Diagnostico por aspectos

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El depósito de archivo se encuentra cerca de factores contaminantes los cuales son:

- Zanjas

- Poso cestico

- Aguas negras

Los cuales pueden causar un daño a la documentación ubicada en el depósito ya que el piso y las paredes se encuentran en mal estado y mediante estos se pueden filtrar.

Aspectos de Almacenamiento.

La documentación que encontramos en el depósito estaba en condiciones de almacenamiento inadecuado. Acontiniacion describiremos las unidades de almacenamiento encontradas:

Pisos: Las cajas están puestas en el piso lo cual afectan en gran parte al estado físico de estas.

Estanterías: Las estanterías encontradas son metálicas y no cuentan con un tratamiento anticorrosivo y recubrimiento ordenado químicamente. Las estanterías se encuentran en el piso y no son utilizadas adecuadamente para almacenamiento de la documentación.

Unidades de Conservación.

Carpetas: Estas contienen ganchos legajadores metálicos por lo cual causan daños y deterioran los documentos.

Las carpetas encontradas en el depósito tienen alto grado de suciedad, degaste físico y humedad por lo cual afecta los documentos que estos contienen.

Cajas: Están desgastadas, rotas, bacterias y hongos por la humedad que contienen.

Costales: Los documentos no debería estar guardados en estos ya que afectan la documentación con dobleces y rasgaduras además que hay no están ordenado.

Bolsas Plásticas: S e encontró que la documentación esta almacenada en bolsas plásticas las cuales una cantidad considerable, además que no tienen ningún criterio de organización y conservación ya que estos no son adecuados para el almacenamiento de los documentos.

Aspectos de Conservación Documental.

Cuando se hizo la intervención en el depósito se pudo notar y hallar que la documentación tiene factores contaminantes como:

- Hongos

- Bacterias

- Telarañas

Se nota que la documentación estaba con suciedad y polvo esto se da porque mediante las puertas, calados y ventanas del deposito

Las antiguas instalaciones de I.P.C. donde se encuentra el depósito de archivo no cuenta con los instrumentos necesarios para hacer o realizar jornadas de aseo dentro del depósito como son las mascarillas, naso bucal, botas, traperos, baldes, bayetillas, etc.

Gran parte de la documentación almacenada presenta factores de deterioro físico y químico, como lo es:

- Decoloración

- Manchas químicas

- Transparentarían de las tintas

- Humedad

- Oxidación

- Rasgaduras

- Amarilla miento

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- En cuanto a la organización esta es muy baja ya que los documentos no están almacenados en cajas X100, X200 Y X3000 como lo manda el acuerdo 049 del 2000 y de igual modo no hay una identificación de los documentos ya que estos no se encuentran clasificados, ni foliados, ni llevan un principio de orden de procedencia. Debemos resaltar que mucho menos cuentan con la Tabla de Retención Documental (T.R.D.) que es obligatoria según el acuerdo 02 del 2004.

- Se observó que al rededor del depósito no hay equipos necesarios para atender cualquier tipo de desastre que pueda atentar contra la integridad de la documentación hay archivada como lo es:

- Extintores Co2

- Sistemas de alarma contra incendios y robo