Acta de Constitucion de Proyecto de Catering. Proyecto Fiestas Cero Preocupaciones

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Índice

Resumen Ejecutivo        1

Definición del Proyecto        1

Antecedentes        1

Definición del problema        1

Justificación        1

Objetivo        2

Hacia el cliente        2

Hacia la empresa        2

Alcance y limitaciones e interdependencias        2

Mercadeo y Ventas        2

Inventario        2

Transporte        2

Procedimiento        2

Estudio de mercado        4

Menús        4

Plaza        5

Segmentación        5

Estudio Financiero        5

Análisis Financiero        5

Análisis Sensitivo        6

Duración del proyecto, fechas de inicio y final, Actividades        6

Estudio de riesgos        6

Monitoreo de progreso        7

Proyecto Fiestas Cero Preocupaciones

Resumen Ejecutivo

Actualmente Catering Profesional (CP) provee servicio de catering al área urbana de Quetzaltenango, municipios aledaños.  CP se ha enfocado en la organización y catering de eventos especiales de hasta 500 personas como bodas, 15 años, graduaciones, etc.  Este documento presenta un nuevo proyecto al que se le ha llamado Fiestas Cero Preocupaciones.

La idea de realizar este proyecto nace de la demanda de varios clientes que han contratado los servicios de CP para ocasiones especiales.  También la demanda la han realizado personas que han participado en eventos de estos clientes y han solicitado el servicio de catering para fiestas más personales (menores a 30 personas) incluyendo fiestas tradicionales como Noche Buena/Navidad, Año Nuevo y Dia de Todos Santos, cumpleaños, reuniones de grupos pequeños etc.

La demanda inicial es prestar el servicio de catering a domicilio con el objetivo de que el cliente pueda disfrutar lo que se está festejando en su casa, permitiendo que CP se encargue de todo y provea todo lo que se necesita para dicho evento.  Con esta demanda se realizó el estudio de mercado pertinente el cual mostró que este tipo de evento sí puede ser beneficioso para la empresa.

Definición del Proyecto

Antecedentes

Desde el año 2001, CP ha prestado servicios de catering para distintos tipos de eventos especiales y ha podido tocar las vidas de manera positiva de muchas personas, clientes e invitados.  Debido a que CP se enfoca 100% en la satisfacción del cliente y siempre da algo más de lo que se espera, en varias ocasiones se ha preguntado si se provee servicio a domicilio para fiestas especiales como Noche Buena/Navidad, Año Nuevo, Dia de Todos Santos, cumpleaños o reuniones para grupos pequeños

Debido a la frecuencia de esta petición en el año 2016 se comenzaron a realizar encuestas a los clientes e invitados de los eventos en que CP participaba.  Estos datos ya tabulados nos mostraron que el 22% de clientes sí contratarían el servicio de CP para fiestas, personales, 13% contratarían el servicio para fiestas tradicionales, 6% de clientes harían fiestas especiales más grandes con el servicio de CP.

Definición del problema

Esta necesidad surge debido a que los anfitriones del evento desean pasar más tiempo con sus invitados y evitar invertir tiempo en cocinar y todo lo que implica llevar a cabo un evento por más pequeño que sea.

Justificación

CP ha dejado ir muchas oportunidades de venta del servicio por ofrecer solamente el servicio de catering para grupos grandes.  El historial de cotizaciones de CP muestra que un 43% de las mismas son realizadas para grupos menores de 30 personas.  Trabajar con este mercado traerá ganancias extras a la empresa.

Objetivo

Hacia el cliente

El objetivo del proyecto es proveerle al cliente todo lo que necesita para que su reunión familiar sea un evento en el que no tenga que preocuparse desde mobiliario, equipo, mantelería y cubertería hasta cocinar.  De esta manera el cliente puede invertir su tiempo visitando a las personas que desee o recibir visitas sin dejar de cuidar la cocina o preocuparse por el transporte de mobiliario y equipo.  CP se encarga de traer todo a la casa y luego llevarse todo a la casa y brindar catering durante el evento.

Hacia la empresa

El objetivo principal del proyecto es generar ingreso a corto y largo plazo, corto siendo de modo inmediato con cada evento que se realice.  El beneficio de ingreso a largo plazo se obtendrá por medio de otros beneficios menos tangibles son:

• Obtener mayor clientela

• Realizado por medio del servicio a cada cliente en el que cada invitado se convierte en un posible cliente
• Abarcando más área.  Se espera que en cada evento haya un 10-15% de invitados que no viven en Quetzaltenango.  Se pretende capturar la mayor cantidad de clientes potenciales y así llegar a CP a otros lugares fuera de Quetzaltenango.

Alcance y limitaciones e interdependencias

El alcance de este proyecto abarca varias áreas de CP mercadeo y ventas, inventario y transporte.

Mercadeo y Ventas

El departamento de mercadeo y ventas hará publicidad por medio de Facebook, Instagram y YouTube.  Se harán trifoliares que se entregarán en oficinas al momento en que lleguen a preguntar por los servicios que presta la empresa.

Inventario

Inventario requerirá mantenerse actualizado al día.  Trabajará con mercadeo y ventas y cocina para apartar mobiliario y equipo para cada evento.  Se comprará un juego de (mesas calientes) adicional al que tiene la empresa.

Transporte

Se utilizarán el pickup que la empresa tiene actualmente.

Procedimiento

En el momento en que CP sea contratado para un evento a domicilio se llevarán a cabo los siguientes pasos:

1. Se registra la información pertinente del cliente (nombre, dirección, teléfono, etc.)
2. En base a la dirección se aplicará una tarifa por kilometraje que cubra gastos extras, especialmente para clientes fuera del área de Quetzaltenango.
3. Se registra el mobiliario y equipo que necesitará, así como los colores de mantelería y moñas para sillas.
4. Antes del evento, el chef encargado verificará que el listado de ingredientes necesarios para la comida del mismo estén comprados y en las refrigeradoras de la empresa.  Los ingredientes que necesitan preparación antes de cocinar se realizará antes del día del evento.  El Chef pasará un listado de equipo que necesitará en el evento.
5. El día del evento se cargará el transporte con el mobiliario y equipo para el evento así como para la comida durante el evento
6. Se llevará todo al evento por lo menos hora y media antes del mismo para colocar todo el mobiliario y equipo para los invitados y la cocina.
7. Durante el evento se servirá la comida tipo buffet.
8. Una vez terminado el evento, CP se retira.

Ver figura 1

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Figura 1.

Estudio de mercado

En el 2015 se comenzaron a realizar encuestas en los eventos que organizaba CP para recabar datos.  Las preguntas principales que se hicieron fueron las siguientes.  Cada respuesta con una puntuación de 1 a 5 siendo 1 lo más bajo y 5 lo más alto.