GERENTE DE PROYECTO La organización del proyecto

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- Diagrama de bar charts de barra

Es una de las herramientas más empleadas, consiste en una lista de actividades (lado izquierdo de la página) representada mediante barras (lado derecho), que indican las fechas de inicio y terminación de cada una de las actividades. Uno de sus defectos, es no mostrar la correlación de los trabajos, no indica cuales son las actividades cruciales dentro del programa, en consecuencia, algunas actividades son omitidas inadvertidamente y asignarles el mismo nivel de prioridad, originando conflictos y desviaciones del programa. Es un método efectivo para proyectos del orden de $50,000 USD a $2’000,00 USD.

- El método de la ruta crítica

Este método surgió para subsanar las deficiencias del diagrama de barras; es un sistema altamente matemático que analiza a la correlación de las actividades. Se requiere seguir el siguiente procedimiento:

- Primera etapa: Identificar las actividades y su correlación de forma sistemática. Las relaciones se expresarán mediante flechas y nodos.

- Segunda etapa: Establecer la duración óptima de cada tarea en días calendario.

- Tercera etapa: Preparar el programa del proyecto con las correlaciones de las actividades completas mediante el diagrama de red.

- Cuarta etapa: determinar rutas críticas, es decir las actividades que afectarían la fecha de terminación del proyecto si ocurre un retraso.

- Sistemas computarizados de ruta critica

Es importante señalar que ningún software de programación de ruta crítica elimina la necesidad de tener un plan de actividades con duraciones y sus correlaciones, más bien nos ayudan en:

- Procesamiento de datos

- Trazo del diagrama, así como la codificación de líneas, nodos y duración de actividades.

- Llenado de formatos con información de entrada.

- Revisión de información de entrada

- Corrección de errores de impresión de datos.

Uno de los softwares más conocidos en el mercado en MS Project.

- Control de pared

Esta técnica se está empleando últimamente por las empresas: consiste en dibujar sobre una pared o tabla, líneas verticales de 12.5 cm de distancia entre cada una para representar con el espacio, el tiempo y las horizontales a cada 7.5 cm para representar al personal clave del equipo de proyecto.

Se debe realizar un listado con todas las tareas del proyecto e identificar a los responsables; una vez realizado lo anterior, el gerente escribe en tarjetas los nombres de las personas clave del lado izquierdo de la pared dividida. Se realiza una reunión con los involucrados que deben responsabilizarse verbal y gráficamente de las tareas asignadas. El éxito de este sistema radica en la capacidad del GP de planear, establecer un programa preliminar y dirigir el curso de acción de la junta; en contraste la desventaja que presenta es la necesidad de todos los involucrados en la reunión.

- Selección del mejor método de programación

Criterios de selección del método de programación adecuado

Criterios de evaluación

Tabla de eventos o Milestone

Diagrama de barras

Diagrama CPM

Programa de Pared

Facilidad de comunicación

Bueno

Bueno

Pobre

Excelente

Costo de preparación

Mínimo

Mínimo

Extensivo

Moderado

Costo de actualización

Mínimo

Mínimo

Extensivo

Moderado

Grado de control

Regular

Bueno

Excelente

Bueno

Posibilidad de aplicación a proyectos grandes

Pobre

Regular

Excelente

Bueno

Posibilidad de aplicación a proyectos pequeños

Excelente

Bueno

Pobre

Bueno

Obligaciones del equipo de trabajo del proyecto

Regular

Regular

Regular

Excelente

Interés del cliente

Regular

Bueno

Excelente

Excelente

Tabla 1 Burstein, David. (1994). Determinación del programa del proyecto. En Administración de proyectos: guía para arquitectos e ingenieros. (59). México: Editorial Trillas.

- Evitar trampas en la preparación del programa del proyecto

Para evitar dificultades posteriores durante el proyecto es necesario evitar:

- Realizar revisiones finales sin programar tiempo necesario para cambios de última hora.

- Omisión de tareas “no técnicas” que deben de realizarse para cumplir con requerimientos