EVIDENCIA 3: ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

EVIDENCIA 3: ENSAYO IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

LUIS  DAVID MEDINA SANDOVAL

POPAYAN, CAUCA

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

INTRODUCCION

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir desde los inicios de la humanidad misma, la palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar que tiene como finalidad la recopilación y conservación de documentos que pueden ser, documentos, libros, recortes de diarios viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación.  Esto nos demuestra lo importantes que han sido para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad ya que los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos ya que su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene para la administración, y la investigación.

En este ensayo se va a enfocar en la importancia de los archivos, en la cual se plasma la terminología archivística y se hablara sobre la Importancia de los archivos teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en medio actual.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios, tales como los egipcios que plasmaban su información en templos, las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban escritos en madera y mármol, los arcadios, sumerios y babilonios los cuales tallaban sus escritos en pieles, madera arcilla entre otros. Todas estas culturas dieron pie a la evolución del archivo ya que eran una herramienta de control de la población y de la riqueza. Con el paso del tiempo vemos que los archivos se fueron dando una gran importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y de la identidad. Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales nacional.

Los archivos son el conjunto de documentos, sea cual fuese su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural ya bien sea por una persona natural o entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión. Estos conjuntos de documentos poseen ciertas características que brindan ventaja a la organización adicionando elementos de competitividad las cuales son:

• Economía: ahorrando costos derivados por el tiempo de búsqueda de documentación.
• Simpleza: ya que identifica el contenido de la información de manera sencilla.
• Funcionalidad: permitiendo la operación de archivar y consultar la documentación de manera eficiente.
• Exactitud: ya que brinda una clasificación precisa al momento de archivar.
• Tecnicidad: se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal.

Adicionalmente los archivos se pueden clasificar en cuatro grandes clases que varían según su organización, su uso, su naturaleza y según su ciclo vital.  Según la organización se pueden dividir en cuatro categorías que son:

• Archivo centralizado: es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.
• Archivo descentralizado: es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización, es decir, es independiente de todo proceso archivístico.
• Archivo descentralizado con control descentralizado: es aquel depósito de información que lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.
• Archivo descentralizado con control centralizado: o es el depósito de archivo que se maneja de acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su vez se controla desde el archivo central.

Según su uso, el cual va a depender del tiempo en el que lo requiere la organización y se clasifican en tres categorías:

• Archivo activo: está compuesto por documentos del año actual o anteriores pero que se encuentran en tramitación.
• Archivo semiactivo: son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor.
• Archivo inactivo: son los documentos que su periodo de duración es perpetuo.

Según su naturaleza, la cual esta relacionado con el tipo de entidad que realiza el proceso de archivo y se divide en:

• Archivo público: es todo documento perteneciente de la entidad estatal.
• Archivo privado, de interés público: son documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público.
• Archivo privado: son documentos que pertenecen a empresas privadas o personas jurídicas.

Y según su ciclo vital que se divide en tres categorías:

• Archivo de gestión: que corresponde a la documentación que esta sujeta o depositada a la consulta administrativa.
• Archivo central: que es la agrupación de documentos que han sido transferidos de los diferentes archivos de gestión de cada dependencia y que a pesar de que su consulta no es frecuente siguen vigentes.
• Archivo histórico: son aquellos que se transfieres del archivo central a un archivo de conservación permanente.

Por otro lado, vemos que de acuerdo al orden territorial tal y como lo especifica la ley general de los archivos de Colombia, los archivos de naturaleza publica se han categorizado mediante tres artículos que son: