Instructivo para la gestión del cambio por proyectos

Instructivo para la gestión del cambio por proyectos

2021.01.11

A diferencia de la gestión de la mejora, que se enfoca en resultados, la gestión del cambio surge por una presión que se identifica ante una falencia en la gestión, bien sea porque se presentan errores, o porque no existen métodos claros para gestionar necesidades internas o externas, por lo tanto, no media un resultado que se desea modificar.

Este instructivo está asociado al formato “Gestión de cambio por proyectos”

1. Presión por el cambio: Para que el cambio sea efectivo, se requiere que exista presión y, entre mayor sea esa presión, más posibilidades de desarrollarlo se crean, siempre y cuando se aplique el método sugerido.  La presión del cambio puede provenir del análisis interno de un proceso o de un área, por los grupos de interés, por el entorno o por múltiples factores adicionales.  Documente cuál es la presión que se está generando que hace necesario abordar la gestión de cambio, incluya el impacto que se tendría para el colegio en caso de no atender esa presión por el cambio.

Ejemplos de presión por el cambio: 1) Es muy difícil encontrar información de cualquier área en el momento en que se requiere.  2) Hay una brecha entre el currículo escrito y el currículo enseñado. 3) Los padres de familia no se vinculan al proceso de formación de sus hijos.

1. Una clara visión compartida. Redacte un texto en el que describa como visualiza el problema solucionado, que genere emoción en los implicados y les motive a generar los cambios necesarios.
2. Capacidad para el cambio: Puesto que ya se tiene una clara visión compartida, se debe asegurar de identificar las capacidades requeridas para pasar de la situación actual a la situación deseada.

Las capacidades pueden incluir conocimientos, habilidades técnicas y competencias, que en últimas determinarán el personal interno y eventualmente externo que se requiere para la gestión del cambio.

El tiempo es otro factor importante a considerar dentro de las capacidades, es decir, determinar el tiempo que se asignará para el desarrollo del cambio, la fecha en que se espera tener el cambio implementado y las dinámicas de espacios asignados el proyecto.

También se debe evaluar la capacidad financiera para el cambio, por lo tanto, se deben estimar los costos de la implementación y asegurarse de tener los presupuestos asignados.

Documente todos los aspectos anteriores.

1. Acción estructurada:  El plan de trabajo puede comprender simplemente actividades o actividades agrupadas por fases.  Para el plan de trabajo se recomienda un diagrama de Gantt, Plan Operativo de Acción o el gestor de actividades ubicado en “Estructura Documental”

Fases: Cuando la mejora es compleja y larga, y comprende muchas actividades, es mejor identificar primero las fases gruesas de ese plan de trabajo y definir si unas fases son pre-requisito de otras para determinar la secuencialidad en su desarrollo.

Actividades: Cada actividad debe tener una fecha de inicio y una fecha esperada de finalización, así mismo una persona responsable de la actividad y, cuando aplique, se recomienda identificar el entregable.  También se recomienda identificar cuáles actividades son pre-requisito de otras.