PROCESO DE APROBACION DE FACTURAS.
Enviado por Sara • 17 de Febrero de 2018 • 470 Palabras (2 Páginas) • 353 Visitas
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Este proceso administra las tareas humanas relacionadas, realizando seguimiento y proporcionando el registro del proceso una vez completado.
- Mejoras justificadas
Las mejoras del sistema es que permite asignar tareas a todos los usuarios los cuales pueden ingresar a través de un link que se envía a su correo, dirigiendo al modulo de intranet Workflow.
Los usuarios revisores pueden elegir entre aprobar, rechazar o reasignar a otra área para su revisión.
En cada proceso de aprobación o revisión cada usuario puede ingresar un comentario como también adjuntar algún documento que respalde la factura (ejemplo: orden de compra, distribución del gasto, etc.)
Los perfiles asignados a cada usuario tiene un monto por tramo asignado.
- Mecanismos de control
El sistema entrega mecanismos de control, a través de SLA asignados por tarea, este sistema envía mail de Alerta indicando la cantidad de documentos pendientes de aprobación, estos son enviados diariamente, a los resolutores y jefaturas.
- Indicadores de evaluación.
El sistema entrega parámetros de gestión medibles y cuantificables, registrando todos los eventos en cada proceso, pudiéndose agrupar por usuarios, áreas, gerencias, etc.
Los informes son descargables en formato Excel, txt y pdf, se puede obtener por fechas.
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- Nuevo Flujograma
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- Conclusión
Las mejoras de la implementación del sistema de intranet Workflow fue la automatización de los procesos incluyendo el seguimiento en cada uno de sus estados, controlando y midiendo los rendimientos y la capacidad de resolver de las personas, reduciendo los tiempos.
Ventajas, integración de las actividades del proceso, facilitan la comunicación y coordinación de las personas que interactúan en cada tarea, se mejora el flujo de información y se disminuyen los errores y las pérdidas de documentos.
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