Objetivos generales de la contabilidad y ciclo contable aplicados a una entidad

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Desde el principio de un período contable hasta su culminación con la elaboración de los estados financieros. En él se identifican, el análisis de las transacciones, registros, elaboración de balances de prueba, hoja de trabajo, asientos de ajustes, efectos de los errores, elaboración de balances de comprobación, elaboración y auditoría de estados financieros y finalmente el cierre de los libros, para nuevamente comenzar con un nuevo período contable.

El principal objetivo de esta parte está en dar un conocimiento general, de los pasos necesarios que atraviesa la contabilidad de una empresa en cada período, como estos conducen al resultado final del mismo.

Operación de Caja General

El efectivo en la caja general es el dinero recibido en la empresa por diferentes conceptos: ventas de contado; abono de los clientes; préstamos recibidos etc. Pueden ser en monedas, billetes, cheques, Boucher, cheques certificados, monedas extranjeras.

Operación de Caja Chica

Se utiliza para compra de gastos menores en el negocio, como bandas de goma, clips, papel, algún material de limpieza etc.

Este fondo utiliza vales de caja chica como comprobantes, debiendo estar firmados por el solicitante y el encargado del fondo y estar amparados por la factura correspondiente. Un vale de caja chica es un formulario, en el cual se indican las cantidades y razones de un desembolso de efectivo.

Distinguir las diferentes operaciones con la caja chica y caja general.

La caja chica es para los gastos menores, mientras que la caja general es para los gastos significativos (ventas de contado y abono de los clientes), la caja general aparte del efectivo maneja cheques de terceros o moneda extranjera, en cambio la caja menor solo maneja efectivo nacional.

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Reposición de fondos de caja chica

La reposición del fondo de caja chica se realizará cuando los egresos hayan superado el 75% del monto asignado. La persona asignada para el manejo del fondo deberá presentar obligatoriamente los comprobantes correspondientes. Luego el departamento de Contabilidad revisará la documentación, observando que no haya documentos con fecha anterior a la última reposición, ni posteriores a la solicitud de reposición del fondo.

Conocer los controles aplicados al efectivo

El control del efectivo lo podemos definir como todas aquellas medidas administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.

Los principios generales comúnmente por la administración al establecer un sistema adecuado de control interno, pueden asumirse como sigue:

- Tan pronto se recibe efectivo, debe elaborarse un recibo de caja, ya que muchos robos de efectivo ocurren antes de que se elaboren los recibos. Una vez que se elabore el recibo de caja, es fácil determinar usos impropios del efectivo.

- Todo el efectivo recibido debe ser depositado el mismo día, o el día siguiente.

- Los desembolsos de efectivo no deben hacerse del efectivo recibido, sino a través de cheques o de la caja chica.

- La persona que maneja el efectivo en caja no debe tener acceso a los registros de contabilidad.

- Si es posible, la persona que recibe el efectivo, debe ser diferente al custodio de la caja chica.

Se pueden citar varios ejemplos de prácticas que han ocurrido de falsificación y manipulación de los libros:

- Subestimar cobros por ventas, recuperación de cuentas por cobrar previamente eliminadas, reembolsos por facturas pagadas en exceso, apropiándose de los cobros.

- No registrar cuentas por cobrar en los libros y retener el dinero que se cobra posteriormente.

- Debitar cuentas de gastos por cheques emitidos para cubrir gastos personales.

- Determinar erróneamente el saldo de efectivo mediante sumas incorrectas en los libros, reteniendo el efectivo.

Como Utilizar las Cuentas Bancarias

Una cuenta bancaria es un contrato financiero con una entidad bancaria en virtud del cual se registran el balance y los subsiguientes movimientos de dinero del cliente.

La persona a cuyo nombre está abierta la cuenta se llama “titular”. Las cuentas corrientes o libretas pueden ser individuales (abierta a nombre de una sola persona) o abiertas a nombre de dos o más personas.

Para formalizar la apertura de la cuenta, es necesaria la firma de un contrato escrito en el que se reflejen las condiciones y las obligaciones y derechos que deben cumplir ambas partes.

Normalmente, la relación de un cliente con su entidad de crédito (banco, cuenta de ahorros o caja rural) gira en torno a una cuenta operativa a la vista en forma de:

Cuenta corriente:

Son depósitos de dinero que sirven para ser girado posteriormente a través de cheques, o bien puede sacarlo mediante un cajero automático y también hacer pagos mediante una tarjeta de débito, pagos automáticos de cuentas de servicios o pagar o girar dinero hacia otras cuentas a través del sitio web del banco.

Para cada una de estas transacciones, el contrato obliga al banco a hacer los pagos correspondientes, mientras haya dinero en la cuenta o mientras exista una cantidad de dinero disponible en una línea de crédito asociada a la cuenta.

Queda claro que el contrato obliga al cliente a mantener dinero en la cuenta o bien pagar la línea de crédito cuando haya sido ocupada. Y obliga al banco a entregar una chequera, dar acceso seguro a un sitio web (si es que cuenta con él).

Una libreta de ahorro (cuenta de ahorro):

Las cuentas de ahorro son productos que te ofrecen los bancos, en los que puedes guardar tu dinero, recibir intereses establecidos por tu entidad bancaria y disponer de tus ahorros en cualquier momento mediante retiros en cualquiera de las sucursales de tu banco con libreta o tarjeta débito, de igual manera puedes hacer retiros con tu tarjeta débito en cajeros electrónicos.

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