Ensayo importancia de los archivos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

TEMA

ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

DOCENTE:

JORGE ENRIQUE OLIVEROS OSPINA

APRENDÍZ

SEBASTIÁN GUARDIAS PATERNINA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

AÑO 2023

INTORDUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos donde agrego su terminología archivística partiendo desde su origen, evolución, clasificación, cualidades, categorización importancia. Desde el punto teórico y de la adquisición de los conocimientos del campo archivístico tanto en el pasado como en el presente basados en las empresas y personas para toda diligencia que se vaya a hacer se genera un documento y es ahí donde se procede a la organización de documento y como aplicar un sistema donde sea fácil el manejo en este punto aborda la evolución y sus ventajas.

ARGUMENTACIÓN

El archivo es un objetivo en la evolución tanto política, cultural social porque conlleva la preservación documental fuera de esto en la actualidad el archivo tiene una movilidad fácil y accesible ya que usando las tecnologías de hoy en día pueden facilitar o mejorar el modo de búsqueda de información dependiendo de la persona como hace uso de esta.

ENSAYO

“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

Si remontamos en la historia las primeras apariciones de la escritura serian en las excavaciones arqueológicas, que han encontrado huellas de archivos en la antigüedad y por ende estos documentos aparecieron en estos archivos traían como registros ya sean de soldados títulos de propiedad documentaciones legales; después de todo esto era para tener un control tanto de las riquezas como de la población.

Los primeros documentos estaban principalmente en tablillas de arcilla donde los sumarios, babilonios y arcadios escribían en ocasiones eran en marfil pieles etc. Y en papiros los egipcios; en un principio los archivos sus funciones importantes eran tanto recoger, conservar y servir. En el progreso de la evolución esta información puede estar plasmada en papeles u otro medio de soporte como el sistema operativo, los archivos son esenciales ya que puede mejorar en la recolección de información ya que está en su formato original, su desarrollo en la historia.

Su principal evolución se inició teniendo en cuenta en los registros entre el siglo XII Y XIII, que fueron documentos financieros ya después en el siglo XIV aparecieron ya archivos mejor estructurados, logrando algunos requisitos que cumplen los parámetros que rigen en la actualidad. Ya en el siguiente siglo XV y XVI como principal pionero en España Carlos I. Como resultado se hicieron indagaciones sobre los archivos tanto su importancia tanto general como administrativa en los siglos XVII y XVIII; pero en si en el siglo en que realmente se adquirió de real importancia de la operatividad de los archivos y la necesidad de estudiar como archivista esto es en el inicio de la revolución francesa en el siglo XIX.

Se ve reflejado que los países desarrollados toman un gran interés por la investigación actualmente que los sostienen los archivos existentes. Ahora en si ¿Qué es un archivo? Cuál es el concepto que nosotros le damos, que opinión o mejor dicho que perspectiva tenemos sobre esto; unos de los conceptos que le podemos dar desde el punto de vista de uno es que el archivo es un componente que guarda un grupo de datos que más adelante se pueda hacer uso un ejemplo de archivo seria textos ya sea que estén escritos o virtual, canciones, videos e inclusive imágenes, en pocas palabras el archivo es un contenedor de todo tipo de información.

La importancia de los archivos parte desde el valor que da tanto en las empresas, instituciones, social, cultural, investigaciones etc. Ya que como había dicho anteriormente los archivos reunir, cuidar y esparcir la información registrada de los documentos, producida o ya sea tomada por una institución, persona etc. De igual forma los archivos son creados por personas o entidades que están en desarrollo de sus actividades para su finalidad, después de todo, los grupos o entidades siempre acude frecuentemente a los documentes que anteriormente ha realizado o recibido esto hace para comprobar los pendientes, indagar sucesos, contestar trámites, demandas etc.

