La administracion de archivo y el reto de las organizaciones para su implementacion

LA ADMINISTRACION DE ARCHIVO Y EL RETO DE LAS ORGANIZACIONES PARA SU IMPLEMENTACION

A lo largo de este diplomado, se pudo evidenciar no solo la importancia que tiene en las organizaciones la creación de un buen proceso de gestión documental sino de lo vulnerable que puede ser esté si no se crean espacios adecuado para lograr su conservación en el tiempo. El archivo es el que custodia y garantiza que los documentos de la organización sean estos, físicos o virtuales se preserven en óptimas condiciones y conserven su integridad, fiabilidad y autenticidad. Por ello, las empresa o instituciones deben crear políticas basadas en la Ley general de archivo y deben administrarlo internamente de manera que se cumpla y se alcancen los objetivos estipulados previamente.

Un documento “es un objeto corporal producto de la actividad humana, que sirve de fuente de conocimiento y que demuestra o prueba algo. O el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información”^[1]. Son los que permiten migrar datos, eventos y soportes entre áreas internas de las empresas, y entre personas naturales y jurídicas de ahí la importancia del manejo de la información, almacenamiento y preservación de documentos dentro de las empresas.

La ley 594 DE 2000, conocida como la Ley general de archivo en Colombia ha determinado unos parámetros para el manejo y conservación de documentos dentro de las empresas y tiene como objetivos

• Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.
• Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.
• Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
• Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.
• Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y tecnológico.
• Consolidar una cultura de información nacional.
• Racionalización de la información y sus categorías.

La prioridad de esta ley es el correcto manejo de la documentación a favor de los ciudadanos y las organizaciones^[2].

En la guía 1 del presente diplomado pudimos evidenciar que “En Colombia el Archivo General de la Nación ha definido una serie de acuerdos que regulan las condiciones de conservación de documentos en aspectos como la edificación, almacenamiento y condiciones ambientales y técnicas:

Definiendo que “Los edificios y locales destinados como sedes de archivos deberán cumplir con las condiciones de edificación, almacenamiento, medio ambiental, de seguridad y de mantenimiento que garanticen la adecuada conservación de los acervos documentales” (Artículo 1, Ac.049, 2000)”.

De la necesidad de crear y tener un buen almacenamiento de documentos nace el archivo dentro de las organizaciones públicas o privadas, deben de nombrar personas encargadas y comprometidas con ese proceso. La administración de archivo no solo se basa en guardar y conservar archivos físicos con las mejores condiciones ambientales, sino que permite que la transformación digital cambiando la forma en que opera la recuperación de archivos y generando así valor al cliente.

La aplicación de un programa de gestión documental permite que la empresa incremente su productividad ya que mejora la ubicación y manejo de la información además de que reduce el volumen de papel tanto archivado como desechado. Así mismo, reduce costes de archivo, mejora la atención al cliente interno y externo y reduce los tiempos de búsqueda de documentos.