Libros y actas cooperativas.

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- Las actas deben asentarse en forma sucesiva y numerada.

- No asentar el acta en el mismo momento de la asamblea para evitar las tachaduras y enmendaduras, escribir con letra legible, realizar un resumen de los aspectos discutidos más resultantes en cada uno de los puntos a tratar y con una buena

redacción.

En la verificación del quórum se debe indicar el número total de socios que integran la cooperativa, la cantidad de socios presentes (según el libro de asistencia) para aplicar el porcentaje establecido en los Estatutos y determinar la validez o no de la asamblea.

En cada uno de los puntos a discutir en la asamblea se debe indicar la cantidad de votos con los que son aprobados o no.

Deben firmar al final de cada una de las actas, solo los directivos designados para ello en los estatutos (ejm: presidente y secretario de la Instancia de Administración), ya que los socios deben firmar es el libro de asistencia a las asambleas; la aprobación del acta levantada por los socios se realizará en la próxima asamblea, por cuanto se debe hacerse su lectura.

No dejar espacios en blancos, por lo que las líneas que se dejen entre un acta y otra deben ser trazados para evitar escritura posteriores en ellas.

Ver modelo de acta y convocatoria en los anexos.

¿Qué debe contener el libro de Actas de Asambleas?

En el libro de Actas de Asambleas debe registrase todo lo acordado y tratado, no lo dicho, en cada una de las Asambleas, sean estas Ordinarias o Extraordinarias. Estas Actas de Asambleas deben tener además las siguientes características:

1. Debe ser numeradas consecutivamente.

2. Deben indicar si la Asamblea es ordinaria o extraordinaria.

3. llevan la hora, el lugar y fecha de celebración de la Asamblea.

4. Se registran las personas presentes y el número total de asociados a la fecha de la Asamblea.

5. Deben registrarse hechos ciertos con objetividad, concreción y síntesis.

6. Al final deben ser firmadas por el Secretario y el Presidente del Consejo de Administración.

LIBRO DE ASISTENCIA A LAS ASAMBLEAS

Este libro es el instrumento necesario para constatar eL quórum antes de comenzar la asamblea y verificar que se cumpla con lo establecido en los estatutos; en él se debe identificar nombre, apellido, número de cédula de identidad y firma de todos los socios presentes; especialmente esta última por cuanto será la validación de su asistencia en caso de que otra persona sea quien coloque los datos. Como encabezado de cada asistencia se debe colocar los datos de la asamblea como la fecha de celebración y el tipo de asamblea (ordinaria o extraordinaria).

Normas para el llenado:

- La asistencia debe registrarse en el mismo orden en que se asentaron las actas por cuanto deben existir tantas asistencia como asambleas celebradas.

- El libro debe estar disponible en el lugar de celebración de la asamblea para que cada socio coloque por sí mismo sus datos, a menos que no sepa leer y/o escribir es la única excepción para que el directivo responsable del libro (según los estatutos) coloque los datos, pero el socio debe poner su huella digital como validación de su asistencia.

- No dejar espacios en blancos, por lo que las líneas que se dejen entre una asistencia y otra deben ser trazados para evitar escritura posteriores en ellas.

¿Qué debe contener el libro de asistencia de Asambleas?Este libro debe contener por cada una de las Asambleas que la cooperativa realice los siguientes:

1. Número de la Asamblea.

2. Si la Asamblea es Ordinaria o Extraordinaria.

3. Lugar y fecha de la Asamblea.

4. Número total de asociados activos de la cooperativa.

5. Nombres y apellidos de los asociados asistentes.

6. Número de asociado de los asistentes.

7. Cédula de Identidad de los asistentes.

8. Firma autógrafa de cada uno.

9. Listado de asociados que tienen poderes para representar a asociados no asistentes y a quién representan.

10. Listado de otras personas invitadas o presentes en la Asamblea.

Ejemplo:

Asistencia a la asamblea (indicar si es ordinaria o extraordinaria) de fecha (indicar día, mes y año).

N° Nombre y Apellido C.I. Firma

LIBRO DE ACTAS DE LAS INSTANCIAS:

Cada una de las instancias de La cooperativa (administración, control y evaluación, educación) debe fijar reuniones periódicas para a toma de decisiones referentes a las atribuciones establecidas en los estatutos, y de estas reuniones se debe levantar un acta para que quede constancia de lo discutido y de que están cumpliendo con sus obligaciones.

Normas para el desarrollo de las asambleas:

Para la aprobación de los puntos de agenda se requiere de la aprobación de una mayoría equivalente a la mitad más uno (51%) de los miembros que integran la instancia.

Cuando la reunión esté referida a la ubicación en cada cargo de los miembros elegidos por la Asamblea para conformar la instancia, se debe remitir a la Superintendencia Nacional de Cooperativas una copia certificada por la instancia.

Normas para el llenado:

- Las actas deben asentarse en forma cronológica (por fecha de celebración).

- No asentar el acta en el mismo momento de la reunión para evitar las tachaduras y enmendaduras, escribir con letra legible, realizar un resumen de los aspectos discutidos más resaltantes en cada uno de los puntos a tratar y con una buena redacción.

- En cada uno de los puntos a discutir se debe indicar la cantidad de votos con los que son aprobados o no.

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