Elaboración de un presupuesto.

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Imagen extraída de; Burbano (2005)(p.16)

Etapas de elaboración del presupuesto

Una vez que se mencionó la relación que existe con el proceso administrativo es importante señalar aquellas etapas y sobre todo las actividades que se han de ejecutar para llevar a cabo un presupuesto, tomando en cuenta que no sólo se contempla el desarrollo, sino también fases anteriores para su preparación y posteriores para el control y evaluación.

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Objetivos y principios del presupuesto

Los objetivos de un presupuesto pueden variar radicalmente de acuerdo al tipo de empresa, momento de elaboración, necesidades del mercado y demás factores. Sin embargo existen objetivos genéricos que normalmente manejan las organizaciones como:

- Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

- Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

- Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

De manera ilustrativa se creó un esquema en la que se refleja los principios presupuestarios que se buscan a partir de cada grupo o tipo de presupuesto.

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Fuente; elaboración propia con información extraída de; (Figilde, 2009, págs. 12-15)

Importancia de los presupuestos

La importancia de un presupuesto radica en los requerimientos y prioridades de la empresa, al igual que los objetivos la relevancia de llevar a cabo un presupuesto puede ser muy variada, sin embargo es un hecho que se recurre a este medio para tener una mejor planeación financiera y de esta manera contribuir con el logro de los objetivos y metas empresariales.

A continuación se mencionan algunos de los motivos por los cuales los presupuestos cobran importancia y tienen un alto impacto en las empresas.

- “Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización.

- Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

- Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

- Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de su plan total de acción.

- Las partidas del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan completado los planes y programas.

- Los procedimientos inducen a los especialistas de asesoría a pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.

- Los presupuestos sirven como medios de comunicación entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro. Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su ulterior análisis”. (Figilde, 2009)

Ventajas y desventajas que brindan los presupuestos

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Fuente elaboración propia con información extraída de; (Figilde, 2009)

Tipos de presupuestos

Acorde al sector pueden ser

Oficiales

Es decir son los de tipo gubernamental y tratan sobre los impuestos recaudados y el cómo se va a distribuir en los planes de desarrollo de la entidad.

Privados

Pueden ser personas o entidades que buscan una utilidad o un lucro.

Acorde al tiempo pueden ser

Estratégicos

Es decir que van encaminados a los logros de los objetivos vistos de una forma muy general y son a largo plazo. Son ampliamente usados en el sector público y privado. Su duración es mayor a un año y están representados en proyectos de inversión o expansión. Ejemplos claros son los planes de inversión del estado o inversión tecnológica de una empresa.

Tácticos

Son a corto plazo, estos van orientados hacia el logro de las metas pero más específicas, generalmente abarcan el ciclo de una operación y duran menos de un año.

Según el comportamiento

Son flexibles

Es decir tienen la capacidad de ajustarse a las situaciones presentadas son los estados de costos y gastos que indican como debe variar cada costo ante cambios en el volumen de producción. Se pueden usar para casi cualquier tipo de organización o actividad pues permiten acomodarse a los cambios que surjan.

Fijos

Se elaboran para un solo nivel de actividad. Es decir no se pueden variar son los estados de costos o gastos que nos muestran los costos fijos no varían con la producción y se ocasionan por el mantenimiento de activos. Es el tipo de presupuesto más usado en la función pública o el gasto gubernamental

Según el contenido se dividen en

Principales

Que son como un resumen que nos presenta lo básico y general de la empresa.

Auxiliares

Estos son más a detalle y presentan de manera específica cada centro de costo.

Según el área

Pueden ser presupuestos de Ventas, producción, administración, servicios,