Elaboración de Ensayo “Importancia de los Archivos”

Guía de aprendizaje N.º 1

Elaboración de Ensayo “Importancia de los Archivos”

Programa de Formación

Administración Documental en el Entorno Laboral

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Importancia de los Archivos

Los archivos se remontan desde el origen de la escritura, fundamental en el surgimiento de las instituciones, influenciando en el poder y conocimiento, las civilizaciones que mas se destacaron por utilizar archivos fueron los egipcios, china e india, con archivos en piedra en sus templos, los romanos y griegos con escritos en madera y mármol, los arcadios, sumerios y babilonios también tallaban escritos en piedra, madera y mármol. Hacia el siglo XII y XIII se encuentran archivos con algunas características como los que rigen en la actualidad, en el siglo XVI España es pionera en el tema de archivos, pero es en plena revolución francesa cuando se destaca la importancia de los archivos y estudiar como archivista, Napoleón intento unificar los archivos de toda Europa en parís.

En la actualidad todas las investigaciones se basan en información documentada en archivos, entonces debemos tener presente que los archivos son fundamentales en la historia de la humanidad y que el archivo es conjunto de documentos, sin importar su forma, acumulados por una persona o empresa en el desarrollo de su gestión, su importancia radica en que sirven para la toma de decisiones, debido a que la información que contienen es un testimonio de diferentes sucesos. Los archivos se clasifican de diferentes formas, Según Su Organización: Centralizado, una sola dependencia controla la documentación de la empresa, Descentralizado, es el que lleva cada dependencia de la empresa, Descentralizado con control descentralizado, lo lleva cada dependencia y el responsable es el jefe de cada oficina, Descentralizado con control centralizado, se maneja de acuerdo a la necesidad de cada dependencia, pero es controlado desde el archivo central. Según su uso, los archivos se clasifican en : Archivo Activo: Constituye documentos del año actual o anteriores que se encuentran en trámite, se consultan permanente mente, Archivo Semiactivo: Varían en su periodo de conservación y su consulta es menor, Archivo Inactivo: Poseen una durabilidad perpetua en su conservación, teniendo en cuenta disposiciones legales, fiscales, comerciales e históricas, Según su naturaleza, se clasifican en archivo público: Pertenece a entidades del estado, Archivo Privado de interés público: Documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público y Archivo Privado: Documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas, Según su ciclo, se clasifican en Archivo de gestión, corresponde a la información que se encuentra archivada y esta sujeta a consulta administrativa por toda la empresa, Archivo Central, son documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia; no se consultan frecuentemente pero siguen en vigencia, Archivo Histórico, son documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.

Los documentos que componen un archivo se caracterizan por ser económicos, funcionales, exactos y técnicos, de igual forma el archivista debe tener características, fundamentales para su profesión, las cuales son: Orden, responsabilidad, prontitud, cordialidad, sigilo profesional y concentración.

Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, sustentado en la ley general de archivos de Colombia , en su articulo 7, por su jurisdicción se clasifican de la siguiente manera: Archivo General de la Nación, es el ente encargado de regular las sanciones y responsabilidades del archivo, teniendo en cuenta la pertinencia publica de sus entidades ( archivo general del departamento, del municipio y del distrito); de acuerdo a su territorialidad según el articulo 8