ORGANIZACIÓN DEFINICIÓN Y CONCEPTO

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COMUNICACIÓN

El concepto de comunicación implica las relaciones existentes entre un centro emisor y un centro receptor a través de un canal o línea de comunicación.

En el organigrama se establecen tres grandes tipos de comunicaciones:

- Verticales descendentes. Son las ordenes de jefes a subordinados y que entrañan la modificación de una situación; hacer, no hacer, o dejar de hacer.

- Verticales ascendentes. Informes de órdenes de subordinados a jefes. También pueden contener consultas, sugerencias, aclaraciones, explicaciones, etc.

- Horizontales. Se dan en un mismo nivel y su finalidad es exclusivamente de información o coordinación.

Al estudiar la estructura de organización del departamento de crédito y cobranza se abarcan conceptos generales, por lo que es necesario no sólo recordar el concepto y la definición de organización, sino describir con brevedad los tipos básicos de organización de empresas, lo que nos da una valiosa introducción.

TIPOS DE ORGANIZACIÓN DE EMPRESAS

Aun cuando existen numerosas variantes en la estructura de las diferentes empresas, es posible clasificarla en tres grandes grupos: estructura lineal, estructura funcional o piramidal, y estructura de organización de línea y staff.

- ESTRUCTURA LINEAL

Lineal o militar. La estructura lineal (llamada militar por las claras líneas de autoridad) es el tipo más simple y antiguo. Es un organigrama para empresas pequeñas, sencillas, del llamado tipo familiar, muy adecuado para el ejército, pues es tal su rigidez que no permite la delegación de autoridad, sino sencillamente la relación de mando y obediencia. Dada la rigidez de su estructura, su principal inconveniente es presentar obstáculos para su crecimiento debido a que la autoridad y responsabilidad se encuentra centralizadas en la cima. Sus características distintivas, aunque escasas en número, son de gran significación.

En primer lugar, cada persona se subordina a otra y únicamente a un superior. Más todavía, cada individuo recibe todo el mando para el trabajo que se le asigna, sujeto únicamente a la autoridad superior.

En segundo lugar, el trabajo de cada persona gira alrededor de la producción de bienes y servicios, su distribución o el funcionamiento de la empresa. Las tareas de los trabajadores y ejecutivos de la empresa están determinadas por estas funciones.

VENTAJAS

La organización lineal ofrece varias ventajas. Primera, limita el hecho de hacer recaer la responsabilidad en otra persona. Un supervisor a quien se ha dado plena autoridad en su departamento no podrá culpar a nadie más si las cosas no salen bien. Segunda, en la medida en que los problemas no se hagan demasiado complejos, se podrán tomar decisiones con mayor rapidez. Lo anterior obedece a que si la persona encargada tuviera cualquier duda, solo necesitara recurrir a su inmediato superior. Tercera, puesto que el número de ejecutivos se reduce al límite mínimo, el tipo de organización lineal es muy fácil de entender; de ahí que sea más sencillo para cada persona saber el lugar en donde encaja dentro de la estructura de la empresa.

DESVENTAJAS

También hay ciertas desventajas que contrarrestan las ventajas anteriormente enunciadas. Por una parte, es difícil encontrar y entrar personal y ejecutivos en número suficiente, capaces de administrar en forma competente no solo sus tareas básicas, sino también todas las obligaciones subsidiarias relacionadas con la tarea principal. Un supervisor o jefe puede ser un magnifico técnico, por ejemplo, pero sería mucho pedirle que además fuera un experto en relaciones humanas y en contratación, adiestramiento y motivación de personal. No obstante, esto es lo que presupone una forma de organización lineal.

Las ventajas de la organización lineal tienden a superar las desventajas cuando se trata de una empresa relativamente pequeña.

Siempre y cuando los ejecutivos, en todos los niveles y en todas las áreas de la compañía, tengan una amplia experiencia y preparación y cuando los problemas de la empresa no sean complejos ni cambien con rapidez, resultara obvio que el campo de utilización de este tipo de organización será limitado.

- ESTRUCTURA FUNCIONAL O PIRAMIDAL

Mucho más flexible que la anterior y de empleo más común, permite delegar la autoridad y la toma de decisiones, lo cual la hace dúctil y aplicable a empresas de gran tamaño.

La estructura funcional es diferente de la lineal, según se observa en la figura 2.2. En este diagrama, las divisiones superiores de la estructura, así como los detalles de la misma, se han omitido para mayor sencillez.

La característica distintiva de la estructura funcional consiste en que el miembro perteneciente a las divisiones de finanzas y distribución (excepto los de altos niveles) reporta a varios superiores. Al trazar las líneas de responsabilidad, se encuentra que cada elemento reporta a su superior únicamente en relación con una fase específica de su trabajo.

Por ejemplo, los supervisores de ventas informan a los gerentes de ventas divisionales sobre cuestiones relacionadas con ventas, a la sección de contratación en relación con esos problemas, y a la sección de servicio en asuntos tales como programas de entrenamiento personal. Si se dibujara una gráfica completa para incluir a otros expertos funcionales, se marcaria que el gerente de ventas también reporta al contador, a un director de investigaciones comerciales y a un gerente de tráfico.

VENTAJAS

La ventaja principal de la estructura funcional radial en que cada persona oportunidad de convertirse en experto en su especialidad.

Otra ventaja consiste en que los ejecutivos y el personal subordinado contaran con una mejor supervisión técnica, debido a que cada funcionario a quien reportan será un experto en su campo. Por último, es más fácil encontrar personas que puedan ser entrenadas en unas cuantas líneas que encontrar una cadena de supervisores de una amplia variedad de tareas.

DESVENTAJAS

Esta forma de estructura de organización, sin embargo, adolece de graves desventajas. La más importante es la división de las líneas de autoridad, aun cuando existe una aparente