CONCEPTUALIZACIÓN Y NORMATIVA ARCHIVÍSTICA PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

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 CONCEPTUALIZACIÓN Y NORMATIVA ARCHIVÍSTICA PARA LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

APRENDIZ

LINA MARIA OSORIO MEJIA

INSTRUCTOR

THOMAS ERIC PICHON

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

TULUA - VALLE

RESUMEN

La archivística está jugando un lugar muy importante cuando hablamos de acontecimientos históricos, pues gracias al desempeño de esta disciplina de manera empírica hoy podemos conocer los grandes hechos por los que tuvieron que atravesar nuestros antepasados.

Esta ciencia es importante desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e historia, en su memoria y para esto vio como única opción la escritura los cuales a su vez hicieron crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.

INTRODUCCIÓN

En este ensayo vamos a hablar de la importancia de los archivos en las organizaciones las diferentes clases e historia, evolución y características de estas y su estructura

Definiendo primero su concepto, profundizando en las diferentes clases de archivo, hablaremos de las cualidades de un archivo y cualidades de un archivista, nombraremos las herramientas de trabajo que se emplean en este

Ensayo: Importancia de los Archivos

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

​Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa

ORIGEN Y EVOLUCION

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.

Entre Las culturas que aportaron al surgimiento documental se encuentran la egipcia, las civilizaciones de roma y Grecia, Los arcadios, sumerios y babilonios

CONCEPTO DE ARCHIVO

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión

1. CLASES DE ARCHIVOS

• Según su organización:

Se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, de gestión, central o histórico.

Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación

Archivo descentralizado: Lleva cada una de las dependencias de la organización, es decir es independiente de todo proceso archivístico

 Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina

Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

• Según su uso:

El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, sujetándose a los requerimientos de la organización

Archivo activo: Lo integran documento del año actual o años anteriores que se encuentren en proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones entre otros por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente

Archivo semiactivo: se consultarían en su periodo de conservación y su consulta es menor

Archivo inactivo: documentos con durabilidad perpetúa en el periodo de conservación, de acuerdo con su disposición legal, fiscal, comercial o histórica.

• Según su naturaleza:

De acuerdo al tipo de entidad que realiza el proceso de archivo

Archivo público: Documento que Pertenece a las entidades del estado

Archivo privado de interés público: Documento que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.

Archivo privado: Documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas

• Según su ciclo de vida

Transferencias primarias, transferencias secundarias

Archivo de gestión: Documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización

Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero son vigentes

Archivo histórico: Documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente

1. CUALIDADES DE LOS ARCHIVOS

Ventajas que este sistema presta a la organización al igual son características propias de los documentos que componen un archivo, como lo son:

Económicos: Ahorra tiempo y personal empleado en las búsquedas de documentación