilidad en próximos análisis que regularmente deben hacerse.

3. Descripción detallada.

Las etapas o pasos que conforman el proceso de Análisis DOFA son:

3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA Y DELIMITACIÓN DEL MISMO

Como ya se mencionó, es importante identificar y describir claramente el tema analizado mediante DOFA, incluyendo su entorno, sus causas, su alcance y limitaciones, de forma que las personas que participen entiendan el propósito y sus implicaciones, con el fin de evitar pérdida de tiempo y recursos.

La descripción del problema a analizar debe incluir básicamente los siguientes aspectos:

- Descripción general del problema. Sintetizar por escrito la situación o inconveniente que se pretende afrontar.

- Descripción detallada del problema. En el se han de enunciar aquellos puntos claves y críticos que hacen parte de la globalidad del problema, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, financieros, logísticos, etc.

- Exponer la justificación del proyecto. Es decir indicar el “por qué” es positivo para empresa analizar la situación presentada, con lo cual se logra establecer las metas que se pretendan alcanzar con el estudio, y de esta forma guiar a los participantes para que sus propuestas vaya orientadas en este mismo sentido.

3.2 CONFORMACION DEL GRUPO DE TRABAJO

Aun cuando este ejercicio puede ser desarrollado por una sola persona, es preferible que sea realizado por un grupo multidisciplinario, en especial cuando el tema o idea a analizar es complejo y cuando el impacto e inversión es grande. Es necesario resaltar que los participantes de este análisis deben conocer el tema, y mejor aun si es desde diferentes puntos de vista.

Así, por ejemplo, una persona que trabaje en ventas puede hacer individualmente un análisis DOFA respecto a su desempeño laboral, con el ánimo de mejorarlo. En cambio el análisis DOFA para abrir un nuevo mercado en otra ciudad requiere de un grupo de personas, conocedoras del tema, entre ellos Analistas financieros, Especialistas en Mercadeo, Diseñadores, Especialistas en Logística, etc.

3.3 PREPARACIÓN DE LA MATRIZ DOFA

Esta es la parte del análisis más conocida y practicada. En ella se trabaja en mesa redonda y se procede a identificar los cuatro componentes de la matriz (Fortalezas, Amenazas, Debilidades y Oportunidades). Es conveniente que los participantes tengan conocimiento con anticipación de la “Descripción del problema y su delimitación” para con ello han tenido oportunidad de reflexionar y registrar, con antelación a la reunión, sus ideas respecto a la situación de análisis.

Los cuatro componentes de la matriz se dividen en:

- Aspectos de índole interno, que corresponden a las fortalezas y las debilidades al interior de la empresa que llevará a cabo el proyecto, y

- Aspectos externos, correspondientes al medio en el que se desenvuelve la compañía, estos últimos se refieren a las oportunidades y las amenazas.

La mejor distribución de la matriz es la que se muestra en la siguiente ilustración

Análisis interno

Análisis Externo

Elementos positivos

1. FORTALEZAS

2. OPORTUNIDADES

Elementos negativos

3. DEBILIDADES

4. AMENAZAS

Este ordenamiento de sus temas tiene su justificación en que cuando se pretende discutir un proyecto en grupo se ve una clara tendencia hacia el pesimismo si se empieza la discusión del proyecto partiendo de los aspectos negativos (amenazas y debilidades de la empresa); mientras que el grupo de trabajo se torna mas receptivo y optimista cuando se inicia con los factores positivos (fortalezas y oportunidades), lo cual implica motivar al grupo al reconocer que se tiene un buen potencial para enfrentar el reto de llevar a cabo el proyecto a emprender.

En el diligenciamiento de la matriz, para un análisis general de una empresa, se debe tratar de identificar aspectos claves teniendo en cuenta en discriminar lo relevante de lo irrelevante, lo negativo de lo positivo y lo interno de lo externo.

Como guía para el análisis, pero dependiendo de la situación a analizar, se pueden tener en cuenta:

Para el análisis externo: Factores de tipo

- Político y Legislativo,

- Económico, globalización, posibilidades de importación – exportación,

- Mercados, Demanda del mercado, desarrollo de nuevos mercados, Contratos y alianzas vitales, Nuevos mercados verticales y horizontales.

- Disponibilidad de insumos y materia prima

- Sector empresarial: Existencia de sociedades, gremios, distribuidores; Acceso a crédito, Acceso a información clave

- Ambientales y Ecológicos,

- Social y Demográfico, tendencias de estilos de vida, modas, influencia del clima. Relaciones comunitarias.

- Tecnológicos: tenencias de la industria, desarrollos tecnológicos

- Competencia: características e intenciones de la competencia

- Debilidades no superables

En el análisis interno factores como:

- Ventajas o desventajas de la propuesta (técnica, financiera),

- Capacidad financiera y tecnológica, volúmenes de producción

- Ventajas competitivas (precio, calidad, disponibilidad –cantidad-, relaciones con proveedores, conocimiento del mercado, clientes actuales

- Experiencia,