Control de presupuestos. Los objetivos del control presupuesta

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Los objetivos del control presupuestal son:

- Garantizar el buen funcionamiento y organización de la entidad.

- Coordinar las actividades de la empresa.

- Comparar y analizar las cifras presupuestadas contra los resultados obtenidos.

- Ayuda a replantear las políticas de firma.

- Permite la formulación de la planeación financiera.

La integración de todo el trabajo presupuestal una medida de control, dicha integración comprende lo siguiente:

- Los presupuestos que afectan el balance general.

- Los presupuestos que conforman al estado de resultados.

- Los estados financieros proforma y presentación de información administrativa.

- El análisis de la información de las acciones correctivas.

En la época moderna surge el principio de la corriente integradora en las empresas, en la cual los presupuestos juegan un papel importante, y consiste en tres etapas:

- Diseño de un equipo de alto rendimiento o procedimientos de calidad total.

- Implementación de la organización integrada.

- El fomento del concepto de organización ampliada.

El control presupuestado debe de estar orientado a enfoques de mejoras continuas y de calidad.

La variación del presupuesto.

La variación en el presupuesto es la diferencia entre las cifras proyectadas contra las reales a través de la preparación de informes, la identificación de las variaciones, la explicación y corrección de las mismas, así como su modificación a un nivel de actividad constante.

Al presentarse las variaciones o desviaciones entre lo presupuestado y los resultados logrados es necesario distinguir entre las siguientes dos situaciones:

- Que el presupuesto se instrumente adecuadamente, pero no se ha logrado los objetivos cuantitativos dado que las estrategias no fueron las más adecuadas, para eso es necesario revisar y cambiar las políticas y las cifras.

- Que el presupuesto logra los objetivos previstos, por el proceso de implementación ha dejado mucho que desear. Para lo anterior se necesita revisar las razones por la cuales puede existir resistencia de algunos ejecutivos a instrumentar el presupuesto. De considerarse que el presupuesto es consistente se deben de aplicar a las medidas que permitan su implementación.

Análisis de las variaciones más relevantes.

Algunas de las variaciones o desviaciones más importantes que se derivan del control presupuestal son:

- Las variaciones en las ventas, que provienen de la diferencia entre el volumen real y el vendido, multiplicados los volúmenes por el precio esperado

- Las variaciones de uso, son aquellas que se refieren a las diferencias en el empleo de la capacidad productiva y de los recursos utilizados.

- La variación en la mezcla de insumos

- Las variaciones en los costos de los insumos.

- Las variaciones en los costos de distribución.

- Las variaciones en los niveles de rentabilidad, de liquidez y eficiencia

- Las variaciones en los pagos y los cobros.

Tratamiento de las variaciones

Las variaciones o desviaciones deben ser identificadas para determinar sus causas y sus posibles consecuencias, así como sus correcciones. Las cifras reales tienen que ser vistas desde dos perspectivas:

- Si se ha cumplido con los objetivos planeados (efectividad)

- Si en la realización de los objetivos se han maximizado los recursos y las operaciones (eficiencia).

Las variaciones tienen que ser, por tanto estudiadas cuantitativa y cualitativamente, cada concepto que se desvía de la meta es un resultado de una acción determinada que debe de identificarse de acuerdo con la naturaleza del concepto analizado.

Por ejemplo, una variación en las cuentas puede obedecer a una variable externa, mientras que para la producción pueden ser tanto internas como externas.

Uso y aplicación de los presupuestos en el control administrativo.

El control presupuestal representa el reflejo financiero de toda la función del control administrativo por que establece lineamientos cuantitativos contra los que se evalúa el desempeño financiero. Es además un proceso participativo de reflexión y confrontación de resultados.

Conclusión

En este tema hemos analizado de una forma global y finalista el papel de los presupuestos. Muchas empresas disponen de procedimientos muy detallados para establecer sus presupuestos por departamento y controlan los mismos en función a los presupuestos establecidos.

El concepto de control presupuestario permite que las actividades en la empresa sean planificadas con antelación y referidas a un periodo de tiempo determinado. Estos presupuestos estarán integrados por partidas de gastos que se consideran fijos y otros que deberán ser variables; los primeros por definición se consideran improbables que se vean alterados durante el periodo presupuestado, pero los segundos están sujetos a las fluctuaciones de los precios del mercado. Entre estos últimos estarían, por ejemplo, los precios de las materias primas, es decir, los procesos inflacionarios de costes.

En algunas industrias, por ejemplo, la elaboración de productos alimenticios, las fluctuaciones en los precios de origen de las materias primas pueden causar enormes trastornos en el control del presupuesto. Algunos de estos componentes están sujetos a las variaciones en calidad y cantidad, debido a los cambios climatológicos. Los precios pueden fluctuar al alza en porcentajes muy importantes y esto hace que sea casi imposible mantener un presupuesto válido para el departamento de producción.