Administracion y Manejo de Archivos

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La problemática documental emergente

La aparición del documento electrónico en el campo archivístico, sin mencionar el campo tecnológico propiamente dicho, ha derivado en una serie de implicaciones para archivistas, ingenieros de sistemas, abogados, administradores y otros profesionales incluidos los historiadores, en cuanto a la naturaleza del documento y su correspondiente tratamiento archivístico e informático, a la vez que ha traído serios cuestionamientos sobre la forma como deben manejarse los documentos electrónicos.

En este sentido, es evidente que el documento electrónico requiere un análisis mas detenido, el cual debe ir más allá de su estructura jurídica, que dicho sea de paso ha sido la que mayor atención ha recibido en los últimos 5 años, principalmente para darle soporte a la estructura judicial y legal que tanto interesa a muchos países en diferentes partes del mundo. Entre los principales problemas que se desprenden de la introducción en las empresas del computador personal, se pueden señalar:

- Incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones

- Ausencia de políticas documentales frente al manejo del documento electrónico.

- Concepción minimalista del documento electrónico, representada en la falta de políticas archivísticas para su manejo.

- Ausencia de estándares documentales y altos costos del control.

- Pérdida de información.

- Desactualización tecnológica rápida, obsolescencia y débil o nula compatibilidad entre sistemas de gestión electrónica de documentos de diferentes marcas y casas de desarrollo de software.

- Problemas para la preservación de la información.

- Dificultad para aplicar los conceptos archivísticos tradicionales: orden original, procedencia, etc.

De igual forma, frente a la concepción reduccionista en el manejo de los documentos gestionados a través de aplicaciones de ofimática, los responsables del desarrollo de las plataformas tecnológicas de trabajo en grupo o individual, no han considerado la intervención de las áreas de archivo en la planeación de dichos sistemas, lo que ha llevado a adquirir soluciones informáticas ajenas a la realidad de la organización generando caos en el manejo de la información así como sobrecostos en aspectos como la migración de los documentos a nuevos soportes o plataformas, cambio en la formas de almacenamiento, dificultades en la preservación y multiplicación geométrica de documentos en formatos legibles por máquina, etc.

En el mismo sentido puede decirse que mientras en el documento tradicional impreso es directa la relación entre documento, archivalia y archivo, en el caso del documento electrónico, el manejo de las metadatas ha distorsionado conceptos como el de expediente, serie, subserie, etc.; los cuales carecen de validez en las nuevas formas de manejo de la información empresarial.

Otro problema por resolver es el de la configuración -gracias a la informática- de un tipo distinto de organización archivística, derivada de un nuevo modelo de organización hipertextual, en donde todos los agentes activos de la organización (directivos, accionistas, empleados, clientes, usuarios, proveedores) son productores-receptores de información en formato electrónico y digital y en la cual no hay –por ahora- leyes o reglas fijas de operación en el proceso de generación, transferencia y almacenamiento de información, lo que dificulta la labor de la preservación de la memoria de las instituciones y por supuesto de la historia de la sociedad.

Guía para el manejo de programas de archivos y documentos electrónicos

Con el fin de contribuir en la formación de una base documental sólida en las organizaciones que viene trabajando con modelos de gestión de documentos electrónicos y evitar que se repitan los errores ocurridos durante la época de los main frames , en la cual se perdieron cientos de miles de datos e información valiosa para la humanidad, por una inadecuada planeación de la documentación, se requiere configurar un modelo de gestión de archivos electrónicos que integre los aportes de diferentes profesionales (archivistas, abogados, historiadores, ingenieros, etc.) y el cual debe estar caracterizado por:

- Uso de estándares

- Manejo de códigos basados en las mejores prácticas

- Guías y manuales

- Entrenamiento y soporte

Adicionalmente se requiere que el programa de administración de documentos y archivos electrónicos este basado en los siguientes principios:

- Identificable, esto significa que el programa debe ser identificable desde otros programas corporativos

- Soportado en políticas, las cuales deben estar documentadas, autorizadas y divulgadas institucionalmente

- Planeado, es decir debe obedecer a un plan en dos niveles: estratégico y operativo

- Asignado a una responsable, que tenga la función específica de planearlos, desarrollarlo y monitorearlo

- Localizado, esto quiere decir que el programa debe ser ubicado adecuadamente dentro de la estructura organizacional de la entidad

- Organizado de acuerdo con las necesidades y la estructura de la institución, la naturaleza del negocio y el ambiente tecnológico.

- Manejado por personas con habilidades y conocimiento adecuados en el campo de la información, la gestión de documentos y la informática

- Implementado en toda la organización de manera sistemática y bajo la dirección de un gerente con autoridad y autonomía.

- Mensurable regularmente, a través de procedimientos de auditoria de información

Algunas operaciones de la función archivística en los sistemas de gestión de archivos electrónicos

Con el fin de facilitar y garantizar el funcionamiento del programa de documentos y archivos electrónicos, es preciso definir las operaciones de la función archivística que el sistema debe proveer; estas operaciones se la gestión del documento, la retención, el tipo, la seguridad, la transferencia