Economia. PAGOS ANTICIPADOS

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Conforme a principios de contabilidad generalmente aceptados, inmuebles, maquinaria y equipo son los bienes tangibles que tienen por objeto:

- El uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad

- La produccion de articulos para su venta o para el uso de la propia entidad

- Presentacion de servicios por la entidad a su clientela o al publico en general.

La adquisicion de estos es con el proposito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad.

Objetivo del boletin

Establecer procedimientos de auditoria recomendados para el examen del rubro de inmuebles, maquinaria y equipo, los cuales deberan ser diseñados por el auditor en forma especifica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance.

Objetivo de auditoria

- Comprobar que existan y esten en uso.

- Verigicar que sean propiedad de la empresa.

- Verificar su adecuada valuacion.

- Comprobar que el computo de la depreciacion se haya hecho de acuerdo con metodos aceptados y bases razonables.

- Comprobar que haya consistencia en el metodo de valuacion y en el calculo de la depreciacion.

- Determinar los gravamenes que existan.

- Comprobar su adecuada presentacion y revelacion en los estados financieros.

Control interno

El estudio y la evaluacion del control interno debera efectuarse conforme a lo dispuesto en el boletin 3050 de esta comision. Deben cumplirse los objetivos relativos a autorizacion, procesamiento y clasificacion de transacciones, salvaguarda fisica y de verigicacion y evaluacion, incluyendo los que sean aplicables a la actualizacion de cifras y a los controles relativos al proceso electronico de datos.

Ejemplos de asectos a considerarse en la revision, estudio y evaluacion de la efectividad del control interno sobre los inmuebles, maquinaria y equipo, en forma enunciativa pero no limitativa, incluye los controles claves, los cuales DEBERAN DIRIGIRSE A:

- Autorizacion del metodo de valuacion seleccionado por la empresa.

En esta la empresa debera autorizar el metodo y politicas de valuacion, incluyendo las relativas a capitalizacion, actualizacion, depreciasion, etc.

- Aprobacion de la administracion para adquirir, vender, retirar, destruir o gravar activos.

Debe existir una autorizacion formal para efectual una inversion, venta, retiro, etc. Esta autorizacion requiere de un estudio previo o plan general dentro de la empresa para determinar si la compañía debe hacer el desembolso, venta, hipoteca, etc.

- Segregacion adecuada de las funciones de adquisicion, custodia y registro.

La segregacion de funciones evita que un departamento o persona controle varias fases de una transaccion, o controle los registros contables relativos a sus propias funciones.

- Existencia de procedimientos para comprobar que se hayan recibido y registrado adecuadamente los bienes adquiridos.

Una vez aprobada la compra de los activos, es necesario que los procedimientos establecidos aseguren que se haya recibido, que coincidan con las especificaciones aprobadas y que los registros contables reflejen adecuadamente los bienes adquiridos de acuerdo con sus caracteristicas generales.

- Existencia de archivos de documentacion.

La documentacion soporte de la propiedad de los activos se debera conservar en archivos adecuados que faciliten su localizacion y control.

- Existencia de reglas para distinguir las adiciones de aquellos gastos por conservacion y reparaciones.

Problema relacionado con el registro de los activos fijos es distinguir inversiones de las obras de mera conservacion. Es necesario establecer politicas definidas por la direccion o la gerencia, que consten por escrito.

- Revision periodica de las construcciones e instalaciones en proceso para registrar oportunamente aquellas que hayan sido terminadas.

Con objeto de registrar, en su oportunidad, las partidas que representen unidades termiadas, debe establecerse un sistema que permita conocer cuando se terminen las obras y entren en uso, a fin de iniciar los cargos a resultados por depreciacion o amortizacion.

- Registros adecuados para el control de anticipos a proveedores o constructores.

- Comprobacion periodica de la existencia y condiciones fisicas de los bienes registrados.

Deben efectuarse inspecciones fisicas de los bienes, periodicamente, con la finalidad de comprobar su existencia y buenas condiciones de uso.

- Informacion oportuna al departamento de contabilidad de las unidades dadas de baja.

- Registro de activos en cuentas que representen grupos homogeneos, en atencion a su naturaleza y tasa de depreciasion.

Esta agrupacion tiene por objeto facilitar el calculo de la depreciacion y mantener registros contables representativos de las diversas clases de bienes para fines de presentacion en los estados financieros de la empresa.

- Existncia de registros individuales que permitan la identificacion y localizacion de los bienes conocer su valor en libros, etc.

- Conciliacion periodica de la suma de los auxiliares contra el saldo de la cuenta de mayor correspondiente.

- Informacion sistematizada sobre cifras actualizadas.

Es necesaria la existencia de sistemas de informacion para la detrminacion y registro de los efectos de la inflacion que incluyan:

- Medios que permitan asegurar que se actualicen todos los inmuebles, maquinaria y equipo.

- Cuando se practique avaluo por perito independiente

- Expedientes donde se controlen los avaluos internos