PROCEDIMIENTO DE REQUISITOS LEGALES

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Para la ejecución de nuevos procesos que se generen en la compañía, la organización asegura la identificación de los requisitos legales y otros aplicables al mismo, con base en la información de peligros y riesgos que se genere. Estos requisitos se incluyen en la matriz de requisitos legales. Cuando existan modificaciones de requisitos legales u otra índole en el transcurso del período a actualizar deben quedar contempladas en la misma.

En el formato de matriz de requisitos legales se contempla:

TOTAL: Se incluye la secuencia del número de requisitos legales incluidos dentro de la matriz

TIPO: Se indica si el requisito a incluir o actualizar es de SST (Seguridad y Salud en Trabajo).

TEMA/RIESGO ASPECTO: Se incluye la frase o palabra clave sobre lo que relaciona la normatividad

AÑO: Se incluye el año en el que sale la normatividad

NOMBRE O DOCUMENTO: Nombre de la normatividad

ARTICULO APLICABLE: Se mencionan los artículos que le aplican a la compañía, si es toda la norma se indicara que toda es aplicable

EMISOR: El ente que la diseño

REQUISITO ESPECIFICO: Resumen sobre los artículos aplicables

CUMPLE: Se incluye SI o NO de acuerdo a si cumple o no la compañía con su aplicación

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO: De 0% a 100% cual es el porcentaje de cumplimiento

RESPONSABLE: Dentro de la compañía quien es el responsable de su cumplimiento

VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO: Dentro de la compañía se estipulan procedimientos de autoevaluación para el cumplimiento del requisito.

EVIDENCIA CUMPLIMIENTO CIERRE: Dentro de la compañía puntualmente que actividades se realizan para garantizar su cumplimiento

PLAN DE ACCION: En los casos de incumplimientos identificados se incluye plan de acción definiendo la actividad, el responsable, la fecha y el seguimiento del mismo.

5.3. ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN LEGAL

El establecimiento de una base de datos para los requisitos legales, además de facilitar el acceso directo a consulta, permite mantener actualizado el sistema. Estos documentos son recolectados en medios magnéticos o impresos y son archivados y conservados por el RESPONSABLE DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO.

5.4. COMUNICACIÓN DE INFORMACIÓN

Existen varias metodologías para dar a conocer los requisitos legales, contractuales y otros suscritos por ASCOMINT SAS, y son:

- Por medio de la Inducción y capacitaciones

- Comunicaciones a través de e-mail o carteleras

- Cada vez que se presentan cambios a nivel de los requisitos legales u otros, el ENCARGADO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO evalúa la opción de enviar el comunicado vía e-mail o citar al personal involucrado a capacitación.

5.5. EVALUACIÓN DE LOS REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA ÍNDOLE

La evaluación de la conformidad o cumplimiento a los requisitos se establece en la MATRIZ DE REQUISITOS LEGALES Y DE OTRA INDOLE, actividad a cargo del RESPONSABLE DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO con el apoyo de los jefes de área. Los resultados de estas evaluaciones, permitirán establecer el grado de cumplimiento, el cual es revisado con la Gerencia en las reuniones semestrales, en cada revisión se deja registro en la matriz legal en la columna de verificación del cumplimiento.

En el evento de incumplimiento o no conformidad con la legislación o el requisito establecido, se deberá establecer una no conformidad y/o un plan de acción según sea el caso.