Control interno. Clasificación de los elementos de control por áreas

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Entre los elementos que conforman corrientemente los sistemas de control interno de las empresas, podemos citar los siguientes:

- Control presupuestario.

- Sistema de costo estándar.

- Procedimientos de Auditoria interna.

- Estados financieros mensuales o trimestrales.

- Informes periódicos.

- Cuadros estadísticos comparativos.

- Evaluaciones periódicas de los resultados.

- Entrenamiento y evaluación del personal.

Para su estudio, estos elementos suelen clasificarse, siguiendo un par de criterios; atendiendo a sus campos de aplicación. El primer criterio los clasifica en cuatro grupos, que son:[pic 1]

a) Organizacionales

ELEMENTOS b) Procedimentales

c) Del personal

d) Supervisorios

3.1. Elementos organizacionales

Los elementos del control interno, que se refieren a la organización d la empresa o entidad, son todos aquellos, que tienen que ver con la dirección y PLANIFICACIÓN de las actividades; con la COORDINACIÓN de las mismas; con la DIVISIÓN DEL TRABAJO; con la delegación de la autoridad y con la asignación de RESPONSABILIDADES.

Es decir, en resumidas cuentas, los elementos organizacionales los podemos reducir a los cuatro grupos siguientes:

1) Dirección[pic 2]

ORGANIZACIÓN 2) Coordinación

3) División del trabajo

4) Asignación de responsabilidades

3.1.1. La dirección

Es un elemento organizacional del control interno, que diseña, define y supervisa todo lo referente a las comunicaciones dentro de la empresa; así como en cuanto a políticas y planes generales de acción y la toma de las decisiones respectivas; asumiendo las máximas responsabilidades.

3.1.2. La coordinación

Este elemento organizacional cumple con la finalidad de adaptar las gestiones operativas de los distintos integrantes de la organización, de manera que realicen sus actividades de en forma sincronizada, armónica, ágil y con fluidez, de modo que no produzcan interferencias, colisiones ni conflictos de intereses, ni de competencias; sino, más bien , que una actividad favorezca y facilite el desarrollo de la siguiente, y se aproveche a su vez de la precedente, hasta donde sea posible.

La coordinación resulta vital para la eficiencia y el rendimiento, en toda clase de labores.

3.1.3. La división del trabajo

Este elemento organizacional del sistema de control interno permite, mediante la separación de actividades o “parcelamiento” del trabajo, optimizar el rendimiento y mejorar la ciudad de las operaciones, en todo sentido; a la vez que evita que una misma clase de operación sea realizada en su totalidad, controlada y registrada por una misma persona.

3.1.4. La asignación de responsabilidades

Este otro elemento se refiere a la organización jerárquica de la empresa, y su más clara y típica representación esta contenida en el organigrama de la misma.

Las responsabilidades deben quedar asignadas de tal forma que cada persona sepa, en todo momento, quiénes son sus superiores y quienes sus subordinados; es decir, a quien ha de rendir cuentas de su labor y a quienes ordenar realizar tareas y pedirles cuenta de su cumplimiento.

3.2. Elementos procedimentales

Los elementos de procedimiento del sistema de control interno, son todos aquellos, que dan cumplimiento a los elementos organizacionales, que se acaban de mencionar.

No bastara una organización bien planificada y estructurada: Sera siempre necesario el establecimiento de una serie de PROCEDIMIENTOS, por medio de los cuales se de cumplimiento a las directrices y disposiciones de la Gerencia, para materializar sus planes y políticas, a fin de alcanzar los objetivos propuestos.

El grupo de los elementos procedimentales del sistema de control interno está formado por tres elementos, que son los siguientes:[pic 3]

PLANIFICACIÓN SISTEMATIZADA

ELEMENTOS PROCEDIMENTALES RESGISTROS Y FORMULARIOS

INFORMES

3.2.1. La planificación sistematizada

Este elemento procedimental del sistema de control interno lo hallamos representado en las empresas, por medio de una serie de instructivos llamados MANUALES DE PROCEDIMIENTO; los cuales sirven de pauta para orientar la realización de las operaciones y tareas.

Estos instructivos señalan con claridad cómo han de realizarse las distintas operaciones, que comprenden las actividades a que se dedica la empresa u organización.

De ese modo se consigue que, sea quien fuere, el que las realice, las lleve a cabo de una misma manera; con lo cual se obtiene un máximo de rendimiento, eficacia y reducción de los costos operativos.

3.2.2. Los registros y formularios

Este elemento procedimental del sistema de control interno está representado por toda la PAPELERÍA, que utiliza la empresa, para llevar a cabo sus operaciones, en acatamiento a los procedimientos, previamente diseñados, en la etapa de la planificación sistematizada.

Los registros y formularios cumplen con la función de anotar y controlar los activos, pasivos, ingresos, costos y gastos.

3.2.3 Los informes

Este elemento procedimental del sistema de control interno de la empresa cumple con la importantísima función de mantener las COMUNICACIONES de la organización; la cual debe llegar completa y al momento OPORTUNO a las personas, que ostentan suficiente autoridad y capacidad, como para interpretarlas debidamente y tomar las decisiones correctivas, de cualquier desviación comprobada, con respecto a los planes acordados.