TRAMITACIÓN PAGO DE FACTURAS A LOS SUPLIDORES

...

Modificación a Orden de Compra: Documento oficial tramitado por el Departamento de Compras para legalizar acuerdos que modifiquen las transacciones cubiertas por una orden de compra. Se preparará para toda modificación o alteración de los términos y condiciones estipulados en la orden de compra. Puede generar discrepancias de precio, en caso que la misma sea superior a la inicial se debe obtener la autorización del nivel correspondiente.

Oficina Solicitante: El departamento, sección o unidad que origina la solicitud de compras.

Orden de Compra: Documento oficial que se envía al suplidor para formalizar legalmente la compra de los bienes y servicios cotizados, en la misma se debe reafirmar las condiciones establecidas en la cotización.

Punto de Reorden: Cantidad establecida para que cuando el nivel de inventario se encuentre en este punto, se realice un nuevo pedido. Este punto debe contemplar el tiempo de gestión administrativa y abastecimiento a fin de evitar la inmovilización de actividades.

Registro de Suplidores: Listado de compañías o personas físicas con su RNC, a las cuales se les solicita cotizaciones en respuesta a solicitud de precios por parte del Departamento de Compras para la adquisición de mobiliarios, equipos, materiales, bienes y servicios, en el cual se asienta el historial de los suplidores con recto a su accionar ante.

Renglón: Agrupación de artículos, suministros o servicios no personales de características comunes o descripciones similares o análogas. Cada grupo puede desglosarse individualmente basándose en especificaciones.

Stock de Seguridad: Número de piezas adicionales o materiales que se mantienen en existencia con la finalidad de prevenir cualquier falta de stock.

Stock Máximo: Cantidad máxima que se debe mantener en stock a fin de evitar inmovilización de recursos y/o vencimientos de las características de los materiales perecederos.

Stock Mínimo: Es la cantidad mínima de una mercancía que debe ser mantenida en inventario para el normal funcionamiento de la institución.

Suplidor Ocasional: Proveedor de bienes o servicios que no se encuentre en el Registro de Suplidores al que se le colocará una orden de compra por necesidades específicas y ocasionales.

RESPONSABILIDADES.

El Comité de Compras: Es responsable de difundir el manual de compras, utilizarlo correctamente y realizar en el mismo las modificaciones y actualizaciones correspondientes. Este manual deberá ser revisado y actualizado, como mínimo cada tres años, o cuando se presenten circunstancias que así lo ameriten.

La Gerencia de Compras: Es responsable de tramitar las solicitudes y gestionar el proceso de compra relacionado a la adquisición de mobiliarios, equipos, materiales, bienes y servicios. Asimismo, deberá emitir las solicitudes de los servicios tercerizados y/o materiales bajo custodia de suplidores, evitando la disminución de los niveles de stock por debajo del mínimo aceptable para el normal funcionamiento.

El Gerente de Compras: Es responsable del Departamento que realiza los trámites y procesos desde la gestión de la solicitud hasta el control de pagos, relacionados a la compra de mobiliarios, equipos, materiales, bienes y servicios de, resguardando el cumplimiento de las políticas y normas vigentes.

El Encargado de Almacén y Distribución: Es responsable de dirigir y coordinar la entrada y salida de mobiliarios, equipos, artículos, mercancías y otros bienes, desde los almacenes hasta su destinatario final, como así, también, el resguardo y la seguridad de los mismos en el proceso de transporte y entrega o durante el almacenaje en depósito bajo custodia. Asimismo, deberá emitir las solicitudes de los materiales bajo su custodia para uso cotidiano, evitando la disminución de los niveles de stock por debajo del mínimo aceptable para el normal funcionamiento.

GENERALIDADES.

Todas las solicitudes de compra de bienes o servicios, deberán canalizarse a través de la Gerencia de Compras.

Las solicitudes de compra de bienes y servicios deberán realizarse mediante el formulario de solicitud de compras establecido para estos fines.

Las solicitudes de compras deberán dirigirse al Departamento de Compras por los funcionarios responsables de las diferentes áreas y departamentos autorizados por el nivel correspondiente dentro del área solicitante.

Será responsabilidad del Vicepresidente de área o Gerencia del departamento que requiere la compra, describir claramente en el texto de la solicitud el artículo o material requerido, en cuanto a nombre, modelo, color, tamaño, cantidad y suplidor en caso de ser especializado.

Las solicitudes deberán especificar el centro de costo de la dependencia que solicita la compra.

Deberán establecerse y mantenerse procedimientos del proceso del ciclo de adquisición y pago de acuerdo con los criterios de la Gerencia.

Las solicitudes de material gastable se realizarán de acuerdo al volumen y frecuencia de uso de los artículos.

Las cotizaciones por Internet:

Se considerarán como una cotización más y se deberá contemplar todo el esquema de compras y autorizaciones (solicitud, forma de compra, nivel de autorización, partida presupuestaria, entre otros), además, se deberá contemplar el riesgo del "sitio" en el cual se realiza la compra.

A los precios indicados deberán sumársele envío y gastos extras como lo son los de aduana e impuestos.

Deberá emitirse una tarjeta de crédito “especial” para estas compras y de uso exclusivo de la Gerencia de Compras.

Deberán considerarse las garantías y tiempo de entrega.

Se elaborará una orden de compra para el expediente.

Se deberá imprimir y archivar el comprobante de compra que envía el suplidor vía correo electrónico al momento de aprobar la transacción.

Formas de Contratación de los Proveedores.

Compra directa: Se adquirirá directamente a un proveedor sin mediar otra acción, para ello deberá encontrarse bajo el límite establecido en las