Funciones Y Procesos Del Presupuesto

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Por eso se crea un departamento de presupuesto que oriente las actividades: Evaluación de pronósticos, Planeamiento y control, Coordinación de la información presupuestal, Cálculo e información de desvíos.

Etapas del presupuesto.

- PRE INICIACIÓN.

Análisis de los factores internos y externos.

Factores internos como el proceso de producción, si es artesanal tecnificado, de la calidad y variedad del producto, la calidad de la mano de obra, y de la materia prima, de la venta y promoción del producto, del precio considerado para la venta.

Factores externos, son aquellos que no pueden controlar la empresa, como asuntos políticos, tributarios, laborales, económicos.

Análisis de presupuestos anteriores.

Se tiene en cuenta en no volver a cometer los mismos errores del pasado.

Metas del actual período presupuestal.

Se proponen estrategias corporativas que conduzcan al logro de los objetivos propuestos. (Díaz & Parra, 2012, p. 19).

Rentabilidad esperada.

Ya sea a nivel del margen bruto, margen operacional y margen neto, los más interesados son los accionistas y socios. (Díaz & Parra, 2012, p. 19).

Estrategias.

Son los cursos de acción necesarios para enfrentar los desafíos del entorno y cumplir los objetivos propuestos. (Díaz & Parra, 2012, p. 19).

- ELABORACIÓN.

Para la elaboración de los presupuestos es necesario saber la información de cada una de las secciones o departamentos de la empresa, como el departamento de ventas, producción, compras, talento humano, tesorería, datos que deben ser recolectados por los responsables del comité de presupuestos.

- EJECUCIÓN.

Se observa si realmente se cumplieron las metas propuestas, los responsables de la ejecución son los del comité de presupuesto.

- EVALUACIÓN.

Una vez finalizada la ejecución presupuestal, con sus respectivos informes parciales acerca de las variaciones con sus correspondientes medidas de control, se procede a elaborar un informe final llamado ejecución presupuestal. (PDF Presupuestos Conceptos Generales, p. 19).

El presupuesto también tiene unas ventajas y desventajas.

VENTAJAS

- Direccionar planes estratégicos

- Anticipación

- Tomar medidas preventivas

- Replanteamiento de políticas, objetivos

- Se establecen estándares

- Se analizan alternativas de inversión

- Control permanente

- Mejores resultados

- Compromiso de todos

- Minimizar costos y maximizar utilidades

- Evaluar la gestión de los administradores

DESVENTAJAS

- Presupuesto privado no es obligatorio

- Su implementación es costosa

- Requiere el compromiso de todos

- Solo se estiman cifras

- Las proyecciones pueden ser subjetivas

- Debe ser organizado

PROPÓSITO IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO

Para llevar a cabo la presupuestación se deben tener en cuenta:

- La planeación integral y sistemática de todas las actividades de la empresa que debe desarrollar en un periodo determinado.

- El control que permite medir los resultados cuantitativos y cualitativos así como fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para lograr cumplimiento de las metas previstas.

- La coordinación entre los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral

- Se hace la “Planeación Integral” porque se elaboran los presupuestos funcionales condensados en cuadros y respaldados con anexos detallados, de tal manera que su estructura presupuestaria sea útil y eficiente en el control y la coordinación.

- “El control” para medir periódicamente los efectos de la eficiencia operativa y los resultados tanto de éxito como de fracaso, por lo tanto, son los que constituyen la base para medir los resultados.

- Para que haya una “coordinación” entre los diferentes centros de responsabilidad, se identifiquen los planes y apoyen las metas operativas de cada unidad que mida el alcance de las operaciones.

PROPÓSITO DE LA PRESUPUESTACIÓN

- La adopción de decisiones oportunas, encauzando a la organización hacia sus objetivos

- El presupuesto constituye un plan general de acción para la organización

- El presupuesto fomenta la asunción de responsabilidades de quienes se hallan a cargo de los mismos.

- El sistema presupuestario es una herramienta fundamental para el control de gestión.

DESVENTAJAS DE LA PRESUPUESTACIÓN

- Requieren continuo monitoreo para el control, evaluación y ajustes, es decir, por tratarse de una actividad dinámica, requieren continuas adaptaciones a las circunstancias que se vayan presentando

- No es un substituto de la gerencia, sino una herramienta y, para garantizar su éxito, debe estar consciente de cómo opera el sistema y cuáles son sus objetivos

SUB PROCESO DE ESTIMACIÓN

- Se basa en estimaciones, datos históricos, pronósticos

- Consiste en la preparación de pronósticos.

SUB PROCESSO DE PLANEAMIENTO