Bases Técnicas para el “Desarrollo, adaptación de un ERP e Implantación del Sistema de Gestión de Almacenes, Aprovisionamientos, Gestión Presupuestaria y Analítica”

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La Dirección de Gestión Económica e Infraestructuras dispone de las licencias de mySAP Proffesional para la gestión de los aprovisionamientos y almacenes así como para la gestión financiera. La filosofía es implantar, en la medida de lo posible, la solución estándar de SAP en la gestión de los aprovisionamientos, almacenes y la gestión financiera.

- OBJETO DEL CONTRATO

El objeto del contrato es:

- Los Servicios de análisis, diseño y programación necesarios para la adecuación del ERP SAP a la gestión unificada de los aprovisionamientos, almacenes y la gestión económica del DIGV a través de la Dirección de Gestión Económica e Infraestructuras.

- Gestión de cambio y formación para asegurar la implantación exitosa de la nueva herramienta.

Los objetivos perseguidos con el proyecto son:

- Mejorar técnicamente los artículos que se adquieren

- Mejorar la información sobre los proveedores e integrarlos con las necesidades de la Dirección de Gestión Económica e Infraestructuras y sus usuarios

- Planificar las necesidades de compra, analizando las compras históricas y las previsiones de consumos, integrando a los usuarios en la definición de sus necesidades

- Agilizar los procesos administrativos de adjudicación y elección de mejor proveedor/oferta

- Agilizar los suministros y solicitar solo aquello que se necesite

- Controlar que lo solicitado coincide con lo adjudicado y que se abona únicamente lo recepcionado y en las condiciones adjudicadas

- Optimizar los stocks en los almacenes, tendiendo a su desaparición, y disminución de los costes asociados

- Disminuir los movimientos entre centros/almacenes con la adecuada identificación de las necesidades de almacenamiento

- Identificar y valorar adecuadamente las existencias existentes

- Controlar económicamente los gastos de los centros.

- Mejorar el control del parque móvil, analizando la utilización de los vehículos, los gastos asociados a su mantenimiento y los siniestros sufridos

- METODOLOGÍA A UTILIZAR

- METODOLOGÍA PARA EL ANÁLISIS, DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE LA SOLUCIÓN ERP

El proyecto se realizará siguiendo la Metodología adoptada por el Departamento de Interior del Gobierno Vasco, M.D.S.I. (Anexo II) y documentada mediante su gestor metodológico. Además, para cumplimentar los requerimientos de definición establecidos por la Metodología, se utilizan las siguientes herramientas complementarias:

- MS Project

- Visio

Las personalizaciones y desarrollos complementarios se realizarán en Abap IV o en J2EE, y deberán ser previamente aprobados por la División de Tecnologías de la Información y Comunicaciones (en adelante DTIC). Con el fin de garantizar que éstos se adecuen a la estrategia de sistemas y la calidad en el desarrollo de los mismos, antes del comienzo de éstos, una persona designada por la DTIC validará los diseños realizados y determinará la solución tecnológica más adecuada para cada caso. Todo el desarrollo se realizará siguiendo los criterios, best practices y normas establecidos en el Marco del Desarrollador definido por la DTIC para sus desarrollos J2EE, que será entregado al equipo que se designe antes del inicio del proyecto. En el mismo existe un apartado de seguridad cuyas directrices deberán aplicarse en los desarrollos a realizar.

La DTIC dispone de un framework J2EE que será la arquitectura de aplicación sobre la que se ejecutarán todos los desarrollos J2EE. El adjudicatario deberá hacer uso sólo de los componentes aportados por dicho framework. No podrán utilizarse librerías de terceros sin previa validación y autorización por la persona designada por la DTIC para tal fin.

Una vez realizados los trabajos de desarrollo, éstos serán testados por la DTIC, realizando las pruebas de usuario y de sistemas que estime oportuno para verificar la fiabilidad de los resultados y del rendimiento obtenido. En el caso de los desarrollos J2EE se compilarán los programas fuentes entregados según las librerías existentes en el Departamento. Tanto los errores detectados en estas pruebas como las deficiencias originadas por el uso de librerías no autorizadas serán corregidos por el adjudicatario como parte del trabajo, sin coste adicional.

La DTIC entregará una versión de la base de datos correspondiente al proyecto y manuales de la metodología. Se deberán cumplimentar todos los documentos obligatorios establecidos por dicha Metodología, así como los optativos designados por el Jefe de Proyecto responsable del mismo.

Opcionalmente se podrá presentar como metodología de trabajo Métrica 3, de manera que el licitador incluya una descripción de las fases previstas, actividades a realizar y productos a obtener en cada una de las fases. El licitador también podrá proponer, en la solución propuesta, otra metodología que considere relevante para la correcta ejecución.

- TRABAJOS A DESARROLLAR

- ALCANCE DE LOS TRABAJOS A REALIZAR

El alcance del proyecto abarca:

- Gestión, seguimiento y plan de trabajo.

- Análisis, diseño, programación e implantación de la solución ERP para la gestión del aprovisionamiento y almacenes.

- Análisis, diseño, programación e implantación de la solución ERP para la gestión del financiera y presupuestaria

Adicionalmente, el licitador deberá realizar cuantas actividades de gestión del cambio considere oportunas para asegurar la implantación exitosa del nuevo sistema y formas de trabajo.

Asimismo, el alcance incluye los desarrollos y/o adaptaciones a medida necesarios para complementar la funcionalidad del ERP SAP donde el estándar no cubra totalmente los requerimientos. Los interfaces con los sistemas horizontales de GV, que se detallan en los próximos apartados, con los que deba interactuar al objeto de automatizar bidireccionalmente los intercambios de información necesarios para los distintos sistemas, corriendo a cargo del adjudicatario