Notariado y registro
Enviado por sandra2801 • 15 de Enero de 2019 • Apuntes • 1.178 Palabras (5 Páginas) • 444 Visitas
DE LAS NOTAS DE REFERENCIA
Son actos notariales que sirven para comunicar en una escritura la existencia de otra que la modifica, cancela, adiciona, corrige errores o afecta la primera de alguna forma.
El tratadista Manuel Cubides Romero señala que “el propósito y objetivo de la nota de referencia es informar o comunicar sobre el instrumento inicial, que existe uno posterior otorgado por los mismos sujetos, con identidad jurídica, que afecta al primero y que con él se integra, a fin de que tanto los propios interesados como los terceros tengan oportunidad de consultar los dos instrumentos”…
El artículo 44, Decreto Reglamentario 2148 de 1983, señala: “el notario ante quien se extienda una escritura que modifique, adicione, aclare o afecte en cualquier sentido el contenido de otra que no reposa en su protocolo, expedirá un certificado que entregara al usuario con destino a la Notaria en donde se encuentra la escritura afectada para que, previa su protocolización, se proceda a colocar la correspondiente nota de referencia”….
Las notas de referencia lo que buscan es darle protección y seguridad al negocio jurídico, frente a las partes contratantes y frente a terceros.
LIBROS DE LAS NOTARIAS
LIBROS QUE DEBEN LLEVAR LOS NOTARIOS
LIBRO DEL PROTOCOLO:
El estatuto Notarial define l libro del protocolo en su artículo 107, así: “El protocolo es el archivo fundamental del notario y se forma con todas las escrituras que se otorgan ante él y con las actuaciones y documentos que se insertan en el mismo. Tendrá vigencia desde el 01 de enero hasta el 31 de diciembre de cada año y constara del número de tomos que sea necesario formar, procurando que no exceda de 1.000 el número de hojas de cada tomo.
Las escrituras se colocaran en el orden numérico sucesivo que les corresponda y se numeraran las hojas que las compongan y las de documentos agregados.
El protocolo parte del principio de matricidad ya estudiado, al final de cada tomo, el notario pondrá la correspondiente NOTA DE CLAUSURA, donde conste, número de folios y de escrituras que comprenden cada tomo, identificando la primera y última, finalizando con la firma completa del Notario y la fecha de cierre.
Los tomos de protocolo deben ser cuidadosamente encuadernados para asegurar su conservación. El Notario debe tomar las medidas necesarias para su estricta vigilancia, teniendo en cuenta que es un archivo público y que hace parte de los elementos esenciales de la escritura pública, para la expedición de copias y certificados además de servir de consulta a los interesados.
LIBRO DE RESOLUCIÓN DE ESCRITURAS:
Es complementario del protocolo. Allí se anotara las escrituras que se van numerando, respetando el orden consecutivo y llenando cinco columnas que contienen los siguientes datos:
- Fecha del instrumento
- Número de la escritura
- Nombre y apellido de los otorgantes
- Naturaleza del acto o contrato
Cuando deben anotarse los nombres y apellidos de varios comparecientes, se anotara el nombre del primero agregando a continuación la palabra “otro” y/o “otros”.
Este libro de trascendental importancia porque sirve para perfeccionar el proceso legal de escrituración, igualmente ayuda a controlar y prevenir cualquier hechos irregular que se presente en la autorización de la guarda y custodia de las escrituras públicas.
LIBRO INDICE ALFABETICO ANUAL:
El mismo procedimiento anterior se lleva s cabo en este libro con base en los datos anotados en el libro de relación pero en orden alfabético y correspondientes al del primer compareciente y ordenado cronológicamente.
Este libro sirve de guía y orientación para orientar al usuario en aquellos casos en que se ignora el número o la fecha de otorgamiento de la escritura pública.
LIBRO DE ACTAS DE VISITA:
En este libro se deben conservar las actas de visita que practique la Superintendencia de Notariado y Registro, entidad vigilante, ya seas visitas ordinarias o extraordinarias, especiales o generales.
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