LA NECESIDAD DE CLASIFICAR LA INFORMACIÓN CONTABLE: “LA CUENTA”

LA NECESIDAD DE CLASIFICAR LA INFORMACIÓN CONTABLE:  

“LA CUENTA”

La Necesidad de Clasificar La Información.

Uno de los principales problemas asociados con la gestión de información contable, es la dificultad de almacenar y clasificar los datos (asientos contables) de forma tal, que pueda ser posteriormente procesada y recuperada fácilmente, satisfaciendo así las necesidades de sus distintos usuarios, tantos internos (información administrativa y de gestión), como externos (información financiera).

“La Contabilidad incluye el desarrollo y el análisis de la información, la verificación de su validez e importancia y la interpretación y comunicación de la información resultante a los posibles usuarios”

(J. C. Fresco, “El Plan de Cuentas Como sistema”), dado que esta información es expresada en un común denominador que es la moneda, en términos cuantitativos, no todos los hechos económicos son “medibles”.   Esta limitación puede disminuirse con un conocimiento técnico, habilidades cognoscitivas, disciplina, percepción y objetividad, que permitan al contador y a la contabilidad, “procurar” que la información, cualquiera sea su forma, y su grado de incertidumbre, se refieran y ayude en la gestión de la empresa, pero no puede eliminarse.

Entendemos que la contabilidad, además de preparar la confección de:  las “asentaciones” contables;  ajustes y Estados Contables, debe  analizar inventarios, detallar deudas por clientes,  grado de antigüedad, ubicación, informar acerca de la fluctuación de caja, los registros de los costos mediante análisis marginales, dar pautas de rentabilidad por producto, centro de costo,  u otro factor de análisis, en fin, éstos o cualquier otro aspecto que convierta a la información, indispensable para la conducción del “negocio”.

La necesidad creciente de información en función de sus atributos; clara detallada, pertinente, analizada mediante una taxonomía adecuada a las necesidades de quienes gerencian las empresas; y por sobre todo, la importancia del control cohesionado a la información contable, desatan la necesidad de contar con un MANUAL y un PLAN DE CUENTAS que sean núcleo y base del Sistema de Información Contable.

La Tecnología Informática, ha influido mucho en la evolución que ha tenido el Sistema de Información Contable.  La informática ha cambiado los modelos de negocios y los paradigmas sobre la administración y los sistemas de información administrativos. Hoy tenemos a los clientes accediendo a las distintas empresas por Internet. Esto se ha traducido en que el cliente cada vez tiene acceso a mayor información sobre los productos y servicios que satisfacen sus necesidades, pudiendo elegir entre más ofertantes cada vez.  Por otra parte, las empresas para poder competir, disminuyen cada vez más sus márgenes, haciendo necesario buscar las mejores ofertas de sus proveedores, para así disminuir sus costos.

El proceso de toma de decisiones en la empresa, se está haciendo más crítico y dependiente de la información.

Esta tecnología informática permite hoy definir planes de cuentas dinámicos, fáciles de adaptar a las cambiantes necesidades de información de la empresa. Además, permite agregar un control para los análisis futuros, tales como, número de documentos, tipo de documentos, conciliaciones, cuentas corrientes, ítems de gastos, centros de costos, centros de ingresos, y otros descriptores, lo que facilita el análisis y la generación de información administrativa atingente a las necesidades de control y de gestión.

Si queremos mejorar la competitividad de la empresa, estamos obligado a usar la tecnología informática, aumentando la velocidad en la obtención de los datos y la generación de información, entregándola en forma oportuna, dándole así una mayor integridad, pero disminuyendo cada vez más sus costos.

Evolución de la Forma de Registro de la Información Contable.

La constancia escrita más antigua de la contabilidad, que se tenga registro en nuestra investigación, data del 1335 y 1345, realizada por F. B. Pegolottti, en Florencia    Estos escritos contienen registros relacionados con la moneda, medidas, tablas de interés, mercancías, etc.  

La creciente  complejidad de los negocios y el comercio, hicieron necesario llevar una ordenada correspondencia comercial, organizar archivos que contengan los documentos de respaldo a las operaciones, calcular costos, buscar financiamiento y mantener un riguroso registro de orden “contable”, siendo las ciudades italianas las  primeras en desarrollarse frente al creciente comercio europeo.

En 1494, Venecia, el monje franciscano, discípulo de Leonardo da Vinci; Luca Pacioli, publica su obra titulada “Summa de Aritmetica,  Geometria Proportioni et Propotionalita”.  En su capítulo “Tractatus particularis et computis et scripturis”, explica la primera descripción completa del sistema contable por partida doble, “partita doppia”.  Extracto de algunas de sus instrucciones sobre la  “cuenta” mercaderías es la siguiente:  “ De todo cuanto pongas en ella,  la harás deudora día por día en tus libros....    Y HAZ COMO SI  ESTE  ALMACEN FUESE UNA PERSONA DEUDORA , de cuanto en él pongas o gastes por cualquier concepto y así también, por el contrario, la harás acreedora común de todo cuanto saques o recibas de ella como si fuera un deudor que pagase  en parte”.  Sin embargo Luca Pacioli no es el inventor del sistema.  El libro de Mazarí, Génova, 1340 tiene antecedentes de su aplicación, y en un manuscrito de B. Cotrugli, en  Ragusa, 1458,  registran un capítulo con indicaciones referentes al tema.

La característica principal de esta técnica, es que cada operación genera una doble serie de anotaciones, que arrojan una misma cantidad numérica de signos contrarios hechas en el “debe” y en el “haber”.  Se conoce entonces, el resultado de cada operación cuando se transcribe, y se detectan errores y sus causas.

De rudimentarios sistemas que facilitaron la memoria de hechos comerciales basados en señales, símbolos, números que permitieron “contarlos”, pasan a transformase en elementos gráficos que dan paso a la “cuenta”.   Se continuó avanzando, de la experiencia de esos sistemas surge la costumbre de hacer las cosas en una forma determinada, nacen entonces las normas prácticas de uso, que luego comienzan a divulgarse dando nacimiento a los “libros” sobre el tema.   Estas incipientes normas dieron paso a los “principios” que comenzarían a la vez a forja esta actividad, la contabilidad, como “ciencia”.