DISEÑO DE UN PLAN DE MEJORAMIENTO PARA EL DESARROLLO DE UN MANUAL DE PROCESOS, PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

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Imagen Creativa, es una empresa de amplio reconocimiento y avance tecnológico enfocada al Diseño, Publicidad, Litografía e impresión Digital a gran escala. Está ubicada de acuerdo con la Clasificación de Actividades Económicas elaborada por el DANE en el sector de artes gráficas – subsector impresión y litografía, comprendiendo actividades relacionadas al arte, edición, impresión, reproducción de materia gravado, encuadernación, etc.

“El sector de las artes gráficas del país creció un 8,1 el año pasado en volumen de ventas y 5,9 por ciento en valor de las mismas. Esto, teniendo en cuenta que en el 2013 su facturación sumó 2,3 billones de pesos, de acuerdo con lo reportado a la Superintendencia de Sociedades. Y para el 2015, se espera un incremento aún más discreto, de 6 por ciento en cantidad y 4 por ciento en dinero, según la presidenta de Andigraf, María Alexandra Gruesso” (Portafolio.com, 2015).

La empresa no ha sido ajena a los resultados del sector, por ello en solo 14 años ha logrado pasar de ser una micro-empresa con un número reducido de colaboradores y otro poco contratado a destajo para realizar la producción de estampados, impresos, entre otros, a ser una PyMe que a alcanzando grandes volúmenes de producción, lo que ha hecho necesario la incorporación y uso de nueva maquinaria, equipos y tecnologías como la digital.

El importante crecimiento de la organización ha evidenciado falencias administrativas, operativas, entre otras, propias de las circunstancias por las que atraviesa en el proceso de crecimiento y al no estar ajustada y lista para emprender un proceso de restructuración.

En este tipo de circunstancias por lo regular se habla que el ambiente globalizado ha generado exigencias que perturban la zona de confort de las empresas colombianas y aún más de aquellas pequeñas y medianas empresas que no logran los estándares de competitividad que le permitan sobrevivir a los altos ritmos y dinámicas empresariales del mercado global.

Al nivel de PyMes se encuentran explicaciones que pretenden justificar los resultados negativos e incluso el cierre de este tipo de empresas, tales como, bajas en la venta, poca ayuda y apoyo estatal, altas burocracia que genera trabas administrativas, dificultad de financiación, entre otras; pero al ahondar con sinceridad en el problema se ha logrado definir otro tipo de consecuencias como: los dueños aun actúan con su empresa como un negocio de bolsillo o caja menor, falta de organización, planificación, gestión ineficiente y problemas de producción, no hay un control de la organización, se desconoce la dinámica de la empresa (porque pasa lo que pasa, porque no hay más clientes, porque los costos son altos), no hay autoridad,

Ahora bien, resulta efectivo realizar acciones sobre las situaciones que afectan a la empresa Imagen Creativa, se considera que la falta del diseño del manual de procesos, procedimientos y funciones ha generado una carga exagerada de trabajo sobre el gerente, dando como resultado pérdida de tiempo, por las largas explicaciones, instrucciones y direccionamiento sobre el desarrollo de ciertas actividades dentro de la empresa. Es así como la determinación de responsables permitirá que se genere una dinámica de mayor orden y evita las confusiones y diferencias dando prioridad a las acciones a desarrollar de manera ordenada y clara.

El reconocimiento de la importancia que tiene el diseño del manual de procesos, procedimientos y funciones para la organización, lleva directamente a la necesidad de identificar una serie de características, particularidades y responsabilidades específicas que ayuden a direccionar y cubrir de manera eficaz, oportuna y con criterio las acciones que de naturaleza son propias de la actividad económica de la empresa.

En este orden de ideas, lo que afecte en menor o gran medida la organización se trasmitirá de una u otra forma a los usuarios, así bien, el factor organizacional que se desprende de los manuales de procesos, procedimientos y funciones dentro de las Empresas influye en la atención, servicios, producción, innovación, manejo de recursos, estabilidad financiera, entre otros, de tal forma la falta de este factor afectara los resultados esperados por esta.

Lo anterior guarda relación con lo que indican (Alford, 2015) " Se elaborara el manual de procedimientos con el fin de estandarizar los procesos de producción y evitar las pérdidas de tiempo y confusiones durante la actividad productiva con el fin de llevar un registro y examen crítico sistemático de los modos existentes y proyectados de llevar a cabo de un trabajo, como medio de idear y aplicar métodos más sencillos y eficaces y de reducir los costos " (p 546)

Conforme a lo planteado se elaboraran los manuales de procesos, procedimientos y funciones, trascendiendo de la recopilación de procesos a la generación de una herramienta útil a la toma de decisiones para la empresa en la medida que incorpora políticas, normas y condiciones claves para su correcto funcionamiento, y que permite identificar el objetivo de cada actividad, las limitaciones, responsabilidad y la mejor manera de desarrollarla.

Es necesario comprender las limitantes que se pueden generar en el desarrollo del presente trabajo y que pueden limitar el correcto desarrollo de esta, estos pueden ser:

- Posible falta de colaboración activa del conjunto de participantes y actores que con su presencia y desarrollo de actividades influyen de una u otra forma en la dinámica de la organización. Quienes deberán brindar información fiable y veraz acerca de sus puestos, datos que son fundamentales en el proceso de diseño y que permiten adaptar y articular la organización y los empleados en torno a las nuevas necesidades logísticas, operativas, y administrativas del entorno actual.

- Los paradigmas que posee el empresario empírico y que está relacionados con el desconocimiento de los aspectos administrativos frente al manejo de los recursos tanto humanos, físicos y economías, que no le permiten ver más allá del interés del logro de altos márgenes de utilidad y que lo llevan a dilapidar el bienestar laboral de los empleados y el bienestar administrativo organizacional.

Los resultados, recomendaciones y conclusiones, realizadas en el presente trabajo, son solo insumo base a considerar por la organización, con el fin de aportar a la planificación, organización y potencialización de las características claves de la empresa para que afronte de mejor manera los retos del crecimiento y de la competitividad actual.

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Presentación

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