Formulación y Dirección de Proyectos Internacionales. Gestión de la Calidad

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El aseguramiento de la calidad ocurre principalmente durante la fase de implementación del proyecto e incluye la evaluación de la ejecución general del mismo en una base regular para proveer confianza de que el proyecto satisfará los estándares de calidad definidos por el mismo.

El aseguramiento de la calidad no solo se realiza para los productos y servicios entregados por el proyecto sino también para los procesos y procedimientos utilizados para dirigir el mismo, lo que incluye la manera en que el proyecto utiliza las herramientas, técnicas y metodologías para manejar el alcance, cronograma, presupuesto y calidad. El aseguramiento de la calidad también incluye que el proyecto alcance cualquier estándar legal o regulatorio.

Dentro de las principales herramientas para asegurar la calidad tenemos:

- Las 7 nuevas herramientas para la gestión y control de calidad (Ver recursos 7 Herramientas básicas para el control de calidad y el Proceso de Aseguramiento de la Calidad

- Auditorias de Calidad: son revisiones estructuradas de las actividades con el fin de identificar lecciones aprendidas que pueden mejorar ejecución de las actividades actuales o futuras del proyecto. Las auditorias son ejecutadas por el personal del proyecto o consultores con experiencia en áreas específicas. El propósito de la auditoria de calidad es revisar como el proyecto está utilizando sus procesos internos para producir los servicios y productos que entregara a los beneficiaros. Su meta es encontrar maneras para mejorar las herramientas, técnicas y procesos que crearán los productos y servicios de alta calidad. Contempla principalmente las siguientes actividades:

- Determinar si las actividades del proyecto cumplen con los procesos

- Identificar los procesos ineficientes que se están utilizando

- Confirmar la implementación de las reparaciones de defecto

- El Ciclo PHRA: La herramienta más popular utilizada para determinar el aseguramiento de la calidad es el ciclo de Shewhart. Este ciclo consiste en cuatro pasos: Planificar, Hacer, Revisar, y Actuar. Estos pasos son comúnmente abreviados PHRA. Estos pasos se pueden explicar así:

- Planificar: Establecer los objetivos y procesos requeridos para entregar los resultados deseados.

- Hacer: Implementar el proceso

- Revisar: Monitorear y evaluar el proceso implementado evaluando los resultados versus los objetivos predeterminados.

- Actuar: Aplicar las acciones necesarias para mejorar si los resultados requirieran cambios.

El método planificar, hacer, revisar y actuar es un método efectivo para monitorear la calidad, ya que analiza las condiciones existentes y procedimientos utilizados para proveer el bien o servicio a los beneficiarios. La meta es asegurar que la excelencia sea parte de cada componente del proceso. El aseguramiento de la calidad también ayuda a determinar si los pasos utilizados para proveer el bien o servicio son apropiados en el tiempo y condiciones. Además el ciclo se repite durante la vida del proyecto lo que ayudara a mejorar la eficiencia interna.

El ciclo PHRA se muestra a continuación como un ciclo de mejora que no tiene fin; este ciclo a veces se lo conoce como el ciclo de Shewart/Deming ya que lo creo Shewart y fue después aplicado a las prácticas administrativas por Deming.[pic 4]

- Controlar la calidad

El control de calidad es la utilización de técnicas y actividades que comparan la ejecución real de la calidad con las metas, y define las acciones apropiadas en respuesta a un déficit. Es el proceso que monitorea los resultados de proyectos específicos para determinar si están conformes con los estándares relevantes e identifica los diferentes enfoques para eliminar las causas de la ejecución no satisfactoria.

La meta del control de calidad es mejorar la calidad e involucra el monitoreo de los resultados del proyecto para determinar si los mismos alcanzan los estándares de calidad o definiciones basadas en las expectativas de los interesados en el proyecto. El control de calidad también incluye el cómo el proyecto se ejecuta en su esfuerzo por manejar el alcance, presupuesto y cronograma.

Los elementos del control de calidad son:

- Aceptación: los beneficiarios, el donante u otros interesados clave en el proyecto aceptan o rechazan el producto o servicio entregado.

- La aceptación ocurre después de que los beneficiarios o el sponsor hayan tenido un la oportunidad de evaluar el producto o servicio.

- Retrabajo: es la acción tomada para hacer que el producto o servicio rechazado tenga conformidad con los requerimientos, especificaciones de calidad o expectativas de los interesados en el proyecto. El rehacer un trabajo es costoso y el proyecto tiene que procurar que en cada esfuerzo se haga un buen trabajo en la planificación de la calidad y aseguramiento de la calidad, para así evitar la necesidad de volver a hacer el trabajo. Todos los costos asociados con rehacer un trabajo pueden no ser reembolsables por el usuario y la organización puede terminar cubriendo esos costos.

- Ajustes: corregir o tomar los pasos necesarios para prevenir problemas de calidad mayores o defectos basados en mediciones de control de calidad. Los ajustes son identificados en los procesos que producen los resultados y las decisiones que fueron tomadas y que conllevan a los defectos y errores. Los cambios se hacen en los procesos de control de cambios del proyecto.

Bibliografía

- Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, INC., 2013.

- Lledó, Pablo. (2013). Capítulo 8: Calidad. Administración de proyectos: El ABC para un Director de proyectos exitoso. Pablo Lledó.