¿Por qué es importante la comunicación efectiva entre el administrador y sus colaboradores?

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA COMUNICACIÓN EFECTIVA ENTRE EL ADMINISTRADOR Y SUS COLABORADORES?

Por Cristian Mateo Mantilla Hernandez

Estudiante de administración de empresas de la Universidad de Antioquia

Resumen:

el siguiente texto busca proponer estrategias para el mejoramiento de la comunicación en la empresa, y de esta manera evitar pérdidas de tiempo, pérdidas económicas y el deterioro de un ambiente laboral idóneo, el cual, es uno de los ejes principales para el éxito de las organizaciones.

Abstract:

The following text seeks to propose strategies for the improvement of communication in the company, and in this way avoid loss of time, economic losses and the deterioration of a suitable work environment, which is one of the main axes for the success of the companies.

Palabras Clave: Comunicación empresarial, mesas de diálogo, estrategias de comunicación.

La comunicación es el hecho de transmitir información de un individuo a otro, siendo una acción muy importante para nuestra cotidianidad, en el ámbito empresarial no es la excepción. En este aspecto, una mala comunicación podría generar problemas en la organización, tales como el retraso en la producción y el alcance de objetivos o un ambiente laboral desagradable. Estos inconvenientes a su vez, generan pérdidas de tiempo que a futuro se convertirán en bajas económicas para la empresa.

Pero, ¿qué entendemos como una mala comunicación y cómo podemos evitar que estos problemas ocurran?, consideramos que una mala comunicación es aquella que no es certera con lo que busca transmitir, aquella que tiene más palabras de las necesarias para dar a conocer un mensaje y por ende da espacio a ambigüedades o interpretaciones equívocas por parte del receptor. Por tanto, para evitar esta clase de inconvenientes en la empresa, el administrador debe buscar formas para que la información que da a sus colaboradores sea lo más clara y concisa posible, algunas de estas maneras pueden ser la implementación de instructivos escritos, evitar la comunicación de voz a voz, establecer un método de toma de pedidos virtual, asignar líderes expertos en el tema a cada zona de trabajo o crear mesas de diálogo para la transmisión de la información.

Tomaremos como ejemplo el caso de la empresa Vifetho, esta es una empresa privada del sector textil con sede en la ciudad de Arauca, se dedica a la elaboración de uniformes e implementos industriales para los trabajadores del campo caño limón el cual a su vez es el campo petrolero de esta región. Lo sucedido en esta empresa es algo que ocurre con frecuencia en muchas otras organizaciones en sus áreas de producción, el caso puntual, es que la empresa recibió un pedido con ciertas tallas de uniformes, el problema radica en que los operarios encargados del corte de tela recibieron instrucciones incorrectas sobre la cantidad exacta de dichos tallajes y esto conllevó a que, al entregar el producto, recibieran quejas por parte de la empresa contratista y consecuente a esto se vieran obligados a repetir el proceso de confección de unos nuevos uniformes que representaron perdidas de tiempo y materia prima que posteriormente se vieron reflejadas en pérdidas económicas para la empresa ¿por qué? Porque tanto el tiempo como la materia prima empleada para la reposición del error podrían haber sido utilizados en otro pedido que recibiese la empresa.

En este orden de ideas, se propone implementar las soluciones anteriormente planteadas. Con el uso de instructivos se puede garantizar que cada operario pueda acceder a él en caso de desconocimiento de alguna medida, de algún trazo y así evitar los contratiempos que podrían generar el desconocimiento de la labor. Estos instructivos, son una guía de pasos claros acerca de cada acción que se deban realizar en diferentes partes de la zona de trabajo.

Evitar la comunicación voz a voz es un factor clave, sobre todo si no es correcta. El administrador o líder de grupo debe ser muy conciso y seguro de lo que dice, transmitiendo la información directa a los colaboradores interesados en ella, evitando de esta manera una tergiversación de lo que quiere dar a conocer mediante un coloquialmente llamado “teléfono roto”. A esto, se le agrega la implementación de los líderes por sector de trabajo, estos serían una fuente de fiabilidad al rectificar cada uno de los pedidos que ingresan y también cada uno de los productos que sale, corroborando que el número, calidad y tipo de productos finales sean acordes al pedido realizado por el cliente.