Objetivos del Sistema de Control

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* La auditoria interna o quien funcione como tal, es la encargada de evaluar en forma independiente la eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del sistema de control interno de la organización y proponer a la máxima autoridad de la respectiva organización las recomendaciones para mejorarlo.

* El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización.

* Debe diseñarse para prevenir errores y fraudes.

* Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de conciliaciones estén debidamente separadas.

* Los mecanismos del control se deben encontrar en la redacción de todas las normas de la organización.

* No mide desviaciones; permite identificarlas.

* Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.

* La auditoria interna es una medida de control y un elemento del sistema de control interno.

Elementos del Sistema de Control Interno

El sistema de control debe abarcar todas las áreas y pautas de la organización. Por tal razón, los elementos fundamentales en que debe basarse ha de ser lo suficientemente amplio para explicar todo lo concerniente al mundo de las organizaciones.

Cepeda, g. (1997) establece los aspectos que orientaran la aplicación del control interno en las organizaciones, bajo la responsabilidad de sus directivos:

* Definición de los objetivos y metas, tanto generales como específicas, además de la formulación de los planes operativos que sean necesarios.

* Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos.

* Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.

* Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

* Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.

* Dirección y administración del personal de acuerdo con un adecuado sistema de evaluación.

* Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno.

* Establecimientos de mecanismos que les permitan a las organizaciones conocer las opiniones que tienen sus usuarios o clientes sobre la gestión desarrollada.

* Establecimientos de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control

* Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.

* Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la organización.

- Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

NOMINA

El área de nomina engloba todas aquellas transacciones relacionada con la contratación de mano de obra, la preparación y confección de las nominas, el control de tiempos y de asistencia, la preparación de ordenes de transferencia o cheques y registro de la nomina y sus pasivos relacionados.

En tal sentido Maldonado, M (1997, Pág., 40) define le nomina como “una lista de trabajadores con las remuneraciones devengada por ellos para un periodo determinado así como las deducciones que normalmente se les hacen para obtener por diferencia la remuneración neta a pagar para cada uno de ellos“.

Objetivo Control Interno en el Área de Nómina

Los objetivos a tener presente para un solidó sistema de control interno en el área de nomina son los siguientes:

- Los sueldos y salarios preparados corresponderán a empleados contratados por la entidad previamente autorizado.

- La nomina calculada estará oportuna y correctamente soportada, valorada y registrada. Todas las transacciones relacionada con el sueldo y salario se clasificaran y anotaran debidamente y en el periodo correcto en los estados contable, considerando los procesos administrativos para la ejecución de la nomina.

- Los pagos relacionados con la nomina deberán liquidarse en base a un pasivo apropiadamente reconocido y realizarse con exactitud.

- Salvaguardia y custodia de la nomina y registro.

- Segregación adecuada de responsabilidad que asegure la consecución de controles y procedimientos definidos.

- Operaciones de acuerdo con las políticas y citerior definidos por la organización.

- Por lo antes mencionado, todos estos objetivos darán lugar a mantener una información fiable y segura sobre los procedimientos contables y administrativos de la nomina.

Procedimientos de Nómina

Lógicamente los procedimientos varían considerablemente según el tamaño, naturaleza y demás variables existentes en cada organización. A modo general posprocedimientos dependerán de lo siguiente:

- Numero de empleados existentes en la entidad, tipo y características de contratación de cada uno de ellos.

- Estructura organizativa y medios operativos de la entidad (información, registro, equipos de gestión, conexión con otros departamentos, entre otros).

- Políticas y criterios establecidos por la empresa (nominas mensuales, semanales o por horas, sistemáticas para el pago, entre otros).

- Centralización o no del departamento de nomina.

De acuerdo con lo anteriormente dicho, los sueldos y salarios representan un elemento importante dentro de los costos que tienen las sociedades y son susceptibles de ciertas irregularidades y riesgos a no ser que se lleven a cabo procedimientos sólidos y efectivos dentro del área que engloba todo el proceso de nomina.

Bases Legales

Al establecer un control dentro de las organizaciones