Manual de procesos. EMPRESA PRESATADORA DE HERRAMIENTAS LOGISTICAS Y OTROS SERVICIOS

...

La unidad de compra y ventas desempeñan la actividad principal de toda organización, de ella depende que la cartera de clientes y proveedores sea cada vez mayor.

Esta unidad elabora las políticas de ventas y compras, que ayudan a prever las condiciones de contratación de manera de favorecer la optimización de los planes de producción.

Su objetivo es establecer y afianzar los contactos en primer término con los clientes, siendo el responsable de identificar cabalmente sus requerimientos y plasmarlo adecuadamente en la orden de producción y en un segundo término con los proveedores quienes suministran la materia prima adecuada que le ayudara a la fabricación de un producto de calidad.

UNIDAD DE TRANSPORTE.

La unidad de transporte tiene como función la administración de su personal, dentro del cual están los chóferes y mecánicos, así mismo la coordinación y elaboración de convenios con otras empresas que facilitan los procesos de distribución a nivel nacional.

Como estrategia fundamental la unidad coordina sus operaciones con el resto de las unidades departamentales lo que le garantiza el éxito de sus gestiones.A su vez dicha unidad elabora los cronogramas de mantenimiento y reparación de las unidades móviles, que son utilizadas para cumplir con el objetivo del departamento, que no es más que la distribución eficiente y efectiva del producto que es elaborado por la empresa.

UNIDAD DE TESORERIA.

Esta unidad tiene a su cargo la responsabilidad de la medición, identificación, acumulación, análisis, preparación, interpretación, y comunicación de la información financiera que será utilizada por la administración para planear, evaluar y controlar dentro de una organización. Así mismo se encarga de preparar los informes financieros que serán utilizados por la gerencia para la toma de decisiones dentro de la organización.

La unidad de contraloría y tesorería al igual que las demás unidades de la organización tienen sus funciones específicas, dentro de ella se manejan los registros contables que requieren realizarse para que la empresa pueda operar. Las operaciones más comunes realizadas en esta unidad son: el registro de nómina, registro de compra de materia prima y venta de productos, así como también cálculos de costos, gastos e impuestos y elaboración de estados financieros que serán utilizados por la gerencia.

-

GERENCIA DE OPERACIÓN.

UNIDAD DE PRODUCCION.

La unidad de producción es una de las más complejas, ella involucra la esencia de la organización como es, la fabricación de un producto que satisfaga las necesidades de los consumidores.

FUNCIONES DE L AREA.

- asegurar la disponibilidad de crédito para nuestros clientes.

- coordinación, ejecución, modificación y seguimiento de las líneas de producción en función del programa que se llevara a cabo con los clientes.

- optimización de la producción basada en las necesidades y los productos

- supervisar el rendimiento e intervenir para mejorarlos de acuerdo a las necesidades.

- realizar informes semanales de lo que se alquiló en sus respectivos tiempos.

- para supervisar el servicio, para garantizar la calidad del servicio y la satisfacción del cliente: el control de prueba, gestión de incidencias, resolución de conflictos, las tasas de rotación y tasas de accidentes.

UNIDAD DE MANTENIMIENTO

El mantenimiento es una de las variables claves para garantizar que la empresa produzca de manera eficiente y efectiva, colabora a que el funcionamiento cotidiano se ejecute adecuadamente sin impedimento alguno, garantizando la disponibilidad de los equipos.

Para cumplir con lo anterior la unidad realiza los distintos cronogramas que son elaborados por los departamentos lo cual, será esencial para la oportunidad de entrega de la materia prima y por ende del producto terminado.

Un mantenimiento adecuado permite además, que las maquinarias estén calibradas y en buenas condiciones para producir, así mismo disminuye los costos y proporciona condiciones de seguridad laboral favorables, asegurando un trabajo de calidad.

UNIDAD DE CONTROL Y CALIDAD.

El objetivo central de esta unidad es garantizar que los procesos realizados por la organización conduzcan a la elaboración de un producto o prestación de servicios que satisfagan realmente las necesidades y expectativas de sus clientes internos y externos en concordancia con las normas de calidad.

- Norma Internacional ISO 9001:2000, Sistemas de gestión de la Calidad - Requisitos.

- Norma Internacional ISO 9000:2000, Sistemas de gestión de la Calidad - Conceptos y vocabulario.

- Norma Internacional ISO 9004:2000, Sistemas de gestión de la Calidad - Directrices para la mejora del desempeño.

-

DESCRIPCION DEL PROCESO.

MANTENIMIENTO DE EQUIPO DEFECTUOSO.

DIAGRAMA DEL PROCESO

[pic 5]

-

RESPONSABILIDADES GERENCIALES.

Las siguientes son las responsabilidades de cada área dentro del proceso de servicio al Cliente, las cuales eventualmente serán auditadas para verificar su grado de cumplimiento y eventualmente tomar las acciones correctivas que permiten alcanzar el mejoramiento continuo.

SECCION

P - Responsabilidad Primaria S - Responsabilidad Secundaria ELEMENTOS DEL SERVICIO A CLIENTES

Gte Gral.

Gte. Admón. y Finac.

Gte. de Suministros

Control de cambios.

1

Revisión para la Gerencia del SC

P

P

P