¿Importantes para la empresa o una pérdida de tiempo?

Archivos

¿Importantes para la empresa o una pérdida de tiempo?

En todo ámbito de la vida tanto cotidiana como laboral; vivimos trabajando recolectando, leyendo, analizando y tomando decisiones en base a información ubicada en “archivos”; el uso o no de estos archivos para la toma de decisiones es propia del usuario desde todo ámbito socioeconómico pero cabe resaltar un interrogante ………. ¿Me es útil o importante un archivo?

Los documentos o archivos son una parte fundamental en cualquier empresa, ya que sin ellos no hay un registro histórico ni se tendría memoria para soportar las tareas o actividades administrativas; podemos decir que los archivos son los grandes testigos de la evidencia tanto de los eventos del pasado como para la toma de decisiones en el presente como en el futuro. Muchos lideres o jefes administrativos olvidan la relevancia de los procesos de la gestión documental y la necesidad de los archivos en todas las dependencias de una empresa; vivir el dia a dia sin tener conocimiento alguno sobre sus actuaciones o la de los demás, o no querer conocer su historia y reclamar estar informado y documentado exige que el mundo debe prestar  interés que se merecen los archivos  para conseguir el conocimiento requerido.

Los archivos son necesarios en la sociedad y en las empresas porque promueven el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria e historia, difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a las personas, son garantía de Protección de datos y Propiedad Intelectual gracias a ciertas leyes, impulsan la investigación desde todo tipo de ámbito tanto histórica como científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya la transparencia y la rendición de cuentas, y ayudan a la localización de la información a la hora de buscarla.

Los archivos son fundamentales en la evolución cultural, social, política y científica de las personas; además representa la conservación de documentos y consulta de información. Actualmente los archivos son funcionales y de fácil manejo para su consulta gracias a las nuevas tecnologías de la información que nos facilitan aun mas los modos de buscar información. La evolución de los archivos nos muestra que estos pueden ser en papel o cualquier otro medio de soporte tales como medios legibles o digitales, estos pueden ser parte esencial de los recursos de información, en su documentación podemos evidenciar de forma original el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.

Su importancia radica en el valor que tiene para la administración, investigación, la comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos recopilan, conservan y difunden información recolectada y registrada, generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades o tareas que ésta realiza.