EVIDENCIA ENSAYO IMPORTANCIAS DE LOS ARCHIVOS

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

INTRODUCCIÓN

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura y se encontraron registros de que desde la antigua Grecia se guardan cierto tipo de información aunque de manera desordenada. Con el tiempo se dieron cuenta lo importante que era archivar y tener diferentes papeles a la mano, así que se dejó el proceso y se mejoró poco a poco. 

La palabra archivo se utiliza generalmente para designar a aquel lugar qué tiene finalidad la recopilación y conservación de documentos que pueden ser, documentos, libros, recortes de libros viejos, entre otros y que obviamente ostentan una importancia vital en la identidad y la reconstrucción histórica de una nación. Esto nos demuestra lo importantes que han sido los archivos para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad.

Actualmente, podría decirse, que desde inicios del año 2010 o antes el gobierno colombiano ha demostrado darle una gran importancia al archivo y manejo de este mismo. En toda organización ya sea pública o privada para la Organización de su archivo deben legalmente tener personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la Organización del archivo. Como se sabe, el proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución, el individuo debe archivar por el método apropiado para conseguir el archivo.

En este ensayo se va a enfocar en la importancia de los archivos, en el cual se encuentra terminología archivistas y  aplicación en el medio actual.

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS 

Los archivos son el conjunto de documentos, sea cual fuese su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural ya bien sea por una persona natural o una entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. Estos conjuntos de documentos poseen ciertas características que brindan ventaja a la organización adicionando elementos de competitividad las cuales son: 

• Economía: ahorrando costos derivados por el tiempo de búsqueda de documentación
• Simpleza: ya que identifica el contenido de la información de manera sencilla 
• Funcionalidad: permitiendo la operación de archivar y consultar la documentación de manera eficiente
• Exactitud: ya que brinda una clasificación precisa al momento de archivar 
• Tecnicidad: se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal.

Quiere decir que, en conclusión los archivos custodian decisiones, actuaciones y memoria. 

• Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable que se transmite de generación en generación. 
• Los documentos son gestionados en los archivos desde su origen para preservar su valor y su significado.
• Los documentos son fuentes fiables de información que garantizan la seguridad y la transparencia de las actuaciones administrativas.
• Juegan un papel esencial en el desarrollo de la sociedad contribuyendo a la constitución y salvaguarda de la memoria individual y colectiva.

Y por eso se necesita qué:

• Se adopten y se apliquen políticas y normas legales en materia de archivos.
• Todos los organismos públicos o privados que producen y utilizan documentos en el ejercicio de sus actividades valoren y ejerzan eficazmente la gestión de sus archivos.
• Se doten los recursos adecuados para asegurar la correcta gestión de los archivos, incluyendo profesionales debidamente cualificados.
• Los archivos sean gestionados y conservados en condiciones que aseguren su autenticidad, fiabilidad, integridad y uso.
• Los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes sobre esta materia y las relativas a los derechos de las personas, de los creadores, de los propietarios y de los usuarios.
• Los archivos sean utilizados para contribuir al desarrollo de la responsabilidad de los ciudadanos.

La construcción de sistemas institucionales de archivos representa un arduo y complejo proceso de trabajo. Comprender su significado, la importancia y el papel que representan en el desempeño de las actividades archivísticas, como continente en el que deben llevarse a cabo todas las operaciones y procesos de gestión documental, es una tarea fundamental.

El desempeño de las responsabilidades de los archivos como sistema permitirá su uso intensivo tanto para documentar los procesos de gestión de la administración pública como para construir la memoria de las propias instituciones de Gobierno, y a manera de recurso esencial para favorecer una cultura de transparencia y rendición de cuentas en el aparato gubernamental.