Procedimiento Manejo de Caja Menor

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4.3. VALORES MAXIMOS DE PAGO Y CONCEPTOS AUTORIZADOS

- Caja Menor de Administración

Un pago por caja menor por concepto de gastos generales, compras y provisionales, no debe exceder el equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del fondo.

Los conceptos que se deben tramitar en esta caja pueden incluir: transportes, trámites notariales y legales, repuestos menores, elementos de aseo y cafetería, restaurantes y los que el Consejo de Administración defina como menores y necesarios.

4.5. REQUISITOS PARA EL PAGO

- Las facturas y comprobantes que soportan los pagos que se efectúan por Caja Menor, deben llenar los siguientes requisitos:

- La firma autorizada para aprobar comprobantes de caja menor, será únicamente la del Administrador y/o Tesorero o cualquier miembro autorizado del Consejo de Administración.

- Las entregas provisionales de dinero obtenido de los fondos de caja menor, deben ser igualmente autorizados por el Administrador y/o Tesorero o cualquier miembro autorizado del Consejo de Administración. Una vez legalizado el gasto, el comprobante provisional debe ser reemplazado por la factura o documento equivalente y debe ser anulado.

- Se rechazarán los comprobantes de gastos cuya fecha de expedición no corresponda a la del anticipo otorgado.

- El responsable de la caja debe adjuntar el provisional al documento de legalización.

- Los comprobantes que soportan los gastos efectuados a través del fondo fijo de caja menor deben ser originales, elaborados en tinta estilográfica o de bolígrafo o impresos, sin enmendaduras, tachones o borrones.

- El responsable de la caja menor debe colocar sello de cancelado a todas las facturas, recibos, comprobantes y demás documentos con el fin de evitar duplicación de pago.

- Los pagos de caja menor deben ampararse por comprobantes que reúnan los requisitos fiscales (ver artículo 617 del Estatuto Tributario), así:

- Estar denominada como factura de venta

- Llevar un número que corresponda de numeración consecutiva de facturas de venta.

- Razón social o nombre

- Número de identificación – NIT.

- Dirección y teléfono

- Descripción del bien o servicio

- Valor de cada bien

- Discriminación de los impuestos

- Valor total, etc.

- La factura debe estar a nombre de CONJUNTO RESIDENCIAL BOCHICA III. Se aceptan las tiras de máquina registradora y demás documentos equivalentes a la factura, siempre que cumplan con los requisitos establecidos, así:

- Tiquetes de máquinas registradoras

- Boletas de ingreso a espectáculos públicos

- Tiquetes de pasajeros

- Recibos de pago de matriculas y pensiones

- Pólizas de seguros, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de pago

- Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de inversión, fondos de pensiones y cesantías

- Recibos que se expidan por la prestación de servicios públicos

- Factura electrónica

- Firma del beneficiario al cual se debe cargar el registro.

- La fecha de la factura no debe exceder de 3 días hábiles de emisión.

- Al momento de pagar un comprobante, este debe inutilizarse mediante el estampado de un sello fechador de “PAGADO” o cualquier medio equivalente que anule su validez y circulación y colocando la firma inicial (firma abreviada o antefirma) del responsable del fondo.

- Los valores entregados como anticipos ó provisionales para gastos se deben amparar con un comprobante de pago provisional (formato F-003) -los cuales se deben legalizar dentro los 3 días hábiles siguientes a la fecha del pago-.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. COMPROBANTES DE PAGO DEFINITIVOS Y COMPROBANTES PROVISIONALES

- Todo pago final irá acompañado del Comprobante de Pago Definitivo (F-002) al cual se debe anexar la factura o documento equivalente, cuando sea el caso. El COMPROBANTE DE PAGO DEFINITIVO y la factura o documento equivalente expedidos por el proveedor, deberán presentar la firma de quien autorizó el pago (Administrador y/o Tesorero o cualquier miembro autorizado del Consejo de Administración).

- Para la entrega de anticipos para gastos se debe diligenciar el formato destinado para solicitar el pago. (Comprobante de Pago Provisional F-003).

- El Consejo de Administración debe revisar frecuentemente la legalización oportuna de los comprobantes provisionales. La repetición de eventos de mora en la legalización de un provisional, debe considerar un llamado de atención escrito, con copia a la hoja de vida del responsable, por el incumplimiento de las normas de la Copropiedad.

- Cada área de la Copropiedad, individualmente considerada, no debe acumular simultáneamente más de dos provisionales sin legalizar. Es responsabilidad del custodio de la Caja Menor efectuar el control.

- Los provisionales serán autorizados únicamente para vinculados directos o terceros reconocidos del CONJUNTO RESIDENCIAL BOCHICA III.

5.2. REEMBOLSOS

- Los reembolsos de caja menor se deben tramitar cuando se alcance un agotamiento igual al sesenta por ciento (60%) del valor del fondo, procurando siempre que éste cuente con efectivo suficiente para atender las necesidades que sean requeridas.

- Acorde con la nueva normatividad contable (Normas Internacionales de Información Financiera NIIF) al finalizar el mes, se haya o no agotado el sesenta por ciento (60%) del fondo fijo de caja menor, se debe hacer un corte en el formato de legalización de caja menor, esto con el fin de que sean contabilizados los gastos en el mes en que ocurrieron los hechos económicos.

- Los reembolsos deben solicitarse mediante el diligenciamiento y tramite del formato Reembolso de Caja