APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

Karla Cristina Ciro Vargas.

Organización Documental en el Entorno Laboral.

Ficha: 2192223

Margarita Rosa Meisel Fernández.

19 de septiembre de 2020.

Servicio Nacional de Aprendizaje.

SENA.

Cada empresa, organización o entidad produce diferentes tipos de información en distintos formatos. De este modo, si no se lleva un correcto manejo de la gestión documental, la empresa podría ir perdiendo control sobre lo que produce. Esto se ve reflejado en los gastos relacionados al manejo documental, así como el tiempo que se invierte en la búsqueda, archivo y modificación de los documentos. La correcta organización de las diferentes actividades que se ejecutan a diario al interior de una empresa permite que el flujo de trabajo, el control de los procesos y demás factores, se mantengan en las mejores condiciones. Esto se puede alcanzar por medio de una excelente aplicación de las bases de la gestión documental, la cual provee de estrategias y herramientas de gran utilidad para alcanzar los objetivos de orden, selección y control. Las Tablas de Retención Documental (TRD) son tan solo uno de los instrumentos más ejecutados por su función central, relacionada a la administración de la información y su mantenimiento a través del tiempo. Es por ello por lo que, dentro de las estrategias planteadas desde la gestión documental y del manejo de las TRD, se prioriza el orden y el correcto uso de la información, todo con la finalidad de optimizar tiempos, automatizar tareas y mejorar la eficacia y la eficiencia, y de este modo contribuir al crecimiento económico de la entidad.

En Colombia, La Ley Nacional 594 de 2000 - Ley General de Archivos, reguló en su Título V: Gestión de documentos, la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. De manera más específica, se tiene que en el Acuerdo 002 de 2014 se establecen los criterios básicos para la creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de archivo.

Ahora bien, la producción de documentos es una actividad que requiere de ciertos protocolos para establecer los tiempos, destinos y disposiciones de la información a medida que pase el tiempo y, teniendo como eje, la prioridad que tienen estos documentos para la organización. Así, las TRD contribuyen al:

• Manejo optimizado de la información, es decir, entender el objetivo de cada documento para clasificarlo según la relevancia que posee para la organización.
• Control, seguridad y acceso a los documentos, esto permite el reconocimiento de las categorías documentales favoreciendo un control de la información basado en su ubicación y disposición.
• Selección y conservación categorizada permitiendo establecer un orden lógico de las categorías archivísticas con el fin de implementar de la manera más clara posible, la usabilidad, las características de los documentos y su temporalidad existencial.

De esta manera, las Tablas de Retención Documental contribuyen al buen funcionamiento de las estrategias relacionadas con la gestión documental. Sin embargo, en nuestro país se evidencia que las entidades no cuentan con el personal debidamente capacitado para ejercer las funciones archivísticas, a pesar de que la Ley estipula que el manejo del archivo debe ser tratado por personal calificado, con formación específica y con dedicación exclusiva a dichas funciones. Esto fue lo que sucedió el pasado 3 de marzo de 2020 en el Centro Nacional de Memoria Histórica (CNMH) de Bogotá, donde organizaciones de víctimas del conflicto armado retiraron más de 30.000 documentos que aportaron voluntariamente sobre la guerra en el Catatumbo; durante este acto se entregaron 77 cajas, 427 carpetas y 31.265 folios correspondientes a dichos archivos. La decisión de retirar los archivos fue tomada por la Asociación Minga pues aseguran que “las víctimas el conflicto no merecen olvido y que el Estado no puede ni olvidarlas ni dejarlas en la historia como si no hubiesen existido", además consideran que el CNMH a cargo del director Rubén Darío Acevedo Carmona desconoce los derechos consignados en la Ley de Víctimas pretendiendo negar y tergiversar la información consignada en los archivos, dejándolos en un olvido o categorizando sus relatos de otra manera, lo cual, para las víctimas estas memorias son de un valor incalculable ya que con un debido proceso les permitiría alcanzar justicia y conocer las verdad sobre muchos sucesos. En su defensa, el CNMH explicó que ha cumplido con su misión de mantener la memoria histórica manteniendo el compromiso de fortalecer los archivos que se encuentran en el Centro.