Gestion de la Produccion II. Funciones de Asociacion y Compras

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5.2 Responsabilidades de la función de compras.

La funcion de compras es adquirir los materiales cuando se necesitan en el tiempo en que se necesitan asi como optimizar el transporte, precios y empaques, por lo que es la responsabilidad de Compras controlar la adquisicion de los mismos, esto se hace en base a diferentes aspectos:

- Descuentos basados en: Cuando el proveedor ofrece descuento por cantidad ordenada, debe analizarse la cantidad a ordenar para determinar si el tamaño del pedido supera las ordenes minimas de compra del proveedor para aprovechar el precio de descuento.

- Unidades de empaque y de envio: Se refiere a la cantidad estandar de empaque o multiplos de empaque estandar, la mayoria de los proveedores utilizan cantidad estandar de empaque, para facilitar la transportacion, produccion y almacenamiento, en caso de cualquier desviacion a esta cantidad standar de empaque se incurre a costos mas altos que son absorbidos en la mayoria de los casos por los clientes.

- Cargas completas de camiones: La mayoria de los transportes comerciales basan su cotizacion de acuerdo al tamaño de la carga, esto significa que si la carga es un camion completo o parcial el costo es diferente, en caso de que la carga sea parcial el costo es mas alto que el de un camion con carga completa. En este punto cabe mencionar y desde el punto de vista financier, que es importante hacer el analisis si realmente se requiere una carga complete o parcial por cuestion de los niveles de inventario mas que el requerimineto de la demanda, en otras palabras. Que nos cuesta mas? Traer un camion lleno y tener exceso de inventario o traer un parcial aunque el costo sea mas alto?

- Proteccion contra variacion de precios: Algunos productos estan fabricados con material que esta sujeto a precios erraticos en el Mercado abierto, por ejemplo los fabricados a base de cobre, en el caso de productos de este tipo resulta provechoso para las companies comprar grandes cantidades mientras los precios estan relativamente bajos, con esto se proteje contra la variacion de precios aunque a veces se vuelve contra producente por el costo que implica el manejo, almacenamiento y mantenimiento del inventarios.

Por lo general, el departamento de compras lleva a cabo muchas otras actividades de importancia, A continuacion algunos ejemplos:

Eleccion de proveedores:

En el sistema de cadena de suministro, en particular en entornos de producccion esbelta es importante la eleccion cuidadosa de proveedores, se establecen relaciones muy estrechas tanto que incluso se da el intercambio continuo de informacion de produccion y diseño, por lo regular se elige una sola fuente de suministro para cada articulo, esto hace que se establezca un compromiso real mutuo y exige que los proveedores seleccionados sean estables, eficaces, cooperativos y ademas de una buena comnprencion de los requerimientos,

Las ventajas que ofrece

Participar en un analisis en conjunto de los costos y diseño del producto, si se obtiene un mejor producto a un precio mas bajo, ambos cliente-proveedor obtienen un mejor margen de utilidad, esta ganancia es mutua y les brinda a ambos el incentivo para seguir trabjando juntos.

Negociaciones con el proveedor:

La eleccion de un proveedor se basa en negociaciones, en ocasiones intensas y prolongadas sobre todo cuando se busca una relacion a largo plazo, los aspectos a considerar dentro de las negociaciones son, costos, intercambio de informacion, calidad del producto, entrega y flexibilidad.

Eleccion de las companias de transporte y los metodos que utilizan:

La seleccion de empresas de transporte son una parte importante de la funcion de compras. Al igual que otros rubros, los conceptos de la cadena de suministro implican el establecimiento de vinculos mas estrechos con la distribucion de bienes, y las empresas de transportes deben de volverse parte integral de esa actividad para lograr una entrega de bienes eficaz y con el costo total mas bajo

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5.3 Planificación de los requerimientos de distribución.

La planificacion de los requerimientos de distribucion (PRD) representa una parte importante de sus actividades de planificacion y control, el PRD se basa en la misma logica que el sistema MRP. El objetivo es similar al que persigue el MRP: garantizar que el material apropiado cumpla con la demanda del cliente sin incurrir en costos excesivos de inventario.

Por lo general existen diversas opciones para ordenar y reubicar el inventario en los almacenes y en el sistema de distribucion, algunas de las opciones son en base a analisis estadisticos de la demanda y los patrones de reabastecimientos, con metodos clasicos de punto de reorden, desfortunadamente existen restricciones como son los siguientes:

Demanda irregular:

Las reglas del tamaño del lote para la produccion o reabastecimiento de inventario, puede producir un desabasto importante o un ivnetario excesivo, contar con una demanda regular es poco comun.

Falta de integracion con la estrategia y con los planes estrategicos de marketing:

Los descuentos con base en la cantidad, las campañas de publicidad, las actividades promocionales y el desarrollo de nuevos clientes. Cada una de estas actividades del marketing puede implicar el desarrollo de niveles de demanda muy diferentes a los patrones estadisticos, los cuales pronostican solo necesidades basadas en modelos pasados de utilizacion

Cambios en los proveedores o en los contratos de abastecimiento:

Esto puede impactor tanto la entrega como los tamaños de lote normales en el caso del material

de reabastecimiento.

Cambios en el diseño:

Es obvio que si el diseño de alguno de los productos cambia, el almacén puede quedarse con una cantidad importante de inventario obsoleto.

El problema general es que tanto las estadisticas como los puntos de orden tienden a responder a la demanda en el momento en que estaocurre, en lugar de anticiparse a ella. Para minizar cualquier impacto adverso en cualquiera de las condiciones, se requiere comunicacion y analisis especifico.

El uso de un metodo