Taller Programa y Plan de auditoría - AA2

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Riesgo Inherente: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del Sistema de Control Interno.

Los auditores internos deben evaluar la cantidad y calidad de las exposiciones al riesgo referidas a la administración, custodia y protección de los recursos disponibles, operaciones y sistemas de información de la organización, teniendo en cuenta la necesidad de garantizar a un nivel razonable los objetivos.

PLAN DE AUDITORÍA

- OBJETIVO

Definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar los resultados, con el fin de determinar si el Sistema disposiciones planificadas, con los requisitos de las norma, y con los requisitos establecidos en la Entidad, y si se ha implementado y mantenido de una manera eficaz para el logro de los Objetivos institucionales y de Calidad.

- ALCANCE DEL PROGRAMA DE AUDITORIA.

Este procedimiento abarca desde la planeación y ejecución de las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad a los procesos de la entidad a nivel central y nivel territorial, hasta el seguimiento de las Acciones definidas dentro de los planes de mejoramiento.

- PROCESOS A SER AUDITADOS.

Todos los acordados con el auditado en el momento de realizar la auditoria siguiendo como base las políticas y procedimientos que dentro del contrato se vean involucrados en tal fin.

- CRITERIOS DE AUDITORÍA Y DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.

El equipo auditor deberá como mínimo revisar los siguientes documentos:

• Normatividad aplicable al proceso sujeto de auditoría.

• Documentación publicada en la mesa de ayuda del Sistema Integrado de Gestión

• Mapa de Riesgos del Proceso

• Plan de Acción del Proceso • Requisitos del cliente

• Indicadores • Planes de Mejoramiento

• Resultado de auditorías anteriores

- UBICACIÓN, FECHAS, TIEMPO ESPERADO Y DURACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE AUDITORÍA.

DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES

No. ACTIVIDAD

- Elaborar Programa de Auditorías estableciendo objetivo y alcance de la auditoría

NOTA: Este programa también incluye la segunda y tercera parte.

- Presentar en Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, el Programa de Auditorías para su conocimiento y aprobación.

- Remitir al Grupo de Comunicaciones Auditorías aprobado para gestionar su publicación mediante el correo institucional.

- Convocar el equipo auditor, para comunicar las directrices sobre la ejecución de las auditorías internas. Nota: El equipo auditor se conformará de acuerdo a los requisitos establecidos por el perfil que busca el auditor de este procedimiento. Nota: En el caso de auditoria externa se seguirán los requisitos de los procedimientos de contratación.

- Revisar los criterios asociados a los procesos objeto de auditoria. Elaborar y presentar el plan de auditorías al jefe de la Oficina de Control Interno para su aprobación y posterior socialización a los procesos a auditar con mínimo ocho (8) días de anticipación. Nota 1: En caso de requerir ajustes el Plan de Auditoria, será devuelto al equipo auditor para su respectiva modificación.

- Preparar los formatos, formularios y listas de chequeo a utilizar en la auditoría. Relacionando en la lista de Chequeo los criterios a evaluar durante el desarrollo de la auditoría.

- Realizar Reunión de Apertura con los auditados y participantes invitados al proceso informando sobre el objetivo, alcance de la auditoría y demás consideraciones.

- Ejecutar el Plan de Auditoría Interna, aplicando técnicas de auditoría. Determinar la conformidad de los requisitos evaluados con base en la evidencia proporcionada por los auditados. Nota 1: Los hallazgos pueden ser de tres tipos: Conformidad, Observación y No Conformidad. Nota 2: Para el caso de auditoria de segunda y tercera parte los tipos de hallazgos se deben aprobar junto con el proveedor. Nota 3: En caso de que el Equipo Auditor necesite esclarecimiento de eventuales dudas que surjan durante la ejecución de la auditoría y en la solución de posibles problemas es necesario consultar un experto técnico para así definir de manera precisa los eventuales hallazgos.

- Realizar reunión de cierre presentando a los auditados los resultados de la auditoría, destacando fortalezas encontradas en el ejercicio, informando los hallazgos y las conclusiones de la auditoría. Si el auditado no está de acuerdo con desviaciones, es el momento para discutirlo con el auditor y llegar a una conciliación, si no se da, se deja consignado en el informe Final.

- Elaborar y presentar el informe de auditoría interna al Jefe de la Oficina de Control Interno para su aprobación, soportado en el análisis de la información recolectada y los hallazgos detectados, suministrando una clara descripción de los eventos que se presentaron durante la auditoría. Nota: En caso de presentarse observaciones por parte del Jefe de Control Interno, el Equipo Auditor efectuará los ajustes pertinentes y remitirá nuevamente el Informe de Auditorías Internas al jefe de la oficina de control Interno.

- Remitir Informe de Auditoría Interna al auditado requiriendo la elaboración de los planes de mejoramiento correspondientes para subsanar los hallazgos efectuados en la Auditoría.

- Revisar el Informe de Auditoria Interna y formular el Plan de Mejoramiento conforme al PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO A ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA.

- Consolidar los resultados de las auditorías internas adelantadas y presentar al Jefe de la OCI para revisión y aprobación.

- Presentar los resultados del informe consolidado de auditorías internas de calidad al representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión SIG y a las demás partes interesadas.

- Programar los