APLICACION DE TABLAS DE RETENCION

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

FICHA: 2120561

ENSAYO:

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

APRENDIZ:

IBAÑEZ PEÑA ANGIE DANIELA

INSTRUCTOR (A):

MONICA ISABEL ESTRADA BLANCO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE, SENA

BARRANQUILLA, ATLÁNTICO

2020

Introducción:

TRD (Tabla de Retención Documental) Es donde se registra el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el instrumento archivístico que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación de los documentos, en ella se indica que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Además Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos reconoce la importancia de la conservación documental mediante la gestión archivística. De modo que esta ley precisa la obligación de la aplicación  de reglas, pautas y principios para regular la acción archivística.

Palabras claves: Series, Ciclo vital, tiempo, instrumento, conservación, preservación, vigencia, obligación, reglas.

Aplicación de TRD

Como ya sabemos la Tabla de Retención Documental se considera como el instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, estableciendo la necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación de los mismos, es decir sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización. Como en una empresa se manejan varios tipos de archivos estos se podrían separar y agrupar entre sí mediante un listado de series, permitiendo así poder asignarles el tiempo de permanecía de acuerdo al ciclo vital de los del documento que son: archivos de gestión, archivo central y archivo histórico. Además todos los documentos poseen un valor que los identifica, dependiendo de la etapa del ciclo vital en el que se encuentran como lo son de valor primario (Administrativo, Legal, Fiscal, Contable y Técnico) y los de valor secundarios (Histórico, Cultural, Investigación y Científico).

Las empresas tienen la necesidad de contar con archivos organizados ya que las actividades empresariales generan diferentes documentos al día como por ejemplo: facturas, contratos, actas, historias laborales e informes, entre otros. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos; entonces debido a esa necesidad se debe elaborar tablas de retención documental como lo expresa la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000) a través de ese instrumento de puede organizar o separar en  archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos.