Manual de procedimientos del proceso cuentas por pagar.

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CAPITULO III

ASPECTOS DE LA UNIDAD O DEPARTAMENTO

VISIÓN

Establecer una buena administración y fiscalización de la empresa, aplicando una preintervención efectiva a toda documentación recibida para los diferentes desembolsos.

MISIÓN

Nuestra misión es velar por el cumplimiento de las leyes, reglamentaciones, procedimientos y circulares vigentes aplicables a la verificación, validación y autorización de los documentos fiscales que conllevan desembolsos contra los fondos administrados por este departamento.

FUNCIONES

- Procesar facturas para pagos que incluyan la verificación de aprobaciones, pagos oportunos, obtención de descuentos

- Verificación de cálculos

- Repetición de verificación de códigos de cuentas

- Ingreso de facturas para pagos

- Proporcionar información sobre el flujo de efectivo

- Incluir pagos recurrentes

DESCRIPCIÓN DEL FUJOGRAMA

Para empezar la actividad de pagarle a un proveedor primero necesitamos la factura de compra la cual la entrega el mismo proveedor, los materiales de papelería los cuales se consiguen en la librería, la disponibilidad del efectivo lo cual es información que provee el banco, los cheques de tesorería y la planilla fiscal (retención de ISLR) que la provee el departamento de contabilidad.

Todos dichos insumos, tanto tangibles como intangibles son necesarios para realizar las actividades propias del proceso el cual comienza al recibir las facturas, una vez recibidas se procede a la elaboración de retención de ISLR de así ser necesario, una vez realizada nos brinda la información para la elaboración del cheque, para finalizar se debe solicitar la firma autorizada en el cheque y entregar el pago ya listo al proveedor.

CAPITULO IV

SISTEMA DE CONTABILIDAD

EXPLICACIÓN Y JUSTIFICACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS

La compra debería registrase cuando se devenga. En el caso de las compras de bienes, su registro debería efectuarse cuando se transfiere su propiedad (con la entrega del bien).

En el caso de los servicios recibido, el pasivo nace cuando el proveedor los presta. En los casos de los servicios más o menos continuos, su contabilización se efectúa en forma diferida al final de cada período contable.

En las compras financiadas, el total facturado debería acreditarse a una cuenta de pasivo que identifique su naturaleza como proveedores o cuentas a pagar ó proveedores de moneda extranjera.

A continuación se explica detalladamente el proceso de cuentas por pagar a proveedores de la organización La Afinidad Huang, C.A. se ejemplificará con una hipótesis de una factura por aceite de sésamo necesario para prestar los servicios del ramo en el cual se desenvuelve la empresa. La compra de la mercancía, la cual tiene como condición de pago 5 días de crédito, se registra de la siguiente forma:

FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

20170203

COMPRAS

20.000

20170203

CUENTAS POR PAGAR DISTRIBUIDORA EXASA, S.A.

20.000

p/registrar compra de aceite de sésamo a crédito de 5 días

Una vez transcurridos los 5 días de crédito y ya cancelada la deuda de la factura de Distribuidora Exasa, S.A. se contabiliza de la siguiente manera:

FECHA

DESCRIPCIÓN

DEBE

HABER

20170208

CUENTAS POR PAGAR DISTRIBUIDORA EXASA, S.A.

19.107,14

20170208

RETENCION DE ISLR

892,86

20170208

BANCO

20.000

p/registrar pago de deuda por compra del día 20170203