ACTA CONSTITUCION FONDO CAJA MENOR AREA CONTABLE

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7.3 En caso de devolución de dinero por una factura, por una compra o servicio ya cancelado, deberá anexar el soporte (factura) respectiva y hacer el reintegro del mayor valor del anticipo entregado, para lo cual se reemplazara el recibo de caja menor previamente elaborado por uno nuevo en el cual conste el valor real pagado

7.4 Una vez gastado el fondo en un 70% de su valor total, el responsable debe solicitar su reintegro para lo cual diligenciara un formato de Reintegro de Caja Menor. Este formato planilla debe venir sin tachaduras ni enmendaduras. El formato debidamente autorizado con los soportes respectivos el cual se enviara a causación para su respectivo pago si al finalizar el mes aun no se ha solicitado rembolso se debe pasar por el valor a la fecha para que los gastos se registren en el mes correspondiente.

- Todo gasto diferente a los establecidos debe ser autorizado por control interno en la sede principal, así como la solicitud de reintegro del fondo.

- No se pueden cancelar recibos del mismo proveedor el mismo día por valores que excedan el valor autorizado del 30% como máximo.

- Prohíbe la emisión de anticipos de este fondo así como la compra de bienes y servicios de mantenimiento de vehículos que solo pueden ser pagados por la caja de mantenimiento.

- En el caso que se autoricen restaurantes y taxis estos deben especificar claramente la fecha, el motivo, las personas que participaron, y la autorización para ejecutarlos. Los restaurantes con su respectiva factura, de lo contrario factura equivalente, y los taxis con factura equivalente.

8. NORMAS Y REQUISITOS

8.1 Todo gasto debe venir soportado por la factura correspondiente, indicando claramente el vendedor, Nombre, Cédula o NIT, concepto, centro de costos a aplicar, valor, en caso de tener IVA debe venir discriminado en la factura.

8.2 La factura de ser emitida a nombre de Transportes TMC & cia s.a.s, debe contener los requisitos de ley, Nombre del Proveedor, N.I.T. o C.C., Numeración, Régimen al que pertenecen, no se admiten cotizaciones, remisiones, recibos de pago debe estar denominada como factura de venta, debe definir claramente el concepto y valor.

8.3 Todo recibo de Caja o factura equivalente debe ser diligenciado en tinta, sin tachaduras o enmendaduras y firmado por el beneficiario.

8.4 Queda prohibido cambiar cheques con dineros del fondo, prestar o hacer vales de cualquier otro tipo, excepto los mencionados anteriormente.

8.5 Se debe efectuar retención en la fuente de acuerdo a la siguiente tabla de bases y tarifas:

CONCEPTO

BASE

TARIFA

Compras Declarantes

742.000,00

2,5%

Compras No Declarantes

742.000,00

3,5%

Servicios Generales Declarantes

113.000,00

4,0%

Servicios Generales No Declarantes

113.000,00

6,0%

Servicio de Aseo y Vigilancia

113.000,00

2,0%

Siempre que una compra por alguno de estos conceptos supere la base de retención, se le debe practicar la tarifa correspondiente, descontarla del pago y relacionarla en el rembolso de caja menor.

9. CONTROL

9.1 El Director Administrativo y el jefe de control interno ejercerá el control y las revisiones que le corresponde cuando lo estime conveniente.

9.2 La revisoría Fiscal y Director Contable realizaran arqueos como mecanismo de aseguramiento y control por lo menos una vez al mes, dentro de las funciones por el manejo de los recursos financieros.

10. FORMATOS

- - Recibo de Caja Menor

- - Documento equivalente a factura

- - Reintegro de Caja Menor formato

RESPONSABLE

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Nombre