Tablas de retencion documental

Aplicación de las tablas de retención documental

En los últimos años, las empresas han prestado más atención a la organización de los documentos, por lo que, en toda organización, ya sea pública o privada, es necesario contar con documentos debidamente organizados y gestionados por las leyes y normativas vigentes. expresado por el derecho consuetudinario. La Ley N ° 594 de 2000 (en la que se debe adoptar el formulario de retención de documentos) garantiza el fácil acceso a la información cuando sea necesario. El artículo 24 de la ley establece y estipula la obligación de elaborar y adoptar el formulario de retención de documentos, según cada entidad. funciones y procedimientos de cada entidad, una herramienta de archivo que caracteriza las características de cada entidad, y la entidad recibirá, archivará y guardará los documentos que genere.

De esta manera, el formulario de retención de documentos puede clasificar los documentos de la empresa de acuerdo con la estructura funcional interna de la organización, y señalar los estándares de retención y métodos de disposición final obtenidos por cada equipo de documentos después de la evaluación de documentos.

 Actualmente, los archivos utilizan la tecnología de la información para simplificar el proceso de archivo, lo cual es un desafío. A partir de tener suficiente espacio físico para almacenar una gran cantidad de papel en la estantería, pasamos a servidores y CD para este propósito, lo que no solo ahorra tiempo, sino que también brinda una mejor experiencia para el encargado de la consulta.

Es precisamente en la última actualización del plan de gestión documental (PGD) del plan de gestión documental (PGD) de la entidad realizada por el Comité de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia Financiera de Colombia a fines de 2016 que la digitalización de los archivos de la institución ha hecho que la institución más ágil. Proceso de búsqueda y recuperación de información y protección integral del patrimonio documental con su soporte original, entre otros beneficios.

Es por eso que las tablas de retención de documentos son muy importantes en una empresa, ya que definen el tiempo de retención de los documentos y retienen todos los documentos que son importantes para la organización.

También se debe considerar que los administradores de archivos deben ser personal especialmente capacitado y calificado, pero en muchas organizaciones, no cuentan con personal capacitado para realizar estas funciones, o no brindan capacitación o adiestramiento. De acuerdo con el artículo 18 de la Ley N ° 594 de 2000, se han actualizado los temas relevantes, lo cual es indispensable para las entidades.

El Archivo Nacional ha aprobado un formulario de retención de documentos, cuyos antecedentes laborales se encuentran entre 80 y 100 años, contados desde la jubilación de funcionarios y / o trabajadores.