Diseño del manual de procesos, procedimientos y funciones para la empresa Imagen

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de manera ordenada y clara.

El reconocimiento de la importancia que tiene el diseño del manual de procesos, procedimientos y funciones para la organización, lleva directamente a la necesidad de identificar una serie de características, particularidades y responsabilidades específicas que ayuden a direccionar y cubrir de manera eficaz, oportuna y con criterio las acciones que de naturaleza son propias de la actividad económica de la empresa.

En este orden de ideas, lo que afecte en menor o gran medida la organización se trasmitirá de una u otra forma a los usuarios, así bien, el factor organizacional que se desprende de los manuales de procesos, procedimientos y funciones dentro de las Empresas influye en la atención, servicios, producción, innovación, manejo de recursos, estabilidad financiera, entre otros, de tal forma la falta de este factor afectara los resultados esperados por esta.

Lo anterior guarda relación con lo que indican (Alford, 2015) " Se elaborara el manual de procedimientos con el fin de estandarizar los procesos de producción y evitar las pérdidas de tiempo y confusiones durante la actividad productiva con el fin de llevar un registro y examen crítico sistemático de los modos existentes y proyectados de llevar a cabo de un trabajo, como medio de idear y aplicar métodos más sencillos y eficaces y de reducir los costos " (p 546)

Conforme a lo planteado se elaboraran los manuales de procesos, procedimientos y funciones, trascendiendo de la recopilación de procesos a la generación de una herramienta útil a la toma de decisiones para la empresa en la medida que incorpora políticas, normas y condiciones claves para su correcto funcionamiento, y que permite identificar el objetivo de cada actividad, las limitaciones, responsabilidad y la mejor manera de desarrollarla.

Es necesario comprender las limitantes que se pueden generar en el desarrollo del presente trabajo y que pueden limitar el correcto desarrollo de esta, estos pueden ser:

Posible falta de colaboración activa del conjunto de participantes y actores que con su presencia y desarrollo de actividades influyen de una u otra forma en la dinámica de la organización. Quienes deberán brindar información fiable y veraz acerca de sus puestos, datos que son fundamentales en el proceso de diseño y que permiten adaptar y articular la organización y los empleados en torno a las nuevas necesidades logísticas, operativas, y administrativas del entorno actual.

Los paradigmas que posee el empresario empírico y que está relacionados con el desconocimiento de los aspectos administrativos frente al manejo de los recursos tanto humanos, físicos y economías, que no le permiten ver más allá del interés del logro de altos márgenes de utilidad y que lo llevan a dilapidar el bienestar laboral de los empleados y el bienestar administrativo organizacional.

Los resultados, recomendaciones y conclusiones, realizadas en el presente trabajo, son solo insumo base a considerar por la organización, con el fin de aportar a la planificación, organización y potencialización de las características claves de la empresa para que afronte de mejor manera los retos del crecimiento y de la competitividad actual.

2. Presentación

El presente trabajo le permitirá a la Empresa Imagen Creativa de la Ciudad de Zarzal Valle del Cauca, adelantar la estructuración de un Plan de Mejoramiento para el desarrollo de un Manual de Procesos, Procedimientos Y Funciones; permitiéndole esto la optimización de recursos, mejorar la agilidad en los procesos y adicional brindar ayuda en la minimización de errores en los procesos productivos, disminuyendo costos adicionales e innecesarios.

Este plan es de vital importancia para la organización ya que contar con el Diseño del Manual de Procesos, Procedimientos Y Funciones, permitirá mejorar la estructuración de la empresa, facilitando la articulación y organización de los recursos, direccionado estos a servir a la misión, visión y a los objetivos principales, adicional permite, el mejoramiento de la identificación de tareas a realizar y organizar estas de forma eficaz.

Por lo anterior y debido a la carencia de herramientas que le permitan mejorar sus factores competitivos frente al entorno, se hace necesario el Diseño del Manual de Procesos, Procedimientos Y Funciones, generando así un orden y desarrollo en las diferentes áreas de la empresa que redunden en un mejoramiento de la competitividad.

El presente trabajo se adelanta con el firme propósito de que el Diseño del Manual de Procesos, Procedimientos Y Funciones actúe frente a la mayor falencia de la empresa; permitiendo a través de este, que los miembros de la organización tengan un conocimiento claro, preciso y especifico, de las tareas, obligaciones y responsabilidades a desarrollar dentro de sus áreas de labor. Adicional de brindar una herramienta objetiva a la hora de adelantar la selección de personal conforme a los perfiles requeridos para desempeñar cada puesto de trabajo.

Claramente este diseño busca la instrucción de los miembros de la organización frente a los distintos aspectos antes mencionados, procurando minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicación o superposición de funciones con el objetivo de mejorar la eficiencia y productividad de cada una de sus áreas.

Adelantar el diseño del plan de mejoramiento para el desarrollo de un Manual de Procesos, Procedimientos Y Funciones, requiere del levantamiento de un diagnóstico y un acercamiento al propósitos o sueño que tenían sus fundadores frente a lo que llegaría a ser esta en un futuro, con el fin de plantear una proyección del rumbo y los resultados esperados en el mediano y corto plazo.

Así bien, la elaboración de dicho plan no solo debe ser visto como la recopilación de procesos dentro de la Empresa Imagen Creativa y la interacción con cada miembro que la conforman, sino como una herramienta que ayuda en la toma de decisiones organizacionales en la medida que incorpora políticas, normas y condiciones claves para el correcto funcionamiento de la empresa, y que permite identificar el objetivo de cada actividad en la empresa, las limitaciones de responsabilidad y la mejor forma identificada hasta ahora de desarrollarla.

3. Problema de Investigación.

3.1. Planteamiento.

La empresa Imagen Creativa presenta problemas en el flujo y manejo de la información, la autoridad y