El tema de archivo se clasifican ya sea por su organización, según su uso, su naturaleza y  su ciclo vital que es lo que significa cada uno de estos entonces:

• Por su organización: está dividido  en dos ya sea  de carácter centralizado, significa que solo hay una única entidad que controla la documentación y de carácter descentralizado, que es independiente de todo proceso de archivos

B) Según su uso: estos se clasifica según basados su uso y organización se dividen en 3 1) Archivo activo. Son los que periódicamente las personas los miran dado la importancia en cuanto a información plasmada, fecha, creación etc. estos son más considerados como de carácter importante. 2) Archivo semiactivo. Tienen almacenada información que llegué a ser de importancia, pero esto no llega tener una escasa consulta, me especifico,  llegan a contener información importante pero al mismo tiempo su consulta no es constante y 3) Archivo inactivo. Son documentos de conservación permanente ya sea que contenga información importante de carácter legal, de historia, cultura social, comerciales etc.

C) Su naturaleza. Esto es de acuerdo a la entidad que realiza este proceso que son: El archivo público, Archivo público de interés privado y Archivo privado. D) Y su ciclo vital. Está compuesto por los archivos de gestión que es de consulta administrativa por toda la organización, el archivo central es toda información que esta compuestas por varias dependencias y el archivo histórico Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.

Las cualidades de los archivos se determina como que tipo de ventajas ofrece esta metodología a las organizaciones si es viable, competitiva y pueda mejorar el rendimiento las características en cómo se componen un archivo es de carácter económicos, simples, funcionales, exactos y técnicos. Dentro de las cualidades de un archivista tiene como prioridad absoluta que se reconozca con la profesión que está ejerciendo, por lo tanto se necesita que sea dinámico, que tenga presencia institucional y participativa; debe evitar ser conformista, la pasividad etc. Las características importantes que debe tener un archivista es tener: orden, responsabilidad, prontitud, cordialidad, sigilo profesional y concentración, esto hace que sea mejor en su campo laboral.

En la categorización de los archivos se clasifican de acuerdo a su orden territorial esto es de acuerdo su jurisdicción de competencias que son el archivo general de la nación este regula las sanciones y responsabilidades del archivo de cada entidad pública como (archivo general del departamento, archivo general del municipio y archivo general del distrito. También dentro de la categorización se encuentra el de territorialidad estos son desde el punto de vista del territorial que son archivo de entidades del orden nacional, departamental, distrital, metropolitano, municipal y local, también archivos de las nuevas entidades territoriales  que se creen por ley y archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los desarrolle. Y por último dentro de esta categorización se encuentra organización del estado esto es de acuerdo al art.9 de la ley general de archivos de Colombia que se clasifican en archivos de la rama ejecutiva, legislativa, judicial, archivos de los organismos de orden de control y organismos autónomos.

Existen varios elementos de archivos que ayudan a la conservación de los documentos y que sean duraderos y fácil de encontrar y solo voy a destacarlos que se usan habitualmente, como lo que son los archivadores verticales, horizontales, folderama, archivador giratorio, archivador mecánico, archivador electrónico, planoteca, sello fechador, gancho legajador de plástico, legajados, cajas de archivo también en la papelería los papeles más usados son de tamaño carta para empleados para la comunicación interna y externa, de tamaño oficio para empleados que realizan documentos de carácter jurídico y el bond que es de 75 gr es para fotocopias.

Y por último para garantizar que los documentos estén en buena calidad y preservación existen dos instrumentos  que se llaman el termómetro y el higroscopio o higrómetro estos miden la temperatura ambiental, humedad y condiciones climáticas.

CONCLUSIÓN

El archivo además de ayudar a la investigación es un contenedor de información que ayuda a esparcir no solo informes del tema sino que por medio de publicaciones o exposiciones ya sean permanentes o temporales; en una empresa, entidad del estado etc. El archivo es de sumamente importante ya que sirve para gestionar puede ser clasificable y ordenable  ayudando a mejorar los procesos administrativos un buen manejo de los archivos ayuda ahorrar tiempo, espacio, acceso inmediato, mejora la sostenibilidad ambiental y entre otras esto ayuda a la maximizar la eficiencia en el entorno

BIBLIOGRAFÍA

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• https://docs.oracle.com/cd/E19683-01/816-3938/6ma6eh79q/index.html#:~:text=Un%20archivo%20es%20un%20contenedor,conoce%20como%20tipo%20de%20datos.