Políticas contablesINTRODUCCIÓN

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- Responsables de analizar la información recibida:

Los responsables del análisis de la información son: el Gerente, Revisoría Fiscal y Junta Directiva, éstos deben analizar todas las inquietudes formuladas y procederán a establecer una nueva política, a modificar, a eliminar, o a complementar una política existente siguiendo el procedimiento indicado en la Sección 1.1.5. Actualización del Manual.

- Responsable de aprobar cambios en el Manual:

La Junta Directiva es la responsable de aprobar las nuevas políticas o las modificaciones a las existentes.

- Responsable de divulgarla y actualizar el Manual:

Es responsabilidad del Gerente de INDUCOLOMBIA S.A.divulgar las modificaciones a las políticas existentes o las nuevas políticas, y a su vez hacer conocer la información por correo electrónico de INDUCOLOMBIA S.A., relacionada con el Manual y de asegurar que todos los involucrados la entiendan. El Gerente asignará y direccionará quien será el encargado de realizar esta tarea dentro de su Dirección.

- Responsable de creación y cambios del plan contable y los centros de costos:

Es responsabilidad de los siguientes cargos:

Contador: homologación, creación, adecuación y divulgación del plan contable utilizado por INDUCOLOMBIA S.A.Además la asignación del recurso al Centro Costos.

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ACTUALIZACIÓN

Según las responsabilidades indicadas en el numeral 1.1.4, el siguiente es el procedimiento para mantener actualizado el Manual de Políticas Contables bajo el Modelo de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) :

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Recepción de información de nuevos hechos económicos:

La recepción de información acerca de nuevos hechos económicos debe ser recopilada de la siguiente manera:

- El responsable del nuevo hecho económico deberá reportarlo al Gerente, para efectos de que sea estudiado y se normalice el procedimiento contable respectivo. Las solicitudes se canalizarán, a través, de la persona designada por el Coordinador Administrativo, a fin de preparar un borrador inicial, que será discutido posteriormente por el equipo contable, en su reunión mensual de Junta Directiva (si se requiere una respuesta inmediata frente algún hecho económico se procederá a realizar un comité extraordinario), a fin de producir un pronunciamiento oficial.

- Referenciación permanente de nuevas normas legales y de nuevas políticas contables a nivel internacional.

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Estudio de hechos económicos actuales:

El Gerente de INDUCOLOMBIA S.A.S debe estar permanentemente analizando los Estados Financieros de ésta y sus hechos económicos, a fin de determinar, a la luz de las nuevas circunstancias, qué parte del Manual debe ser modificada, ampliada, complementada o anulada.

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Análisis de la información recibida:

La persona asignada por el Director, para el análisis del nuevo hecho económico tendrá la labor de recopilar toda la información indicada, a su vez debe preparar un documento resumen de las inquietudes planteadas, para presentarlas en la próxima reunión del Junta Directiva, del mes o antes (comité extraordinario), si las circunstancias así lo exigen.

La junta debe estudiar cada una de las nuevas situaciones y, de acuerdo con ello, debe decidir si amerita expedir una nueva política, un cambio a las existentes, una complementación o la eliminación de alguna de ellas. Todas las decisiones que se tomen quedarán soportadas en actas escritas, las cuales serán responsabilidad de la secretaria de la Junta Directiva.

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Preparación de un borrador de nueva política o de modificación a la existente:

El responsable de preparar el borrador de la política, deberá tener en cuenta (para su preparación) la estructura planteada en este Manual. Además, deberá preparar la política indicando su justificación, análisis sustentado de los hechos que conllevan a la nueva política, efectos de la aplicación y fecha esperada de entrada en vigencia.

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Aprobación del borrador para exposición:

El encargado de preparar el borrador de la política, debe presentarla al Junta Directiva debidamente justificada. Este es responsable de estudiarla, debatirla, complementarla, ajustarla y darle su aprobación en la misma reunión en la que sea discutida. En ese mismo momento se deberá redactar el borrador de la nueva política en la cual se indicará claramente las partes del actual Manual de Políticas Contables bajo el Modelo de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) que serán modificadas.

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Exposición pública dentro de LA EMPRESA:

Una vez aprobado por el Gerente, el borrador de la política se debe informar a través del la INTRANET, sitio establecido para tal fin, para que todo el personal de INDUCOLOMBIA S.A.S la conozca y emita sus comentarios. El objetivo de este procedimiento es asegurar que se han canalizado apropiadamente los comentarios recibidos y que la misma está completa y ajustada a la realidad. Quien desarrolló el estudio (responsable asignado por el Coordinador Administrativo) debe encargarse de la publicación de las Políticas, de la mano del área de sistemas de INDUCOLOMBIA S.A.S.

Como todo el personal de INDUCOLOMBIA S.A.S puede discutir el borrador de la política, así este ya esté aprobado, el responsable asignado para el análisis de la nueva política o para el cambio de una política, recibirá comentarios sobre la misma durante dos (2) días hábiles, posteriores a la publicación del borrador.

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Ajuste al borrador y preparación de la política definitiva:

El Comité Técnico Financiero junto a Control Interno analiza los comentarios que resulten del público en general y determina los ajustes que se deben efectuar al borrador de la política. Prepara la política definitiva