Procedimiento requisitos legales

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Cumplimiento de los requisitos legales

Una vez que se identifican los requisitos legales aplicables, estos serán analizados por el abogado de la empresa, con la finalidad de verificar el grado de aplicación y cumplimiento de dichos requisitos para sí establecer medidas oportunas a su adecuación.

Los responsables serán los encargados de revisar todo el contenido de los requisitos legales aplicables, para posteriormente establecer las acciones y medidas con las cuales se darán cumplimento a los requisitos legales.

Todos los requisitos legales que requieran ser obtenidos por la empresa, como leyes, reglamentos o normas serán recepcionados como documentos externos y deberán ser registrados de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de control de documentos y registros.

Evaluación del cumplimiento de los requisitos legales

Una vez que los requisitos han sido identificados y verificados por los representantes y asi también se han establecido las acciones y medidas para dar cumplimientos a estos requisitos, de manera semestral será necesario evaluar el nivel de cumplimiento de estos mismos. Se deberá mantener el registro correspondiente de la evaluación del cumplimiento de los requisitos legales aplicables mediante evidencia objetiva que soporte esta actividad, entre ella podemos nombrar

- Listas de verificación.

- Revisiones documentales.

- Observaciones e inspecciones, entre otras.

En el caso de que en la evaluación de los requisitos legales se detecta el incumplimiento de alguno de ellos se considerara como una No Conformidad y deberá atenderse como se establece el procedimiento de no conformidad, acciones preventivas y correctivas.

Actualización de la matriz de requisitos legales

Los cambios o actualización que se puedan realizar en la matriz de requisitos legales aplicables a las actividades, servicios o procesos de Empresa Gas Esmeralda, serán en base a los cambios que pueda existir en la legislación, normar y antes nuevos requisitos legales aplicables a los que la empresa se pueda suscribir de manera voluntaria. La revisión de los requisitos legales o cambios en las normas se realizará de manera trimestral.

La matriz podrá ser actualizada también debido a los cambios o modificaciones que puedan existir en el alcance, entre ellas:

- Modificación de áreas o puestos de trabajo.

- Identificación de nuevos peligros y riesgos.

- Incorporación de nuevas actividades, servicios o procesos.

Comunicación

Los requisitos legales aplicables a las actividades, servicios o procesos u otros requisitos a los que la empresa se suscriba deberán ser comunicados a todos los miembros de todas áreas y puestos de trabajo y así también a todos los cambios y actualizaciones serán comunicados según el Procedimiento de Comunicación, Participación y Consulta. De esta manera los requisitos legales aplicables y otros a los que se suscriba la empresa estarán disponibles para todos los colaboradores que los necesiten.

Por otra parte los requisitos legales aplicables u otros requisitos que sean aplicables a las actividades que realicen proveedores y clientes deberán ser comunicados de tal manera que las partes interesadas que pudieran verse afectados conozcan la exigencias de la empresa. Esta comunicación se puede realizar mediante el diario mural de la empresa.

Registros

El control de registros derivado de la identificación, evaluación y actualización de los requisitos legales aplicables y otros a los que la empresa se suscriba además de ser informados, se deberán mantener registrados de manera en formato electrónico o si se desea utilizar en el momento en formato impreso.

Los registros se conservaran por un tiempo aproximado como mínimo de 3 años.

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ANEXO 1. MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES

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