APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Las tablas de retención documental es un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales, a las que se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

El tema de gestión documental, con el paso de los años vemos que ha tenido mucha importancia y cada vez son más los cambios significativos que se evidencian en los procesos de archivo, sistematización y divulgación; lo cual refleja una mejor organización documental en Colombia. Si nos vamos a los años antes de que saliera la ley 594 de 2000 (Archivo General de la nación), podemos hallar que los archivos se  manejaban de una manera tan preocupante por la condiciones archivistas de la época, donde se evidenciaba la poca vulneración y durabilidad de los documentos, por ende éstos se deterioraban a tal punto de perderse toda información. Con esto se generaba traumatismo en las instituciones, que a pesar de tener todo archivado y organizado, esto no garantizaba lograr tener de forma inmediata una información eficiente en el tiempo requerido.

Vemos en la actualidad unos grandes avances en la gestión documental gracias al manejo importante que tienen las tablas de retención documental, ya que es una herramienta archivística dinámica que requiere permanentemente seguimiento y apoyo de quienes son los productores (dependencias) garantizando así el control y la identificación de la documentación relevante para la administración. Manejando toda la información de manera organizada y estandarizada, son series y subseries generando así una historia y una memoria intacta de los documentos y sobre todo bien manejada.

Gracias a las tablas de retención documental se obtienen muchos beneficios como los son la facilidad de la recuperación de la información, racionaliza la producción documental, facilita el control y acceso de los documentos, regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo central, permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar documentos relevantes. También con la obligatoriedad de la implementación de las tablas de retención documental se puede saber el ciclo vital  desde el inicio hasta el final del desarrollo de los documentos y archivos, conociendo así su valor primario o secundario dentro de cada institución.